Prawie połowa spotkań to strata czasu - uważają szefowie firm

Zmęczony uczestniczeniem w bezużytecznych spotkaniach? Okazuje się, że prawdopodobnie twojemu szefowi też się to nie podoba.

Kierownictwo spędza średnio 25 godzin tygodniowo na spotkaniach, jednak prawie połowa tych rozmów na Zoomie czy Teams mogłaby zniknąć bez żadnych negatywnych konsekwencji - według badania przeprowadzonego przez Future Forum, konsorcjum badawcze wspierane przez Slack Technologies, należące do Salesforce Inc.. Badanie zrealizowano na grupie ponad 10 000 pracownikach biurowych. 

Sprawdź: Chałupnictwo

Głównym powodem, dla którego liderzy biznesu uczestniczą w nieproduktywnych spotkaniach, jest przekonanie, że będzie to dobry sposób na spędzenie czasu. Jednak ostatecznie okazuje się inaczej. 

Przybywają na spotkania także dlatego, że boją się przegapić coś ważnego i chcą pokazać swojemu przełożonemu, że są aktywni w pracy - wynika z badania. Dla osób niżej w hierarchii korporacyjnej najbardziej powszechnym powodem pojawienia się na spotkaniach jest coś oczywistego: nie mają wyboru.

Spotkania wideo nie są aż tak potrzebne

Wyniki pojawiają się w momencie, gdy wiele organizacji próbuje ocenić, które zebrania naprawdę mają znaczenie, a które można by porzucić w coraz bardziej hybrydowym miejscu pracy, gdzie zwykle nie wszyscy pracownicy znajdują się w tym samym miejscu. 

Shopify Inc., kanadyjska strona e-commerce, powiedziała, że jest na dobrej drodze do zlikwidowania 320 000 godzin spotkań w tym roku, kończąc wszystkie cykliczne spotkania z udziałem więcej niż dwóch osób, zakazując spotkań w środę i ograniczając większe zgromadzenia, a także zachęcając pracowników do odrzucenia niektórych zaproszeń.

Zobacz: Ile wynosi 13 emerytura

Według oddzielnego badania uczestniczenie w nieistotnych spotkaniach marnuje ok. 100 mln dolarów rocznie w dużych organizacjach. Ponadto dowiadujemy się z niego, że pracownicy odrzucają tylko 14% zaproszeń, chociaż chcieliby wycofać się z 31% z nich. Udział wirtualnych spotkań indywidualnych wzrósł z 17% w 2020 roku do 42% w zeszłym roku, jak wynika z badania 48 milionów spotkań przeprowadzonego przez firmę analityczną Vyopta. Firmy starają się dziś ograniczyć liczbę uczestników, jeśli nie ogólną liczbę spotkań. Aplikacje do planowania harmonogramów pracy, takie jak Calendly, informują, że niektórzy z ich klientów stają się bardziej rozsądni w planowaniu spotkań, które naprawdę mają znaczenie.

Pracownicy niebędący kierownikami spędzają średnio 10,6 godz. tygodniowo na spotkaniach, jak wynika z badania Future Forum, i stwierdzili, że 43% z nich można by było zlikwidować. Powszechne taktyki zmniejszenia obciążenia spotkaniami obejmują redukcję listy zaproszeń, wysyłanie agend z wyprzedzeniem oraz upewnienie się, że podczas spotkania poruszone zostaną trudne pytania, a nie tylko lista tematów.

Nie ma jednak uniwersalnego podejścia do eliminowania zbędnych spotkań. Warto zacząć eksperymentować i doskonalić swoje metody.