Szef chce na urlop

Badanie Idea Banku pokazuje, że tylko 55 proc. osób prowadzących w Polsce własny biznes rozstaje się z firmą na wakacje. A przy tym 28 proc. nadal zarządza nim z miejsca, w którym teoretycznie wypoczywa. 

Zdaniem Ingi Kowalewskiej, psycholog biznesu z Uniwersytetu SWPS, całkowite odcięcie się od zawodowych spraw jest potrzebne, możliwe, tylko często trudne. Wielu szefów umiejętności odpoczywania uczy się dopiero po wielu latach pracy, gdy dotrze do nich wreszcie, jak negatywne są skutki przepracowania. 

– Szef dla dobra własnego, pracowników i całej firmy powinien raz na jakiś czas odciąć się od niej. Brak odpoczynku zmniejsza naszą efektywność, kreatywność i odporność, fizyczną i psychiczną. Często odbija się to na zespole, na wynikach pracy – przestrzega Kowalewska. 

Rozdzielamy obowiązki

Zanim pojedziemy się „resetować”, powinniśmy wybrać, kto nas na ten czas zastąpi, i zastanowić się, jaki termin urlopu będzie najlepszy z punktu widzenia dobra firmy. Oczywiście wielu szefów powie, że taki termin nie istnieje, ale eksperci są pewni, że kiedy wszystko odpowiednio zaplanujemy i przygotujemy, to na pewno się znajdzie. 

Najgorsze to zniknąć nagle, nikogo o tym nie informując – nawet jeśli uznamy, że możemy sobie pozwolić na taki krok, skoro nie rozpoczęliśmy właśnie kluczowego dla przedsiębiorstwa projektu. Andrzej Domagała, trener w firmie Nowe Motywacje, który specjalizuje się w szkoleniach z zarządzania i przywództwa, mówi, że wielokrotnie spotkał się z sytuacją, w której szef tak właśnie znikał. – Odpowiedzialność za wszelkie decyzje i błędy jest wtedy automatycznie przenoszona na zespół, który sam musi określić role dla poszczególnych osób, aby pomogło to wszystkim przetrwać. To zajmuje trochę czasu, bo pracownicy muszą się najpierw otrząsnąć z szoku pomieszanego z paniką. Taki chaos w pracy nie jest dla nikogo korzystny – przestrzega Domagała. Pracownicy, rzuceni na głęboką wodę, nauczą się w końcu pływać, ale taki sposób nauczania raczej nie prowadzi do sukcesu. Choćby dlatego, że kiedy tego rodzaju sytuacje się powtarzają, ludzie uznają, że szef się firmą nie interesuje i spada ich motywacja. 

Aby nie dopuścić do ryzykownego chaosu i innych konsekwencji, warto ustalić przynajmniej miesiąc wcześniej, z jakimi zadaniami przyjdzie się pracownikom dodatkowo zmierzyć, gdy nas nie będzie. Przemyśleć scenariusze działania. – Razem z zespołem należy przeanalizować, co będzie się działo i z góry zaplanować decyzje, które trzeba będzie ewentualnie podjąć. Pracownicy będą czuli się bezpieczniej. Dobrze jest ich również zapytać, jakich sytuacji się obawiają, aby wyprzedzić i załagodzić sytuacje kryzysowe – mówi Klaudia Fatah-Zarzycka z firmy doradczo-szkoleniowej House of Skills. 

Następnie postanawiamy, kto przejmie nasze obowiązki. – Najlepiej, aby nie była to jedna osoba, lecz kilka, żeby uniknąć sytuacji, kiedy nadmiar obowiązków i ważnych decyzji kogoś przytłacza czy przerasta – mówi Fatah-Zarzycka i dodaje, że dobrze jest podzielić te obowiązki stosownie do specjalizacji konkretnych osób.

Jednak, nawet jeśli zadania rozdzielimy, jeden z pracowników powinien objąć zwierzchnictwo nad resztą – ktoś zaufany, kto będzie się z nami kontaktował w razie kryzysu. Pozostali powinni w pierwszej kolejności zgłaszać się do niego, a on będzie ewentualnie decydować, czy problem wymaga konsultacji z szefem. 

Ważne jest także jego wcześniejsze przygotowanie i sprawdzenie, czy sobie poradzi. Dobrze więc powierzać mu samodzielne, odpowiedzialne zadania i na bieżąco pytać go w trakcie różnych sytuacji w pracy, jaką decyzję by podjął i dlaczego. – Gdyby chciał zrobić inaczej, niż uważamy za słuszne, wytłumaczmy mu, z jakiego powodu jest w błędzie. Jeśli w ciągu całego roku będziemy w ten sposób współpracować, to możemy być spokojni, że poradzi sobie w czasie naszej nieobecności – radzi Fatah-Zarzycka, która podkreśla, jak ważna w przekazywaniu „pałeczki” jest komunikacja. 

Także zespół musi wiedzieć, że wybraliśmy zastępcę. – Powinniśmy wyraźnie i oficjalnie powiadomić o tym pozostałych pracowników. Trzeba również wskazać, jakie ta osoba będzie miała uprawnienia – mówi Fatah-Zarzycka i opowiada o sytuacji, której była świadkiem, gdy szef pewnej firmy tego zaniedbał. Kiedy podczas jego nieobecności zaufany pracownik zaczął przejmować inicjatywę, pozostali, bardzo zdziwieni, zaczęli go strofować i podważać jego decyzje. 

SMS od 16.00 do 18.00

Niewielu ma taki komfort, jakim cieszy się Rafał Sonik, przedsiębiorca, twórca deweloperskiego giganta Gemini Holding, a zarazem sportowiec, który jako pierwszy Polak wygrał ekstremalny Rajd Dakar. Zapewnia, że nie udałoby mu się połączyć prowadzenia biznesu z pasją rajdowca bez odpowiednich współpracowników. 

– Przez lata tak dobierałem i szkoliłem kadrę menedżerską, aby zwracano się do mnie tylko w najważniejszych sprawach. Średni staż pracy w moich firmach to ok. 20 lat. Mamy więc od lat ten sam zespół, który zna swoje obowiązki i potrafi samodzielnie podejmować decyzje – wyjaśnia Sonik, który bardzo często wyjeżdża na treningi czy zawody. 

W jego życiu kluczowe stały się kalendarz i telefon komórkowy. – Do mojego kalendarza mają dostęp wszyscy pracownicy i na bieżąco mogą sprawdzać, gdzie jestem, co robię oraz jakie są plany na najbliższe dni. Jeśli potrzebują się ze mną skontaktować, to właśnie tam znajdą odpowiedni termin. Następnie piszą do mnie SMS – to jest najlepsza forma, ponieważ każdy musi maksymalnie skrócić i uprościć swój komunikat – opowiada przedsiębiorca i dodaje, że wszyscy wiedzą, iż w trakcie rajdów nie należy do niego pisać czy dzwonić w sprawach zawodowych. Ponieważ znają jego kalendarz, dostosowują do niego plany związane z kluczowymi sprawami związanymi z biznesem. Ten system jest skuteczny na tyle, że Sonik przez lata nigdy nie musiał odwoływać zaplanowanego wyjazdu. 

Klaudia Fatah-Zarzycka też podkreśla znaczenie prostych zasad komunikacji, ustalonych na czas urlopu, aby nie zamieniać go w pracę. Nie chodzi tylko o to, że pracownicy powinni się kontaktować z nami tylko w razie kryzysu. Trzeba też określić sposób i czas komunikacji, np. że pod telefonem jesteśmy tylko od 16.00 do 18.00. – Wtedy mamy pewność, że pytania nie będą przychodziły przez cały dzień, a możliwe, że do popołudnia problem zostanie rozwiązany – wyjaśnia ekspertka. 

Mówiąc krótko: zanim pójdziemy na urlop, dla wszystkich musi być jasne, kto i w jakich sprawach nas zastępuje oraz kiedy można się z nami kontaktować. Z najbliższymi współpracownikami się spotykamy i to z nimi omawiamy, a do pozostałych wysyłamy stosowną notkę. 

Powrót z urlopu

Kiedy wrócimy z wakacyjnych wojaży, w firmie będą czekały na nas kolejne wyzwania. Trzeba będzie zdecydować, co zrobić z pracownikami, którzy spisali się na zastępstwie na medal. – Powrót tych osób do starych zadań może wywołać nawet wrażenie degradacji i odrzucenie przez zespół. W taki sposób łatwo stracić dobrego pracownika – ostrzega Inga Kowalewska. 

Michał Środa z firmy rekrutacyjnej GoWork uważa, że osoby, które wyjątkowo dobrze sprawdziły się pod naszą nieobecność, warto docenić, powierzając im nowe, samodzielne zadania lub stwarzając możliwość awansu. – Za każdym takim ruchem powinna iść także dodatkowa gratyfikacja – dodaje. 

Zdaniem Andrzeja Domagały szef po powrocie powinien osobiście i na forum całej firmy podziękować swoim zastępcom. – Jego zaufanie podnosi prestiż i motywację pracowników – mówi. – Jeśli zachodzi potrzeba, to zastępca powinien dalej wykonywać nowe obowiązki. Taka decyzja będzie odebrana jako awans i rozwój zawodowy, czyli istotny bodziec motywacyjny także dla pozostałych pracowników. 

Oczywiście nie zawsze istnieje możliwość pionowego awansu, ale zawsze można pomyśleć o poziomym. – Być może taki pracownik nawet nie będzie zainteresowany kierowniczym stanowiskiem, a będzie wolał stać się np. samodzielnym specjalistą – mówi Fatah-Zarzycka. 

Jak wybrać głównego zastępcę

– Musi to być osoba, która ma wysokie  poczucie odpowiedzialności za firmę i trak­tuje pracę tak, jakby to był jej własny biznes. Nie może uważać, że pracuje tylko na danym odcinku i nic więcej jej nie interesuje – mówi Klaudia Fatah-Zarzycka z House of Skills. Powinien to być też ktoś rozsądny i taki,  który nie boi się podejmować decyzji. 

Michał Środa z firmy rekrutacyjnej  GoWork radzi, by wybrać kogoś, kto cieszy  się sympatią, ale i autorytetem w grupie.  Naturalnego lidera. To zmniejszy ryzyko, że inni będą podważać jego polecenia. – Taka osoba powinna pracować w firmie od dłuższego czasu, a już na pewno nie od kilku miesięcy – przestrzega Środa. – Powinna być także sprawdzona w samodzielnych zadaniach, pokazać, że dobrze sobie radzi np. w dopinaniu ważnego kontraktu przy minimalnym nadzorze ze strony szefa. 

Niestety, polskim pracownikom, nawet dyrektorom, często brak inicjatywy. Ludzie boją się odpowiedzialności i krytyki. Zatem znalezienie zastępcy może być trudniejsze niż przepuszczaliśmy. 

Co wtedy? Niektórzy szukają zastępcy poza firmą. Jednak według Ingi Kowalewskiej, psycholog biznesu z Uniwersytetu SWPS, to kiepski pomysł, który może nawet wywołać „bunt załogi”. – A już na pewno poczucie niedocenienia i braku zaufania – mówi. Nieprzychylność ze strony zespołu mogłaby takiemu zastępcy uniemożliwić pracę lub znacznie ją utrudnić. 

Jeśli nie widzimy wokół nikogo z odpowiednią inicjatywą, prawdopodobnie możemy mieć pretensję do siebie. Tak jest bowiem wtedy, gdy jedyną osobą, która w firmie decyduje, jest szef. – Ludzie w toku pracy uczą się, czy dobrze jest widziane wychylanie się z pomysłami – mówi Inga Kowalewska. 

Na ich samodzielność musimy sobie zapracować, dając im większą swobodę, powierzając samodzielne zadania, dzieląc się informacjami, wciągając w procesy decyzyjne, pytając o opinie i uwzględniając uwagi, nawet jeśli ostatecznie w najważniejszych sprawach to my podejmujemy decyzję. 

– Nie każdy szef potrafi się dzielić władzą. Jednak to procentuje. Samodzielny zespół to skarb. Jeśli nie wydarzy się żaden kryzys, to tacy pracownicy nie będą wydzwaniać do szefa z każdą wątpliwością. Są też bardziej zmotywowani i lojalni wobec firmy, bo uważają, że mają realny udział w jej sukcesie – tłumaczy Kowalewska. 

Żeby pracownicy chcieli wyręczać

Kluczowe znaczenie ma tutaj motywacja. Wbrew pozorom, obietnica premii finansowej wcale nie musi być najskuteczniejsza. Właściwie to nawet nie jest wskazana. Lepiej zaapelować do wewnętrznej motywacji. – Trzeba pokazać pracownikowi korzyści rozwojowe płynące z faktu, że nas zastąpi. Pokazać, czego się nauczy. Powiedzieć, do czego nowe zadania go  przygotują i co zyska na tym w przyszłości. Jeśli natomiast po powrocie z urlopu okaże się, że nasz zastępca spisał się świetnie, to wtedy można pomyśleć o nagrodzie finansowej. Na pewno będzie pozytywnie zaskoczony – mówi Klaudia Fatah-Zarzycka z House of Skills.