Technologia na służbie zmianie - jak TechSoup Polska wspiera NGO w cyfrowej transformacji

Istotnym elementem naszej działalności jest budowanie relacji z różnorodnymi organizacjami pozarządowymi. Dzięki temu możemy w pełni zrozumieć ich wyzwania i poziom adaptacji do dynamicznie zmieniającego się otoczenia, w tym do transformacji cyfrowej. W tym celu udostępniamy organizacjom pozarządowym narzędzie do Diagnozy Potrzeb Cyfrowych, które pomaga im w ocenie ich dojrzałości technologicznej.

Dlaczego procesy są tak ważne?

Z naszych obserwacji wynika, że większość organizacji znajduje się na wstępnych etapach cyfrowej dojrzałości, co oznacza reaktywne i przypadkowe podejście do technologii. Ponad 80 proc. NGO, które skorzystały z naszego narzędzia, odkryło, że znajdują się na poziomie 1 lub 2 w pięciostopniowej skali dojrzałości cyfrowej: 

· Poziom – Doraźny: W tej fazie organizacje często opierają się zmianom, a innowacje są rzadkością. Technologia stosowana jest sporadycznie i niezintegrowanie, co wpływa na procesy, które są improwizowane i niestandardowe. Szkolenia są minimalne, a decyzje często oparte na intuicji zamiast na danych. 

· Poziom 2 – Funkcjonalny: Na tym etapie, organizacje są neutralne wobec technologii, ale otwarte na szkolenia, jeśli istnieje taka potrzeba. Technologia wykorzystywana jest podstawowo, głównie do realizacji konkretnych zadań. Procesy stają się bardziej reaktywne, a dane zaczynają być analizowane, choć systemy danych pozostają zdecentralizowane.

Zanim organizacja pozarządowa zacznie inwestować w narzędzia cyfrowe, musi najpierw zbudować solidną strukturę organizacyjną, która umożliwi skuteczne i celowe wdrażanie technologii.

Jak skutecznie wprowadzić technologie w organizacji?

Krok 1: Analiza potrzeb cyfrowych z narzędziem TechSoup 

Pierwszym krokiem jest przyjrzenie się sytuacji w swojej organizacji. Można to zrobić korzystając z bezpłatnego narzędzia do Diagnozy Potrzeb Cyfrowych od TechSoup. Ta auto-diagnoza pomoże ocenić obecny poziom dojrzałości cyfrowej Twojej organizacji. 

Proces ten polega na wypełnieniu serii pytań, które obejmują różne aspekty cyfrowe takie jak: 

· Zarządzanie Programem
· Fundraising
· Komunikacja i Marketing
· Działalność Operacyjna i Współpraca
· Bezpieczeństwo Cyfrowe
· Sprzęt i Infrastruktura IT 

Wyniki diagnozy dostarczą dokładnego obrazu, na jakim etapie dojrzałości cyfrowej znajduje się Twoja organizacja i które obszary wymagają największej uwagi. 

Krok 2: Zapoznanie się z raportem 

Po ukończeniu diagnozy narzędzie generuje szczegółowy raport. Ten dokument zawiera ocenę różnych obszarów cyfrowych, wskazuje mocne i słabe strony organizacji. Raport nie tylko pokazuje, gdzie organizacja jest silna, ale także wskazuje obszary wymagające poprawy. Ponadto, zawiera rekomendacje dotyczące działań, które należy podjąć, aby zwiększyć dojrzałość cyfrową organizacji. Kluczowe jest dokładne zrozumienie tego raportu, ponieważ stanowi on fundament dla dalszych działań. 

Krok 3: Wypracowanie celów i priorytetów 

Kolejnym krokiem jest wypracowanie konkretnych celów i priorytetów dla transformacji cyfrowej na podstawie analizy raportu. Ważne jest, aby cele były jasno określone, realistyczne i mierzalne. Na przykład, celem może być poprawa komunikacji wewnętrznej poprzez wdrożenie dobranych narzędzi do komunikacji online w ciągu najbliższych sześciu miesięcy. Priorytety należy ustalać w taki sposób, aby najważniejsze i najbardziej krytyczne obszary były zaopiekowane jako pierwsze. 

Aby ułatwić ten proces, przygotowaliśmy przewodnik, który można pobrać tutaj. Przewodnik ten zawiera szczegółowe instrukcje oraz scenariusze, które pomogą Twojej organizacji w określeniu strategicznych celów i priorytetów, dostosowanych do waszych specyficznych potrzeb. 

Krok 4: Dopasowywanie narzędzi technologicznych 

Po określeniu celów i priorytetów, przyszedł czas na wybór odpowiednich narzędzi technologicznych. Na tym etapie należy dokonać starannego przeglądu dostępnych opcji i wybrać narzędzia, które najlepiej odpowiadają zidentyfikowanym potrzebom i celom. Ważne jest, aby narzędzia były kompatybilne ze sobą i wspierały efektywną współpracę w zespole. Na przykład, jeśli celem jest poprawa zarządzania projektami, warto rozważyć narzędzia, które integrują się z innymi systemami używanymi w organizacji. 

Krok 5: Realizacja zmian 

Ostatnim, ale nie mniej ważnym krokiem jest wdrożenie wybranych narzędzi i zapewnienie odpowiednich szkoleń dla pracowników (lub zespołu). Proces wdrożenia powinien być dobrze zaplanowany i przeprowadzony krok po kroku, aby zapewnić płynne przejście. Szkolenia są kluczowe, ponieważ pracownicy muszą wiedzieć, jak skutecznie korzystać z nowych narzędzi. Po wdrożeniu, należy monitorować wykorzystanie narzędzi i wprowadzać niezbędne korekty.

Korzyści z korzystania z narzędzia TechSoup 

Korzystanie z narzędzia do Diagnozy Potrzeb Cyfrowych TechSoup może pomóc organizacjom pozarządowym w: 

· Zrozumieniu ich obecnego poziomu dojrzałości cyfrowej
· Zidentyfikowaniu obszarów, które wymagają poprawy struktury organizacyjnej
· Określeniu potrzeb w zakresie narzędzi i technologii
· Stworzeniu planu transformacji cyfrowej 

Transformacja cyfrowa to nie jednorazowe działanie, ale ciągły proces wymagający regularnej oceny i adaptacji do zmieniających się warunków. Kładąc nacisk na zbudowanie solidnych podstaw organizacyjnych przed wdrażaniem technologii oraz wykorzystując dostępne zasoby, takie jak narzędzie do Diagnozy Potrzeb Cyfrowych od TechSoup, organizacje pozarządowe mogą skutecznie nawigować przez zmiany i osiągać sukces w swojej cyfrowej transformacji.

Działania organizacji w latach 2022-24 dofinansowane z Funduszy Norweskich w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.