Księgowa z internetu

Sceptycyzm związany z tego rodzaju systemami dotyczy samej formy księgowości, czyli tego, że jest online – mówi Zofia Ciopcińska, prezes Finance Solutions, spółki specjalizującej się m.in. w obsłudze księgowo-podatkowej. Przedsiębiorcy obawiają się np. samodzielności i związanej z tym odpowiedzialności, gdyby popełnili jakiś formalny błąd. Jeśli nie czują się w takich sprawach kompetentni, a przy tym uważają, że programy internetowe nie zapewnią im wystarczającego wsparcia, wolą zawierzyć księgowej. Poza tym dla wielu z nich najważniejsza jest wysokość podatków i innych zobowiązań do zapłacenia oraz związane z tym terminy. Mało kto zadaje sobie trud przeglądania i „wgryzania się” w różne zestawienia i rejestry dotyczące podliczeń kosztów i przychodów, które dodatkowo oferują systemy internetowe. Nawet pomimo to, że przesyłane są one co miesiąc, aby przedsiębiorca miał pełniejszą kontrolę nad swą firmą i np. wykorzystywał informacje finansowe do lepszego zarządzania klientami, dostawcami, swoim zadłużeniem czy podatkami. 

Finance Solutions od 6 lat oferuje rozwiązania online, ale nie cieszą się one wielkim powodzeniem. Firma współpracowała m.in. z młodymi ludźmi, zakładającymi swój pierwszy biznes, dla których początkowo prowadziła rozliczenia dwutorowo: zachęcała ich do wystawiania faktur sprzedaży w darmowym programie ERP Faktury24, i to była ta część w pełni online. Pozostałe dokumenty trzeba było skanować, tworzyć z nich folder i przesyłać go w bezpiecznym połączeniu do jej biura rachunkowego. Ta próba trwała kwartał, żeby przedsiębiorcy mogli się przekonać do systemu internetowego, ale ostatecznie wybrali wersję tradycyjną. – Podejrzewam, że wykonywanie skanów ich przerosło – mówi Ciopcińska.  

Optymalizacja z automatu

Programy online nie tylko ułatwiają prowadzenie dokumentacji i dostarczają przydatne dane, ale także są „czujne”, co pomaga optymalizować daniny składane fiskusowi. Można dzięki temu uzyskać oszczędności i uniknąć kosztownych błędów. Anita Gołębiewska, dyrektor operacyjna internetowego biura rachunkowego SuperKsiegowa.pl, wspomina pewnego przedsiębiorcę, niezadowolonego z obsługi prowadzonej przez dotychczasową księgową, który był w trakcie szukania kogoś, kto ją zastąpi. Ponieważ zbliżał się czas miesięcznego rozliczenia podatków, zrobił je przez serwis online. – Na wstępie przeprowadziliśmy analizę jego wyników finansowych i okazało się, że od dwóch lat prawie dwukrotnie przepłaca, jeśli chodzi o część podatku od dochodu, ponieważ jego księgowa nie zasugerowała mu zmiany formy opodatkowania z progresywnej na liniową – opowiada Gołębiewska. Jego firma osiągała dochód sporo przekraczający 90 tys. zł rocznie, i tym samym wskakiwała na wyższy próg podatkowy. Przy progresywnym opodatkowaniu płaci się 18 proc. od dochodu do ok. 86 tys. zł, a od wszystkiego, co powyżej – 32 proc. Dlatego, gdy taka nadwyżka pojawia się regularnie, zazwyczaj warto przejść na podatek liniowy z jedną, 19-procentową stawką (o ile komuś nie zależy na ulgach). Nasz przedsiębiorca w ciągu tylko jednego roku przepłacił aż 70 tys. zł. – Internetowe systemy finansowo-księgowe mają wbudowane mechanizmy, które wyłapują takie sytuacje i automatycznie sugerują zmianę formy opodatkowania – tłumaczy Gołębiewska. 

Kolejny przykład, tym razem dotyczący kontroli limitu zwolnienia podmiotowego z VAT (w przypadku niektórych firm, kiedy wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150 tys. zł, są one zwalniane z VAT). Księgowa obsługująca jednego z przedsiębiorców raz, pod koniec danego miesiąca, otrzymywała zbiorczo jego faktury, nie monitorując ich „po drodze”, w ciągu minionych tygodni. Nie miała dostępu do programu MS Excel zainstalowanego na komputerze klienta, w którym wystawiał on dokumenty, i nikt nie zauważył na czas, że limit został przekroczony. – W rezultacie przedsiębiorca musiał zapłacić podatek VAT od jednej z faktur, który wyniósł 17 tys. zł – mówi Gołębiewska. Tymczasem system internetowy na bieżąco kontrolowałby sytuację i nie dopuścił do takiego błędu. Dobre programy finansowo-księgowe online są wręcz tak skrojone, by niekompetentnego czy niepewnego siebie przedsiębiorcę wesprzeć, nie wspominając już o rzeczy tak banalnej, jak rozwiązania kontrolne pozwalające wykryć pomyłkę i poprawić ją przed wysłaniem deklaracji podatkowej. – Dostawca systemu ma też zazwyczaj w ofercie pomoc w postaci konsultacji, a nawet obsługi kontroli skarbowej – zapewnia Anita Gołębiewska. 

Bezpieczeństwo danych 

Jednak przedsiębiorcy mogą też mieć inny powód do niepokoju: czy moje dane są u internetowego usługodawcy bezpieczne? – Jako operator systemu SzybkaFaktura.pl stosujemy procedury bezpieczeństwa wykorzystywane w bankowości elektronicznej – mówi Urszula Rodziewicz, kierująca biurem obsługi klienta w Cloud Planet, firmie oferującej wystawianie faktur, prowadzenie magazynu oraz księgi przychodów i rozchodów. – Każde logowanie na konto u nas jest szyfrowane certyfikatem SSL, a nasze serwery zlokalizowane są w jednym z najnowocześniejszych centrów danych w Polsce, w którym zapewniamy monitoring przez 24 godz. na dobę – dodaje. 

Aby nie zamartwiać się powierzeniem sieci ważnych danych, przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy dany system finansowo-księgowy stosuje podobne zabezpieczenia, czy jego rozwiązania mają takie certyfikaty, jak np. ISO 27001. Warto się także upewnić, czy automatycznie robi on kopie zapasowe (backup). – To gwarantuje, że żadne dane nie zostaną utracone – tłumaczy Rodziewicz. 

Poza tym wybierać należy tych, którzy biorą odpowiedzialność za ewentualne błędy własnych pracowników i mają związane z tym ubezpieczenie OC (zwykle dotyczy to połączenia systemu automatycznego ze wsparciem „przypisanej” księgowej). Jeżeli nie ma takiej informacji na stronie www firmy oferującej dany program, trzeba z nią to wyjaśnić. 

Niestety, jeśli chodzi o programy darmowe, wina za błędy spoczywa wyłącznie na barkach tego, kto z nich korzysta. 

Pełne wsparcie kosztuje

Firmy oferujące księgowość online podkreślają, że ich systemy dostosowane są do poziomu wiedzy użytkownika, korzystającego np. z bankowości elektronicznej. Jak zapewnia Anita Gołębiewska, są one testowane, aby były bardziej intuicyjne i szybsze w obsłudze niż standardowe programy księgowe. Dzięki temu np. rozliczenie księgowości dla firmy z 10 dokumentami zajmuje nie więcej niż 15 min. Poza tym rozwiązania te są często dostępne także na urządzeniach mobilnych, a pracownicy usługodawcy odpowiadają na pytania użytkowników, oferując różnorodne drogi kontaktu (chat, telefon, media społecznościowe). 

Niestety, w praktyce nie zawsze jest tak różowo. Przede wszystkim indywidualne wsparcie i branie na siebie odpowiedzialności oferowane są najczęściej tylko po opłaceniu przez klienta najdroższego pakietu, w ramach miesięcznego abonamentu. Pakiet ten to zresztą nic innego jak dodanie usług normalnego biura rachunkowego. Mamy dostęp z komputera (a często także ze smartfona) do narzędzi systemu i do dokumentów, jednak to  usługodawca realizuje wtedy wszelkie procesy księgowe, czyli wprowadza wydatki, generuje deklaracje itd. Przedsiębiorca musi jedynie udostępnić przez internet faktury sprzedaży, a dokumenty kosztowe przesyła w wersji drukowanej do księgowej lub zamieszcza na swoim koncie skany w formacie pdf. Oczywiście, wyłącznie jego sprawą jest to, co wprowadzi na konto i jak zakwalifikuje dany koszt. Usługodawcy odpowiadają za stosowanie się do bieżących przepisów i stworzenie prawidłowych algorytmów wyliczania podatków. – Przedsiębiorca otrzymuje informację z wynikami za dany miesiąc i na tej podstawie dokonuje opłat do właściwych instytucji – tłumaczy Magdalena Rojewska z iFirma.pl, serwisu pozwalającego m.in. na samodzielnie prowadzenie księgi przychodów i rozchodów czy dokumentacji w zakresie kosztów i podatku VAT. 

Rozwiązanie dla najmniejszych

Zdaniem przedsiębiorców internetowe systemy finansowo-księgowe sprawdzają się głównie w przypadku osób samozatrudnionych, prowadzących samodzielną działalność gospodarczą albo w małych firmach z prostym modelem biznesowym. Marcin Fiedziukiewicz, dyrektor operacyjny w firmie Mustache Warsaw, prowadzącej platformę online, na której projektanci i rękodzielnicy wystawiają na sprzedaż swoje wyroby, tłumaczy, że do jego firmy, która zawiera wiele transakcji dziennie, i to zarówno z wystawcami, jak i z kupującymi, taki system nie pasuje. Jego zdaniem internetowe systemy są opracowywane z myślą o przeciętnym kliencie i nie są tak elastyczne jak stacjonarne biura, które po zrozumieniu specyfiki biznesu mogą później wychodzić z inicjatywą i do skutku szukać wyjaśnień niektórych złożonych transakcji. 

– Księgowość internetowa jest świetnym rozwiązaniem dla początkujących przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników i nie operują wieloma fakturami – mówi Łukasz Tomczak, współzałożyciel firmy kurierskiej Let’s Deliver, który zresztą sam korzystał z programów internetowych, kiedy jeszcze prowadził działalność jednoosobową. Później musiał to zmienić: – Gdy otwiera się spółkę z o.o., wraz z inwestorem korzystającym np. z funduszy unijnych, okazuje się, że wymagana jest pełna księgowość. Do tego w grę wchodzi wiele skomplikowanych rozliczeń – wyjaśnia. 

A Anita Gołębiewska z SuperKsiegowa.pl zaleca przestawienie się na biuro rachunkowe już w przypadku firm zatrudniających ok. 10 osób, ponieważ nagromadzenie obowiązków – szczególnie rozliczanie wynagrodzeń – nie sprzyja skupieniu się na rozwoju biznesu. 

Niemniej większe przedsiębiorstwa korzystają z wybranych usług. Np. klientami Fakturownia.pl, oferującej eksport danych do popularnych systemów księgowych, są zarówno ci, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółki z o.o. czy akcyjne. – Wielu klientów wystawia z naszą pomocą wszystkie faktury przychodowe i kosztowe i jednym kliknięciem na koniec miesiąca eksportuje komplet danych do swojego systemu – mówi Marcin Stefaniak, współtwórca Fakturownia.pl. 

Musisz mieć u siebie KPiR

Serwisy internetowe nie przewidują  specjalnych zakładek z elektroniczną książką przychodów i rozchodów (KPiR). Przepisy nakazują zresztą, aby przedsiębiorca trzymał ją wydrukowaną w swojej siedzibie. Niemniej programy online oferują zbiorczy eksport dokumentów do pliku czy plików pdf, które można wydrukować. 

Zofia Ciopcińska, prezes Finance Solutions

Przedsiębiorca, decydując się na korzystanie z internetowego systemu finansowo-księgowego, powinien m.in. wykazywać się systematycznością we wprowadzaniu danych. Tutaj nie ma opcji, że klient bardzo późno w miesiącu stawi się u księgowej, a ta będzie potem miała kilka dni na wprowadzenie dokumentów do systemu.