Wybieramy firmową skrzynkę pocztową

Firm proponujących swoje usługi w tym zakresie jest bez liku. Swój adres można stworzyć, wykorzystując jeden z wielu darmowych systemów. O przykłady nietrudno, by wymienić tylko skrzynki pocztowe proponowane przez Onet, Interię, WP, O2 czy też portal Gazeta.pl. Kłopot w tym, że zakładając tam adres, trzeba korzystać z domeny operatora, nie zaś firmowej (co może być rozwiązaniem akceptowalnym jedynie dla najmniejszych, np. jednoosobowych działalności). Poza tym musimy liczyć się z pokaźną porcją reklamowych e-maili zasypujących naszą skrzynkę niemal bez przerwy. 

Według testu przeprowadzonego w kwietniu 2016 r. przez witrynę Webinsider.pl na taki darmowy adres e-mailowy może przyjść nawet ponad 200 wiadomości reklamowych w miesiącu. To gigantyczna liczba, która skutecznie przeszkadza w efektywnym wykorzystaniu elektronicznej poczty do celów firmowych. Nie dość, że zwykle mamy mnóstwo służbowych wiadomości, to jeszcze trzeba pracowicie kasować irytujące reklamy. Na szczęście istnieją alternatywne rozwiązania. 

Google czy Microsoft

Jedną z ciekawszych propozycji jest najbardziej popularna skrzynka pocztowa na świecie, czyli serwis Gmail firmy Google. Działa już od 1 kwietnia 2004 r. i korzystają z niego miliardy użytkowników. Ważną zaletą darmowej skrzynki pocztowej  oferowanej przez giganta z Mountain View jest jej duża pojemność. Już w 2004 r. do dyspozycji użytkowników pozostawał 1 GB – jak na owe czasy, było to bardzo dużo. Dziś to aż 15 GB, co w praktyce wystarczy na pokaźne archiwum wiadomości, nawet z dużymi załącznikami, np. ze zdjęciami lub plikami stworzonymi przez biurowe aplikacje, jak choćby Excel czy Word. Dość istotny minus Gmaila to brak możliwości wysyłania i odbierania załączników większych niż 25 MB. Na szczęście istnieje alternatywa w postaci przesyłania odnośnika do pliku zapisanego na wirtualnym dysku Google’a. 

Ten chmurowy dysk do przechowywania dużych plików to tylko jedna z licznych darmowych aplikacji ułatwiających życie, z których możemy korzystać razem z kontem pocztowym. Do dyspozycji mamy również kalendarz oraz podstawowe aplikacje biurowe uruchamiane w okienku przeglądarki. Ich obsługa nie jest tak wygodna jak instalowanych na komputerze programów z pakietu Microsoft Office lub Open Office, ale jeśli nie mamy wielkich potrzeb w tym zakresie, to wirtualne oprogramowanie może okazać się wystarczające. 

Dostęp do poczty Gmail jest przy tym bardzo prosty i może się odbywać na wiele sposobów: albo z poziomu przeglądarki za pomocą dość wygodnego interfejsu, który jednak wymaga przyzwyczajenia, albo za pomocą dowolnego klienta pocztowego, jak choćby Microsoft Outlook czy Mozilla Thunderbird. Osoby, które lubią indywidualizację, mogą – jeśli korzystają tylko z przeglądarki – wybrać własny motyw, czyli kolory lub tło. 

Korzystając z Gmaila, musimy pogodzić się z reklamą kontekstową i promowaniem usług Google’a, w tym np. Google+, które z założenia miało konkurować z Facebookiem, ale okazało się całkowitą porażką. Google nie wysyła za to wspomnianych na początku reklamowych wiadomości, a co więcej, za pomocą skutecznych filtrów antyspamowych usuwa wiele niechcianych lub wręcz szkodliwych e-maili. 

Równie dobrze działa system poczty proponowany przez Microsoft, czyli Outlook w wersji uruchamianej z przeglądarki. To skrzynka o możliwościach podobnych jak Gmail, tyle że mniej popularna. W Outlooku obowiązują te same ograniczenia dotyczące załączników – mogą one mieć maksymalnie 25 MB. Jeśli są większe, można je przesyłać przez połączony z kontem pocztowym dysk wirtualny OneDrive. Microsoft oferuje też, co dla wielu osób ważne, doskonałą integrację z biurowym oprogramowaniem, czyli Microsoft Office. Dokumenty można swobodnie przeglądać i zmieniać online, a następnie – poprzez OneDrive – przesyłać je do pakietu Office zainstalowanego na komputerze. Możliwa jest też łatwa wymiana biurowych dokumentów między różnymi osobami, a nawet ich wspólna edycja. Generalnie, aplikacje Microsoftu pod tym względem działają lepiej niż te proponowane przez Google’a. 

Oczywiście, w przypadku zarówno Gmaila, jak i programu Outlook.com dostępne są płatne opcje rozszerzające funkcjonalności darmowej poczty. Google pozwala np. za opłatą korzystać ze swojej domeny, integrując ją z systemem poczty, z czego zresztą korzysta wiele firm. Można również rozszerzać ilość dostępnej przestrzeni dyskowej. Darmowy limit 15 GB można zwiększyć do 100 GB (za 8,99 zł miesięcznie) lub do 1 TB (46,99 zł). Microsoft z kolei proponuje płatny dostęp do pozbawionej reklam wersji Outlook.com. 

Decydując się na darmową pocztę, trzeba też wziąć pod uwagę sposób, w jaki korzysta się z e-maili, oraz sprzęt, na którym się to odbywa. Jeśli najważniejszą platformą jest system Windows, a większość firmowych telefonów pracuje pod kontrolą Windows Phone (co skądinąd, biorąc pod uwagę sytuację na rynku smartfonów, jest mało prawdopodobne), to wybór jest banalnie prosty: trzeba postawić na pocztę Outlook.com. Z drugiej strony, jeśli większość telefonów wykorzystuje system Android, lepiej zdecydować się na usługi Google’a i pocztę Gmail. Inne usługi działają podobnie na każdej platformie – ich wybór to rzecz gustu, przyzwyczajenia, ewentualnie proponowanych rozwiązań. 

Rozszerzone możliwości

Jeśli darmowa, najprostsza poczta nie jest dla nas wystarczającym rozwiązaniem, trzeba pomyśleć o serwisach płatnych. Google np. proponuje takie w ramach platformy G Suite. Od jej uruchomienia (jeszcze jako Google Apps for Work) minęło już 10 lat. Przez ten czas, obok konta pocztowego, wyrósł cały zestaw w miarę funkcjonalnych aplikacji biurowych w podstawowej wersji dostępnych za darmo. Pozwalają one wspólnie pracować nad dokumentami, synchronizować zmiany, przywracać poprzednie wersje i komentować. 

A co otrzymamy, płacąc za usługi  Google’a? Po pierwsze, możemy zrezygnować z adresu w formacie [email protected]. W płatnym Gmailu da się ustawić dowolną nazwę domeny, np. [email protected].  Po drugie, możliwe jest przyporządkowanie wielu aliasów do jednej skrzynki. Oczywiście wcześniej trzeba odpowiednią domenę wykupić u operatorów, takich jak Home.pl, Nazwa.pl czy Az.pl. Następnie należą ją skonfigurować tak, by działała z usługami Google’a. 

Płacąc abonament w wysokości 4 euro miesięcznie, otrzymujemy do dyspozycji 30 GB przestrzeni dyskowej, pomoc techniczną, rozmowy wideo i głosowe, kalendarze online, edycję wszelkiego rodzaju dokumentów i wiele innych możliwości. Do dyspozycji administratorów jest zaś specjalna konsola pozwalająca łatwo kupować ewentualne dodatkowe licencje czy też zarządzać kontami użytkowników. Co więcej, Google zapewnia, że płatna poczta nie jest skanowana, a dane statystyczne nie są oferowane firmom trzecim. 

Droższa opcja, kosztująca 8 euro miesięcznie, to 1 TB miejsca na dysku, a także bardziej rozbudowane narzędzia administracyjne, skuteczniejsza archiwizacja, a nawet mechanizmy wstrzymywania wiadomości na potrzeby ewentualnego postępowania sądowego. To rozwiązanie przydatne dla średnich i dużych firm, w przypadku małych – raczej pozostanie niewykorzystane. 

Tyle że w skali małej firmy wydatek rzędu 180 zł rocznie (40 euro to 12-miesięczny abonament za tańsze konto) to jednak sporo. Wystarczy przecież, że zatrudniamy 10 pracowników (każdego ze swoim własnym e-mailem) i już płacimy 1,8 tys. zł rocznie. Tego wydatku mogą nie zrekompensować korzyści w postaci dokumentów w chmurze czy wygodnych aplikacji na smartfony. 

Poczta we własnej domenie

Oczywiście, budując stronę internetową i rejestrując firmowe domeny, można też zdecydować się na obsługę poczty na wirtualnym serwerze operatora lub nawet na własnych serwerach podłączonych do internetu szerokopasmowymi łączami. Usługi pocztowe oferuje wiele firm, których specjalizacją jest rejestrowanie domen. 

Weźmy dla przykładu Home.pl, które proponuje trzy różne skrzynki pocztowe o pojemnościach 20, 50 i 70 GB. Co ciekawe, usługa ta pozwala wykorzystywać załączniki o dowolnej wielkości, a w dwóch wyższych pakietach – korzystać z dowolnej liczby skrzynek pocztowych. W cenie są także skaner antywirusowy i antyspamowy, kalendarz i kopia bezpieczeństwa. Home.pl podkreśla też – co dla niektórych firm może mieć znaczenie – że jej serwery są fizycznie zlokalizowane w Polsce. Najtańsza usługa Home.pl kosztuje 40 zł rocznie, cena najdroższej zależy od indywidualnych wymagań użytkownika. 

Podobną ofertę ma również Nazwa.pl,  która proponuje swoje usługi w cenie od 69 do 348 zł rocznie. Tyle że w pierwszym roku proponowane są promocyjne warunki korzystania z serwisu – wówczas zapłacimy za pierwsze 12 miesięcy tylko 18 zł. Rzecz jasna zbliżone warunki na początek oferuje także konkurencyjny operator Home.pl. 

Pozostaje pytanie, czy warto inwestować w tego rodzaju komercyjne konta pocztowe? Jeśli idą w parze z serwerem, na którym będziemy budować naszą stronę internetową oraz rejestracją domen – jak najbardziej. W ten prosty sposób można przecież mieć wszystkie usługi w jednym miejscu. Będą łatwe do administrowania i z wiarygodnym, szybkim wsparciem technicznym w razie problemów. Jeśli jednak na początek potrzebujemy tylko obsługi poczty elektronicznej – lepiej postawić na Gmaila lub Outlooka.