eVoting-board: KDPW digitalizuje głosowania

Wyjściem z tej sytuacji okazała się technologia i możliwość zdalnego porozumiewania się na odległość. Dla wielu procesów istotnym czynnikiem jest jednak bezpieczeństwo takich rozwiązań. Wychodząc naprzeciw tym oczekiwaniom Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych zaoferował rynkowi usługę eVoting-board, która daje możliwość przeprowadzania głosowań podczas zdalnych posiedzeń zarządów i rad nadzorczych. 

Nowa usługa bazuje na dotychczasowych doświadczeniach związanych z implementacją rozwiązań służących obsłudze Walnych Zgromadzeń, z opcją głosowania w modelu eVoting.

Usługa składa się z dwóch komponentów: aplikacji Organy Statutowe – Głosowania, dostępnej dla emitenta, który organizuje posiedzenia swoich organów oraz aplikacji eVoting-board, dedykowanej członkom tych organów, którzy za jej pomocą mogą oddawać głosy. Kierowana jest do krajowych emitentów papierów wartościowych - spółek, których akcje rejestrowane są w KDPW.

Proponowane rozwiązanie polega na obsłudze przez system informatyczny KDPW zdalnych głosowań zarządów, rad nadzorczych i komitetów rad nadzorczych podczas posiedzeń organizowanych z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a także poza posiedzeniami, w tzw. trybie obiegowym. System pozwala wziąć udział w głosowaniu tajnym i jawnym, z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu, także za pomocą smartfona. Zapewnia także dostęp do wyników głosowania i ich utrwalenie na potrzeby protokołu z posiedzenia. 

Spółki mogą skorzystać z usługi za pośrednictwem aplikacji Organy Statutowe – Głosowania dostępnej na stronie internetowej KDPW. W aplikacji tej Biuro Spółki/Biuro Zarządu zarejestruje każde głosowanie oraz wskaże osoby uprawnione do głosowania, wprowadzając ich imiona i nazwiska, a także adresy poczty elektronicznej. Po zarejestrowaniu głosowania w aplikacji oraz po wprowadzeniu danych osób uprawnionych do głosowania (członków rad nadzorczych, zarządów) otrzymają oni, na adres poczty elektronicznej, szczegółowe informacje oraz uprawnienia do głosowania. Udział w głosowaniu zdalnym z wykorzystaniem systemu informatycznego KDPW mogą wziąć wyłącznie osoby wskazane przez spółkę.

Osoby głosujące korzystają z aplikacji eVoting-board, powiązanej z aplikacją Organy Statutowe – Głosowania. Otrzymają na adres poczty elektronicznej powiadomienie mailowe z aplikacji KDPW, które zawierać będzie podstawowe informacje dotyczące głosowania, instrukcję logowania do aplikacji KDPW oraz kod autoryzacyjny, umożliwiający potwierdzenie uprawnień w aplikacji. Oddawanie głosów będzie możliwe po otwarciu głosowania w aplikacji przez spółkę.

Aplikacja eVoting-board i aplikacja Organy Statutowe – Głosowania są dostępne przez przeglądarkę internetową i nie wymagają instalowania przez użytkowników. KDPW, jako autoryzowana instytucja infrastruktury rynku kapitałowego, zapewnia niezaprzeczalność, poufność oraz bezpieczeństwo informacji i systemu.

System nie obsługuje transmisji posiedzeń oraz nie pozwala na wprowadzanie do aplikacji i przechowywanie materiałów przygotowywanych na potrzeby posiedzenia. Do aplikacji wprowadzane są jedynie identyfikatory uchwał. W przypadku wykorzystania aplikacji do podejmowania uchwał podczas posiedzenia w trybie zdalnym, spółka musi zapewnić równolegle narzędzia do odbycia tego posiedzenia (np. aplikacje do porozumiewania się na odległość) oraz dostarczyć, poza aplikacją, stosowane materiały. Takie założenie związane jest z poufnym charakterem decyzji podejmowanych przez rady nadzorcze i zarządy.

1 kwietnia 2021 r., wraz z uruchomieniem usługi, otwarte zostało także - nieodpłatnie - środowisko testowe, które pozwala szczegółowo zapoznać się z funkcjonalnościami produktu, przetestować procesy, zarówno od strony głosującego, jak i spółki.

Więcej informacji o usłudze na stronie: LINK