Tanie drukowanie

Nie każdy zdaje sobie sprawę, jak dużo pieniędzy potrafi pochłonąć drukowanie dokumentów. I nie chodzi tylko o papier, ale przede wszystkim – o drogie materiały eksploatacyjne. Producenci drukarek zazwyczaj sprzedają je tanio, za to zarabiają na tuszach i tonerach. W rezultacie koszty druku i obiegu dokumentów mogą sięgnąć od 5 do 15 proc. przychodów firmy. Co ciekawe, ogromna większość przedsiębiorstw nawet nie monitoruje tych wydatków. Uzmysłowienie ich sobie to pierwszy krok, by je zoptymalizować. – Cena zakupu sprzętu drukującego to często najwyżej 15 proc. całkowitych kosztów związanych z jego eksploatacją – zwraca uwagę Łukasz Rumowski, dyrektor rozwoju produktu w spółce Arcus.

Zaczynamy od kontroli

Aby zobaczyć, co można tu zmienić, warto sprawdzić, kto i co drukuje. Są do tego narzędzia, ale w niewielkiej firmie wystarczy zwykła kontrola zużycia papieru, tuszu i tonerów. – Na tym etapie trzeba odpowiedzieć na takie pytania, jak: ile osób będzie korzystać z urządzeń drukujących, jaki rodzaj dokumentów będzie drukowany, czy istnieje potrzeba druku w kolorze lub czy wykorzystywane będą również inne funkcje, np. skanowanie, kopiowanie, faksowanie – wylicza Katarzyna Idzkiewicz, menedżer ds. marketingu w Brother Polska.

W niedużym przedsiębiorstwie do przeprowadzenia takiej analizy wystarczy zdrowy rozsądek, np. osoby zarządzającej pracą biura. Większe mogą zlecić audyt. Łukasz Rumowski podkreśla, że najczęstszy rezultat kontroli to decyzja o zmniejszeniu liczby urządzeń. Zamiast wielu starych, często atramentowych i kosztownych w eksploatacji drukarek różnych firm, stawiane są większe, jednego producenta. Już samo ograniczenie ilości sprzętu i różnorodności materiałów eksploatacyjnych daje oszczędności: można dostać zniżkę przy większych, jednorodnych zakupach, spadają też koszty serwisowania. Do tego uwalnia się przestrzeń w biurze. Nie tylko ta zajmowana przez drukarki, ale też np. przez zapasowe tonery.

Precyzyjne dostosowanie

Kolejne rozwiązania, pozwalające ściąć koszty, to na przykład druk dwustronny, do zaakceptowania w wielu sytuacjach, czy wydruk w trybie ekonomicznym. Choć i tu należy dokładnie wszystko sprawdzić. – Działy księgowości czy finansów potrzebują np. czytelnych, czarno-białych wydruków, czasami w rozmiarze A3, żeby wydrukować arkusze finansowe. Z kolei pracownicy działu sprzedaży muszą mieć szybką, kolorową drukarkę A4, aby przed spotkaniem wydrukować prezentację dla klienta – opisuje Rumowski.

Dodatkowym sposobem na optymalizację wydatków jest zastosowanie oprogramowania wspierającego obieg dokumentów. W małych przedsiębiorstwach rozwiązanie to raczej się nie sprawdzi, ze względu na jego koszty, ale i tak warto, co się da, przenieść do komputerów lub skorzystać z darmowych programów dostępnych np. w sieci. W średnich firmach może to nie wystarczyć, ale płatne oprogramowanie zwykle generuje takie oszczędności, że zwraca się z nawiązką. Część dokumentów jest wtedy przenoszona do intranetu, system nadzoruje, kto i ile drukuje, i nadaje użytkownikom stosowne uprawnienia.

Można też sięgnąć po outsourcing – wynająć drukarkę, nie interesując się jej serwisem. Płacimy jedynie od wydrukowanej strony, korzystając z zaproponowanych przez dostawcę rozwiązań. Outsourcing warto jednak rozważyć jedynie wtedy, gdy potrzebne są drogie, profesjonalne urządzenia, z których korzystać będzie przynajmniej kilkunastu pracowników.