Transformacja firmy w kierunku Data-Driven Organisation

Żyjemy w świecie, w którym wszystko jest opisywane olbrzymią ilością danych. Generowane są one na coraz większej liczbie płaszczyzn, a kluczowe staje się ich analizowanie w czasie rzeczywistym. Wszystko po to, by firmy i organizacje mogły lepiej podejmować swoje decyzje, bazując na prawdziwych informacjach.

Jako właściciele firm lub osoby decyzyjne na każdym kroku jesteśmy bombardowani artykułami ukazującymi potęgę analizy danych oraz wykorzystania sztucznej inteligencji w naszych działaniach. Wydaje się, że tylko giganci technologii mają te rozwiązania na wyłączność. Jednak prawda jest taka, że każda organizacja może z nich korzystać. Pozostaje pytanie: od czego zacząć?

Silosy danych

Aby zacząć przygodę z wykorzystaniem tych technologii, odpowiedzmy sobie na pytanie, czym właściwie są dobre dane. Wiele osób myli je z dużą ilością informacji. Organizacje decydują się na wdrożenia ogromnych hurtowni danych, wydając nieraz miliony dolarów na systemy, które je zbierają i przetwarzają. Jednak te narzędzia często nie zapewniają jednej bardzo podstawowej rzeczy – łatwego i współdzielonego dostępu do zgromadzonych informacji. Współdzielonego, czyli zapewniającego wspólny punkt widzenia i wspólne zrozumienie zaistniałych sytuacji.

Każda organizacja, która zaczyna przygodę z analizą danych, mierzy się z problemem silosów danych. Często menedżerowie są przeświadczeni o tym, że ich zespoły podejmują decyzje, opierając się na faktach, tzn. wydarzeniach biznesowych z przeszłości. A tych nieraz jest bardzo dużo – opisują one produkcję dóbr związaną z działalnością, logistykę, dane finansowe, HR-owe, działalność online i wiele innych.

Wielokrotnie dochodzi do sytuacji, w której zespoły posiadają dane, czując się panami i władcami swoich zbiorów. Dostęp do nich bardzo często jest chroniony. Na przykład możemy spotykać się z sytuacjami, gdy trzeba prosić o dostęp do pewnych raportów. Zastanów się, jak szybko jesteś w stanie otrzymać informację na temat przychodów wygenerowanych przez konkretny segment twoich klientów w zadanym, niestandardowym okresie (np. w okolicy pewnej akcji marketingowej)? W większości firm nie otrzymasz go od ręki. Tym bardziej w szczególnie groźnej sytuacji, w której model wynagrodzenia organizacji wspiera niezdrową konkurencję pomiędzy zespołami. Wtedy katastrofa jest na wyciągnięcie ręki.

Naszą działalność często opisują setki, jeżeli nie tysiące wskaźników. W takiej sytuacji dane, które je tworzą, oddajemy w ręce zamkniętych zespołów. Tworzymy kulturę, w której każdy widzi tylko swoją część biznesu. A to sprawia, że można podejmować decyzje wyłącznie, opierając się na małym fragmencie wiedzy o produkcie lub procesach biznesowych.

Transformacja

Aby z sukcesem móc podejmować działania na podstawie analizy innych aktywności oraz z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, organizacja powinna przejść transformację w kierunku tzw. Data-Driven Organisation. Co jest istotne na tym etapie? Stworzenie mocnej wizji produktu, odpowiedniej kultury organizacji oraz, o ile nie było to dotychczas wykonane w odpowiednim stopniu, zbudowanie tzw. wiedzy domenowej. Ważne będzie również przyciągnięcie do zespołu odpowiednich ekspertów.

Jednak kluczowym elementem jest kultura. CEO Microsoftu, Satya Nadella, powiedział: „Kultura pracy z danymi jest nie tylko związana z technologią. Jest przede wszystkim związana ze zmianą kultury organizacji tak, aby każdy departament, zespół oraz każdy członek zespołu był upełnomocniony do podejmowania decyzji oraz robienia świetnych rzeczy, mając dane u swoich palców”.

Kluczem do sukcesu staje się możliwość szybkiej reakcji na zmiany w otaczającym nas świecie. Bardzo ważnym aspektem konkurencyjności jest innowacyjność. Dzięki analizie danych oraz wykorzystaniu uczenia maszynowego możemy analizować zaistniałe sytuacje, w całości opisywać skomplikowane procesy biznesowe i wreszcie wyciągać wnioski na przyszłość. Otwieramy możliwość tworzenia całym zespołem nowych, coraz to bardziej rozbudowanych, lecz prostych w użyciu produktów. Możemy eksperymentować, wyprzedzając konkurencję. Z punktu widzenia klienta tworzymy rozwiązanie, z którym będzie się czuł doskonale, a zespół wsparcia będzie wiedział o jego potrzebach, zanim się z nami skontaktuje.

Zrozumienie firmy

Często dział IT budzi złe skojarzenia. Wielu kojarzy go z ciemnymi pokojami wypełnionym ekscentrycznymi osobami komunikującymi się za pomocą szyfru. Trzeba przyznać, że jako osoby techniczne ciężko pracujemy na taki obraz. Dla osób z IT często liczą się coraz to nowsze technologie, narzędzia i implementacja nieustannie rosnącej liczby skomplikowanych wzorców programowania.

W organizacji opartej na pracy z danymi zespół technologiczny nie może być źródłem problemów, lecz musi pomóc biznesowi je rozwiązywać, dzieląc się swoją wiedzą ekspercką. Należy wrócić do korzeni tej profesji. Słuchać problemów innych zespołów, aby je zrozumieć i rozwiązać, a nie pogłębiać lub ignorować. Konieczne jest wsparcie na każdym kroku, dla każdego członka firmy. W tym celu zespół musi być otwarty na komunikację z biznesem i zrozumienie jego potrzeb. Ważna jest też chęć uczenia się i dążenia do osiągnięcia ambitnej wizji produktu. Natomiast z technicznego punktu widzenia musimy znaleźć rozwiązanie, które pozwoli w lekki i zwinny sposób budować nawet najbardziej skomplikowane produkty.

Narzędzia

Jest wiele narzędzi, które mogą nam tu pomóc. Przykładem, który wykorzystujemy w praktyce, jest migracja produktu do architektury opartej na zdarzeniach biznesowych (tzw. Event-Driven Architecture). Promuje ona świetne zrozumienie działań klientów w budowanej platformie, a także tworzenie zdarzeń w jego odpowiednich częściach (modułach) oraz ich zapisywanie. Dzięki temu odpowiadają one faktycznemu wyobrażeniu firmy o produkcie, a koszt utrzymania i rozwoju znacznie spada.

Opisanie procesów biznesowych w produkcie i wokół niego jest bardzo skomplikowane. Jednocześnie wymaga lekkiego i zwinnego podejścia. Świetnie może się w tym sprawdzić Event Storming, w którym osoby z różnych działów oraz programiści spotykają się, aby zamodelować dowolny proces biznesowy, nad którym będą pracować. Dzięki temu można opisać istniejące moduły (aby znaleźć luki i potencjalne problemy) czy projektować nowe. Podczas takich sesji zespół programistów uczy się także języka domenowego biznesu, który później zostaje użyty w modelowaniu rozwiązania. Z pomocą przychodzi tu Domain-Driven Design, czyli podejście kładące nacisk na to, aby komponenty systemu wiernie odzwierciedlały rzeczywistość, którą modelują. Pozwala to również na zaangażowanie ekspertów z twojej firmy, którzy niekoniecznie znają się na projektowaniu i implementacji systemów informatycznych, ale posiadają wiedzę z kluczowych obszarów biznesowych. Dzięki temu otrzymujemy produkt, który od samego początku tworzy faktyczne i prawdziwe zdarzenia biznesowe.

– Zrozumienie wymagań biznesowych i przestrzeni, w jakiej funkcjonować będzie system w przyszłości, jest fundamentem każdego projektu IT. Zespół potrzebuje więc narzędzi wspomagających komunikację z szeroko rozumianym „biznesem”, której efektem są różne perspektywy na problem opisane wspólnym językiem domenowym. Event Storming jest dla nas platformą do rozmów wewnątrz organizacji, pozwalającą zarówno na identyfikację, modelowanie oraz usprawnianie procesów biznesowych, jak i na wytworzenie artefaktów potrzebnych zespołowi podczas implementacji. Transfer wiedzy następuje tu na każdej płaszczyźnie, a pozornie nieistotne fragmenty informacji mogą stać się biznesowym game-changerem, co na koniec dnia jest nie do przecenienia – mówi Mariusz Gil z Source Ministry.

Takie podejście zapewnia ogromną możliwość wiernego opisania produktu lub procesów biznesowych w organizacji. W zależności od skali działalności i zaawansowania działań, takich zdarzeń mogą być olbrzymie ilości – w naszej skali mówimy o setkach milionów dziennie. Tu z pomocą przyjdą technologie przeznaczone do zbierania, przetwarzania, analizy oraz sztucznej inteligencji. W naszym przypadku, szczególnie w związku z obostrzeniami prawnymi, zdecydowaliśmy się na inwestycję w hurtownię danych opartą na technologii Big Data, wykorzystując specjalny klaster Hadoop. Do ich analizy korzystamy z narzędzi: Apache Spark – do tej bardziej rozbudowanej analizy, oraz Apache Flink – do analizy olbrzymiej liczby zdarzeń w czasie rzeczywistym.

W celu rozpoznania tematu można wykorzystać także technologie chmurowe. Główni gracze, czyli Amazon Web Services, Google Cloud Platform oraz Microsoft Azure, oferują w tym zakresie kompleksowe rozwiązania. Pozwalają one na stworzenie odpowiednich usług, zbieranie i przetwarzanie (także w czasie rzeczywistym) zdarzeń, ich zapis oraz zarówno proste, intuicyjne, jak i rozbudowane narzędzia sztucznej inteligencji.

– Choć technologie klasy Big Data zarówno te open-source, jak i chmurowe, pozwalają dziś na realizację tak wielu przypadków biznesowych, to trzeba mieć świadomość, że sama infrastruktura i narzędzia to tylko środek do celu, a nie cel sam w sobie. Widzieliśmy wiele firm, które zainwestowały miliony dolarów w innowacyjne hurtownie danych Big Data, ale jak do tej pory nie przyniosły one tym firmom ani centa. W swojej naturze projekty Big Data są bardziej skomplikowane, bardziej czasochłonne i kosztowniejsze niż „zwykłe” projekty IT, dlatego tak ważne jest ich poprawne wdrażanie, najlepiej zgodnie z metodologią zwinną. A to wymaga przede wszystkim dobrej definicji realnego problemu biznesowego do rozwiązania, wartościowych i zrozumiałych danych, ścisłej współpracy biznesu, analityków i administratorów (najlepiej w ramach jednego zespołu), a dopiero na końcu wygodnych i niezawodnych technologii – mówi Adam Kawa z GetInData.

Niech Twoje dane pracują dla Ciebie

Wiele firm stoi na początku drogi zmierzającej do wykorzystywania dobrodziejstwa, jakim są gromadzone przez nie dane. Jak zacząć? Najlepiej od samego początku, czyli od kultury pracy organizacji. Jest to bardzo istotna rzecz – zrozumienie, gdzie jesteśmy i jak działamy. Również odpowiedzenie sobie na pytania: co kieruje naszym zespołem? W jaki sposób podejmuje on decyzje?

Olbrzymią siłą Data-Driven Organisation jest fakt, że zmieniamy całkowicie to, kto i w jaki sposób posiada dane oraz że każdy staje się samodzielnym analitykiem, może wyciągnąć informacje o działalności organizacji. W takim razie, czy mamy zespół, który jest na to otwarty i gotowy? Czy będzie umiał i mógł właściwie podejmować decyzje? Czy będzie potrafił to robić?

Drugi krok to wypracowanie wspólnego języka. Upewnienie się, że te same rzeczy w całej organizacji oznaczają dokładnie to samo. Zastanówmy się, jak wiele nieścisłości i konfliktów mogło wynikać z tego, że stosowaliśmy wiele sposobów opisania tego samego faktu, a przez to różne osoby myślały o czymś zupełnie innym.

Warto też zapamiętać, że nie da się kupić gotowego przepisu na dokonanie transformacji swojej organizacji. Nie istnieje coś takiego jak jedno właściwe rozwiązanie, choćby ze względu na ich mnogość i zróżnicowanie. W opracowaniu planu właściwego dla naszej organizacji pomocne będzie przeprowadzenie audytów oraz zaangażowanie do pomocy profesjonalistów.

Twoja firma również może zmienić się dzięki poprawieniu kultury organizacji oraz nowym możliwościom technologii IT. Jeżeli zależy ci na faktycznym zrozumieniu procesów biznesowych, redukcji kosztów czy staniu się pionierem w swojej dziedzinie, użyj do tego swoich danych. Upewnij się, że będą one wykorzystane we właściwy sposób przez każdą osobę w organizacji. Posiadanie i przetwarzanie informacji sprawi, że wykorzystanie mechanizmów sztucznej inteligencji pomoże zoptymalizować procesy i wynieść biznes na nowy poziom. Witamy w XXI w., w erze danych, gdzie nowym złotem staje się możliwość gromadzenia i wykorzystania informacji.