Pierwszy krok w walce o unijne wsparcie: sami czy z doradcą?

Projekt krakowskiej firmy DrOmnibus jest jednym z pierwszych dofinansowanych z uruchomionego w zeszłym roku Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Poddziałanie 1.1.1, czyli w ramach tzw. szybkiej ścieżki. Spółka pozyskała ok. 2,3 mln zł na opracowanie technologii przeznaczonej na tablety, wspierającej terapię dzieci w wieku wczesnoszkolnym z zaburzeniami zachowania i rozwoju (m.in. cierpiących na autyzm, zespół  Downa czy porażenie mózgowe). 

– Podczas pisania wniosku musieliśmy bardzo dokładnie przeanalizować dokumenty programowe i towarzyszące im akty prawne. Była to dość karkołomna praca, ale do wykonania, nawet dla osób takich jak my, niebędących prawnikami – wspomina Michał Ryś, dyrektor finansowy i członek zarządu DrOmnibus. 

To przykład firmy, która pozyskała środki unijne samodzielnie, bez pomocy z zewnątrz, i to nie na prosty projekt (np. inwestycja w zakup nowej technologii), lecz na bardziej skomplikowane przedsięwzięcie badawczo-rozwojowe. 

W jej wypadku kluczowe okazały się dwie sprawy. Pierwsza: przedsięwzięcie to bardzo dobrze wpisuje się w wymagania związane z tzw. krajowymi inteligentnymi specjalizacjami, więc opracowanie wniosku pod tym kątem nie wymagało szczególnych zabiegów i gimnastyki. Druga kwestia, która pochłonęła najwięcej wysiłku, to właściwa wycena pracy, która miała być wykonana w ramach projektu. Głównym kosztem były płace, przy czym firma musiała zatrudnić nowych pracowników, a wcześniej trafnie oszacować, ile na nich wyda pieniędzy. – To nam się na szczęście udało i to bez wcześniejszych doświadczeń przy aż tak dużych projektach – mówi Michał Ryś. 

Projekt zakończy się za kilkanaście miesięcy. DrOmnibusa czeka więc jeszcze sporo pracy, nie tylko przy samym przedsięwzięciu i komercjalizacji jego wyników, lecz również przy rozliczaniu dofinansowania. Jak będzie ten proces wyglądał, dopiero się okaże – na razie nikt nie ma jeszcze takich doświadczeń z PO IR. 

Zupełnie inne są doświadczenia spółki Solutions for Technology z Opola, która zdecydowała się skorzystać z pomocy doradców. Realizowała projekt, który dostał 350 tys. zł w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (Działanie 8.2). Zakończony w maju ubiegłego roku polegał na opracowaniu systemu informatycznego umożliwiającego świadczenie przez firmy telekomunikacyjne usług dodanych (takich jak np. wideomonitoring). 

– Nasze doświadczenie w pozyskiwaniu funduszy unijnych było stosunkowo niewielkie – dopiero odkrywaliśmy pewne rzeczy i na pewno firma doradcza nam w tym pomogła. W szczególności wiedziała, na co zwrócić uwagę przy pisaniu wniosku, jakie treści powinny się w nim znaleźć, żeby odpowiadał on programowi i wymaganiom w nim stawianym – wspomina Krzysztof Dziedzic, członek zarządu Solutions For Technology. 

Doradcy mieli też swój udział w tym, że rozliczanie projektu poszło bezboleśnie, choć akurat w tym wypadku był to proces wyjątkowo skomplikowany. 

Te dwa przykłady pokazują, że chociaż można wskazać pewne zasady, kiedy warto skorzystać z usług doradców, a kiedy nie ma potrzeby – to nie są one uniwersalne. Za każdym razem jest to kwestia indywidualnych uwarunkowań i wyboru, który ma swoje plusy i minusy. 

Kiedy do doradcy

Generalnie bardziej opłaca się korzystać z usług doradców przy projektach większych i bardziej skomplikowanych. – Minimalna wartość projektu, jaki warto zlecić firmie doradczej, to ok. 0,5 mln zł. Nie jest to jednak sztywna granica. To, które projekty klienci zlecają, a których nie, ostatecznie weryfikuje rynek – mówi Grzegorz Pigłowski, prezes firmy doradczej MG Premium. 

Kolejny ważny czynnik, który trzeba wziąć pod uwagę, to fakt, czy posiada się wystarczającą znajomość wymagań stawianych projektom realizowanym z funduszy publicznych, a także odpowiednią wiedzę na temat rynku, na którym firma działa lub zamierza wejść. 

W obu tych sferach doradcy mają często przewagę nad tymi, którym pomagają. – Jesteśmy w stanie bardziej obiektywnie ocenić innowacyjność i przełomowość projektu, gdyż, nie będąc autorami pomysłu, możemy się do niego zdystansować. Doświadczenie i wiedza na temat istniejących technologii rynkowych pozwala nam zidentyfikować najbardziej atrakcyjne elementy i uwypuklić je we wniosku. Szybciej jesteśmy w stanie przygotować dobrej jakości aplikację, bo znamy strukturę i zapisy dokumentacji konkursowej oraz ich interpretację, a dzięki wielokrotnej lekturze dokumentacji konkursowej pochodzącej z różnych działań i programów uczymy się czytać między wierszami i identyfikować wymagania oceniających w stosunku do zawartości wniosku, które nie zawsze są formułowane wprost – wylicza Marcin Kotewicz z Ideazone. 

W sumie sprowadza się to do tego, że firma doradcza popełnia mniej błędów, przygotowując wnioski o dofinansowanie, co zwiększa szanse na jego otrzymanie. Lecz nie gwarantuje sukcesu. Sporo zależy nie tylko od treści aplikacji, ale i od sposobu, w jaki będzie oceniana. A to często jest bardzo subiektywne. 

Zatrudniając doradców, firma ma prawo oczekiwać, że zweryfikują oni pewne podstawowe kwestie (np. czy projekt w ogóle kwalifikuje się do dofinansowania), przeprowadzi ją przez proces przygotowania aplikacji od początku do końca (podpisania umowy o dofinansowanie lub rozliczenia projektu) i odciąży ją na tyle, na ile to możliwe. Klienci powinni jednak pamiętać, że pewnych rzeczy nikt za nich nie zrobi. 

– Przygotowanie wniosku o dofinansowanie, pomimo pracy doradcy, będzie wymagało od wnioskodawcy poświęcenia czasu na zebranie i udostępnienie niezbędnych do tego danych oraz zaangażowania w podejmowanie decyzji co do ostatecznego zakresu i metody realizacji projektu  – mówi Marcin Kotewicz. 

Zasadnicze znaczenie ma zakres pracy, którą firma doradcza ma wykonać. Nie może się to sprowadzać tylko do napisania wniosku, ale powinno uwzględniać również współpracę przy realizacji projektu i jego rozliczaniu. – Klienci, którzy po raz pierwszy ubiegają się o dotację, często tę sprawę bagatelizują. Dla nich najważniejsze jest dostać dotację, a to dopiero połowa sukcesu albo i mniej – przestrzega Grzegorz Pigłowski. 

Im przedsięwzięcie jest bardziej skomplikowane, tym mniej liczy się samo trafienie na listę wybranych, a bardziej to, co się będzie działo później. Dlaczego? Bo w trakcie realizacji projektu można jeszcze popełnić wiele błędów, przez które wydatki poniesione przez firmę zostaną uznane za niekwalifikowane. A to już grozi niewypłaceniem dotacji (gdy jest ona przyznawana w formie refundacji wydatków) albo koniecznością jej zwrócenia z odsetkami, np. po dwóch czy trzech  latach od jej otrzymania (jeżeli wypłacono ją w formie zaliczki). 

Niestety, raf i pułapek jest sporo. Czają się w takich obszarach, jak obowiązki informacyjne, zasady składania zamówień na towary i usługi czy dokumentowanie podejmowanych działań. Pilnowanie, by firma po otrzymaniu dotacji zadbała o tego typu formalności, to jedna ze spraw, w których pomoc doradcy może się okazać bardzo cenna. 

Ile to kosztuje

Wynagrodzenie pobierane przez firmy doradcze składa się zazwyczaj z dwóch elementów: niższej opłaty początkowej i wyższego wynagrodzenia za sukces – płatnego już po uzyskaniu dotacji. – W zależności od stopnia złożoności dokumentacji konkursowej i wartości projektu, łączne koszty kształtują się pomiędzy 3 a 7 proc. wartości projektu (4–10 proc. wartości dofinansowania) – mówi Marcin Kotewicz. 

Ten generalny model ma jednak wiele wariacji. Różna jest opłata wstępna. Często jest uzależniona od tego, z jakiego programu firma zamierza się ubiegać  o dotację oraz na czym polega projekt. W przypadku MG Premium opłata wstępna zaczyna się od 4–5 tys. zł, a przy trudniejszych projektach sięga 10 tys., zaś opłata za sukces wynosi ok. 5–6 proc. pozyskanego dofinansowania. To wynagrodzenie pokrywa również koszty rozliczenia projektu, czyli usług wykonywanych przez cały okres jego realizacji. 

Część obecnych na rynku firm doradczych nie pobiera opłaty wstępnej. Jedne dlatego, że działają od niedawna i za pomocą niższej ceny chcą znaleźć dla siebie miejsce na rynku. Druga grupa to firmy działające na skalę masową, pomagające przy bardzo wielu projektach, które pobierają wyższą niż przeciętna opłatę za sukces, sięgającą czasem 10 proc. pozyskanego dofinansowania, nawet przy większych przedsięwzięciach. 

Poza tym część doradców, chcąc skusić klientów niższą ceną, oferuje swoje usługi już za 3–4 proc. zdobytej dotacji, przy czym kwota ta często dotyczy jedynie wsparcia przy uzyskaniu pieniędzy i nie pokrywa dalszej pomocy. Z perspektywy klienta są tańsze. Lecz ograniczenie się do takiej usługi obciążone jest ryzykiem, że projekt, który został tak napisany, aby szansa na uzyskanie dotacji była jak największa, jest potem w praktyce trudny do zrealizowania. 

Kiedy skorzystać z usług doradcy, a kiedy nie

Warto

Gdy projekt jest złożony, składa się z wielu etapów, działań, obejmuje zakup wielu elementów infrastruktury, usług zewnętrznych. 

Gdy nie mamy twardych, obiektywnych danych niezbędnych do przygotowania wniosku, jeśli chodzi o popyt, konkurencję, potrzeby rynkowe, możliwości finansowe potencjalnych klientów, gotowość do zapłaty za nowy produkt lub usługę. 

Gdy nie wiemy, jakie elementy projektu mogą podlegać dofinansowaniu, a jakie nie, innymi słowy – mamy problem z oceną kwalifikowalności kosztów. 

Gdy nie wiemy, czy projekt jest wystarczająco innowacyjny lub przełomowy, nie wiemy jak uwydatnić jego innowacyjny potencjał. 

Gdy nie mamy doświadczenia w przygotowywaniu biznesplanów i analiz finansowych, a te są niezbędne do przygotowania wniosku o dofinansowanie.

Gdy nie mamy czasu na samodzielne  analizy i prace koncepcyjne. 

Nie warto

Gdy projekt dotyczy dofinansowania zakupu kilku środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, a sama dokumentacja konkursowa jest prosta i wiemy, jak ją uzupełnić, mamy na to czas i doświadczenie w pisaniu biznesplanów. 

Gdy mamy już za sobą sukcesy w składaniu wniosków o dofinansowanie lub zatrudniamy osobę, która odnosiła takie sukcesy. 

Źródło: Marcin Kotewicz, Ideazone