Opcja SaaSka

Firma Wars, która obsługuje podróżnych w wagonach restauracyjnych, potrzebowała aplikacji mobilnej do zamawiania posiłków do przedziału przez pasażerów niektórych ekspresów. Zamiast ją tworzyć własnymi siłami od podstaw, a potem nią zarządzać, sięgnęła po usługę firmy Well Served, która specjalizuje się w wynajmowaniu takich programów m.in. restauracjom i hotelom, korzystając przy tym z technologii chmurowej. Pozwoliło to Warsowi zaoszczędzić na wydatkach na informatyków i stosowną infrastrukturę IT, a do tego można było szybko zaoferować pasażerom nowoczesne rozwiązanie.

W modelu SaaS liczy się bowiem oszczędność czasu i pieniędzy. Kluczowa jest też prostota, dlatego oprogramowanie jest udostępniane online, a przedsiębiorca, który się na nie zdecyduje, nie musi go nawet instalować na swoim komputerze czy smartfonie. Niczego nie wdraża, nie aktualizuje, wystarczy mu przeglądarka i sprawny internet.

– To dostawca bierze na siebie wszystkie kwestie związane z utrzymaniem, zarządzaniem, poprawnym działaniem systemu i w razie potrzeby wsparciem technicznym – wylicza Julia Wróblewska z Well Served.

A to nie koniec plusów

Karolina Buben z firmy konsultingowej Conquest zauważa: – Rozwiązania SaaS łatwo się skalują wraz ze wzrostem zapotrzebowania ze strony klienta, są dostępne bez przerwy i zapewniają bezpieczeństwo danych. Oferują dużą moc obliczeniową, na której budowę i utrzymanie małe i średnie przedsiębiorstwa zwykle nie mogą sobie pozwolić.

Biznes klienta zyskuje elastyczność bez wikłania się w inwestycje czy zwalnianie i zatrudnianie pracowników. Oprogramowanie jest bowiem dostarczane tak długo, jak długo wnosi on zań miesięczne lub kwartalne opłaty i jak długo jest mu potrzebne. Jeżeli np. uzna, że nie spełnia jego oczekiwań lub nie stać go na nie, może łatwo z niego zrezygnować, a jedynym kosztem, jaki poniesie, będzie opłacony już abonament, nie zaś np. droga licencja. – Z oprogramowania SaaS można często zrezygnować z miesiąca na miesiąc. Łączy się to nieraz z utratą dostępu do danych, ale gdy sytuacja finansowa firmy się ustabilizuje, można do usługi wrócić – mówi Iza Bitowt, menedżer PR i marketingu w firmie Unified Factory, która zajmuje się m.in. dostarczaniem rozwiązań SaaS dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Kolejną zaletą tego modelu jest mobilność. – Dane są przechowywane w chmurze, a użytkownicy mają do nich dostęp z dowolnego komputera lub urządzenia. Żadne dane nie są więc tracone w przypadku awarii sprzętu użytkownika – zaznacza Andrew Tkachiv, współzałożyciel startupu CallPage, który oferuje narzędzie umożliwiające klientom nawiązanie błyskawicznego kontaktu z daną firmą.

Julia Wróblewska podpowiada też, że przedsiębiorcy zawsze mogą skorzystać z bezpłatnej testowej wersji wybranego rozwiązania SaaS. – Pozwala to zbadać funkcjonalność konkretnej usługi oraz sprawdzić, czy odpowiada naszym potrzebom i czy usprawni działanie firmy – mówi Wróblewska.

Kiedy zaś najlepiej sięgnąć po SaaS? Gdy szukamy rozwiązania odpowiadającego na jakąś popularną biznesową potrzebę. W gastronomii jest to np. właśnie zdalne składanie zamówień przez klientów. – W takich przypadkach zazwyczaj nie ma potrzeby wymyślania „koła na nowo” – dodaje Wróblewska.

Potencjalne ryzyka i konkurencyjność

Karolina Buben przyznaje, że model SaaS bardzo dobrze sprawdza się w firmach związanych z turystyką, gastronomią, transportem czy sprzedających inne usługi, ale przestrzega, że nie jest to rozwiązanie dla wszystkich, nawet jeśli chodzi o typowe procesy biznesowe. – Nie polecam tego modelu przedsiębiorstwom, które gromadzą wrażliwe dane na temat klientów, czyli np. firmom ubezpieczeniowym – mówi. – Wyciek danych z chmury w ich przypadku mógłby spowodować naprawdę duże problemy.

Również Dominik Zacharewicz, szef firmy Loyalty Point, która od czterech lat, korzystając z modelu SaaS, świadczy usługi związane z budowaniem lojalności klienta, wśród potencjalnych ryzyk widzi utratę ważnych danych. – Wielu klientom wciąż trudno zaakceptować, że ich wrażliwe dane, np. finansowe czy transakcyjne, znajdą się w chmurze i to nie u nas, ale jeszcze u kolejnego podmiotu – zaznacza. – Mamy np. dość duże grono klientów, którzy z obawy przed wyciekiem danych nie godzą się na taki model i zastrzegają to w umowach. Dlatego, poza wynajmowaniem systemu SaaS, zbudowaliśmy też własne rozwiązania.

Iza Bitowt podkreśla z kolei, że zagrożeniom związanym z wyciekiem danych można przeciwdziałać poprzez wybieranie tych modeli SaaS, które są lepiej zabezpieczone. – Jeśli mamy małą przychodnię lekarską i w systemie będziemy zapisywać dane wrażliwe, to SaaS też jest dobrym wyjściem, ale warto wybrać taki, który szczególnie chroni swoje centra danych, czyli dba o ich szyfrowanie i stosuje inne zabezpieczenia – przekonuje Bitowt. Natomiast ostrzega, że ryzykowne może być oparcie całego biznesu na zewnętrznym dostawcy, bo przecież nigdy nie wiemy, czy w sytuacji dla nas krytycznej zareaguje on wystarczająco szybko.

Zdaniem Zacharewicza posiadanie własnego oprogramowania daje poczucie większej kontroli, szczególnie w przypadku jakichś anomalii, dlatego przedsiębiorca powinien rozważyć wszystkie za i przeciw. – Mając na pokładzie odpowiednie osoby, zmniejszamy ryzyko biznesowe, bo możemy szybciej reagować. Jeśli mamy większą wiedzę na temat tego, co się dzieje, dlaczego system nie działa tak, jak powinien, możemy też łatwiej wytłumaczyć to naszym klientom. Jednak zatrudnienie na stałe zespołu deweloperów i techników, którzy koordynowaliby dany projekt, oznacza dużo wyższy koszt niż korzystanie z oprogramowania w modelu SaaS – mówi Zacharewicz i dodaje, że duże oszczędności związane z tym modelem były jedną z głównych przyczyn, dla których jego firma postawiła nań od samego początku. – Ważne było nie tylko to, że koszty są o wiele niższe i przewidywalne, ale również fakt, że wdrożenie oprogramowania opartego na systemie SaaS trwa kilka tygodni, a nie kilka miesięcy jak w przypadku budowy własnego tzw. developmentu. Dużo szybciej można zacząć oferować swoje usługi klientom. Pod tym względem SaaS, szczególnie dla młodych firm, jest bezkonkurencyjny – uważa.

Marek Bosak, dyrektor ds. komunikacji w firmie pożyczkowej Vivus Finance, która korzysta z modelu SaaS m.in. w działaniach wspierających marketing, ryzyko widzi w gwałtownym wzroście kosztów w przypadku „klęski urodzaju”.

– Może się zdarzyć, że na początku działalności zgodzimy się na ceny dostawcy oprogramowania, ale z czasem może się okazać, że na abonament wydajemy rocznie tyle, ile kosztowałoby stworzenie własnego narzędzia. Wszystkie dane trzymamy w aplikacji dostawcy, a skala pracy przy próbie przeniesienia ich byłaby tak duża, że z niego nie rezygnujemy i godzimy się na wysokie opłaty – mówi Bosak i radzi: – Jeszcze przed podpisaniem umowy należy negocjować dobre stawki na wypadek zwiększenia skali użycia narzędzia.

Oddając w obce ręce dużą ilość danych o naszej firmie, narażamy się też na ryzyko utraty przewagi konkurencyjnej. – Musimy pamiętać, że dostawca technologii może skopiować nasze najlepsze praktyki i zaproponować je innym klientom. Możemy nawet nie wiedzieć, jak dużą ilością wiedzy nieświadomie dzielimy się z rynkiem – dodaje Bosak.

Szybkie wdrożenie

Żadnych wad w modelu SaaS nie widzi Radosław Cielicki, założyciel i właściciel firmy 4Decision, która, bazując na tym narzędziu, oferuje usługi związane z obsługą klientów biur rachunkowych. Cielicki zdecydował się na nie, bo nie wymaga ono dużych inwestycji, wdrożenie było szybkie, a jedynym kosztem jest miesięczna subskrypcja, co sprzyja płynności finansowej firmy.

– Przekonał nas również wysoki poziom bezpieczeństwa, bezpłatny serwis i pomoc techniczna w razie awarii oraz to, że mamy dostęp do systemu przez 24 godz. na dobę i siedem dni w tygodniu – mówi Cielicki. – Co ważne, nowi pracownicy mogą szybko wesprzeć obsługę klientów, bo narzędzie jest proste i intuicyjne w obsłudze, nie wymaga specjalistycznych szkoleń, a to oszczędność czasu i pieniędzy.

Podsumowując: SaaS może być interesującym rozwiązaniem dla tych, których nie stać na inwestycję we własny system, którzy wolą wydać pieniądze na inne biznesowe cele czy chcą jak najszybciej zacząć świadczyć daną usługę. – To łatwa droga – stwierdza Zacharewicz. – Można i trzeba z niej korzystać, ale należy też myśleć perspektywicznie o tym, jak będzie wyglądała nasza firma za dwa, trzy lata.

Dlatego, jeśli np. dopiero startujemy jako przedsiębiorca, zawsze warto się zastanowić, czy opieranie całego modelu biznesowego na SaaS opłaci nam się po jakimś czasie i odpowiednio negocjować ceny z jego dostawcą.

A kiedy firma dojrzeje, nie powinniśmy również dopuścić do sytuacji, w której nasza strategiczna usługa opiera się na niezależnym od nas systemie. Jeśli od jego sprawności zależy nasze być albo nie być, lepiej mieć go jednak pod kontrolą. – Po pewnym czasie w modelu SaaS dobrze jest realizować tylko niestrategiczne usługi – dodaje Zacharewicz.

Zalety i wady modelu SaaS

Zalety

Nie trzeba mieć pieniędzy ani czasu na stworzenie systemu IT (lub zakup odpowiedniej licencji) i jego obsługę.

Mniejsze i bardziej przewidywalne wydatki firmy na informatykę, łatwiejsze utrzymanie płynności finansowej.

Możliwość elastycznego dostosowywania danego systemu IT do bieżących potrzeb firmy bez konieczności zwiększania czy zmniejszania zatrudnienia i inwestycji.

Dostęp do firmowych danych z każdego miejsca na świecie i z każdego urządzenia z dostępem do internetu.

Lepsze możliwości konkurencyjne ze względu na możność szybkiego zaoferowania danej usługi klientom, bez konieczności czekania miesiącami na wdrożenie odpowiedniego oprogramowania.

Wady

Rozwiązanie tylko dla typowych, popularnych w danej branży procesów biznesowych.

Ryzyko wycieku ważnych danych, co może się m.in. odbić na naszej konkurencyjności (szukajmy sprawdzonych, etycznych usługodawców oferujących dobre zabezpieczenia).

Ryzyko utraty dostępu do danych, jeśli przestaniemy opłacać abonament albo będzie awaria internetu.

Utrata kontroli nad powierzonym usługodawcy procesem biznesowym i ryzyko, że przez to nie zareagujemy wystarczająco szybko w podbramkowej sytuacji (jeśli nieco urośniemy, unikajmy umieszczania w modelu SaaS procesów, od których zależy nasze być albo nie być).

Ryzyko, że gdy nasz biznes się rozkręci, początkowo niewielki abonament za usługę rozrośnie się do horrendalnych rozmiarów (negocjujmy zawczasu stawki, przewidując rozwój firmy za dwa, trzy lata).

Przykłady rozwiązań SaaS

1. Znanylekarz.pl

Narzędzia do zarządzania pracą gabinetu lekarskiego. Z poziomu przeglądarki dostępny jest m.in. kalendarz wizyt, dzięki któremu lekarz może zarządzać swoim grafikiem, przesuwać wizyty i w razie potrzeby je odwoływać. Pacjenci mogą z kolei sami zapisywać się w ramach wolnych terminów – a lekarz dostaje na bieżąco powiadomienia. Aplikacja wysyła automatyczne przypomnienia o wizytach, informuje też pacjentów o zmianach wprowadzonych przez lekarzy.

Ceny pakietów wahają się od 219 do 269 zł.

2. iFirma.pl

Ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej. Wśród usług są m.in. prowadzenie internetowej księgowości (fakturowanie, księgowanie) czy biuro rachunkowe (pełna obsługa księgowa, reprezentacja przed ZUS i US).

Np. 45 zł (prosta internetowa księgowość) i 89 zł (biuro rachunkowe).

3. Voicetel.pl

Oferuje m.in. system automatyzacji telefonicznej obsługi klienta. Pozwala np. na przeprowadzenie klienta przez procesy sprzedażowe, rezerwacji, reklamacji czy uzyskiwania informacji. Wirtualny konsultant call center pracuje 24 godz. na dobę przez siedem dni w tygodniu.

Cena ustalana indywidualnie.

4. Reservise.com

Narzędzie dla właścicieli klubów sportowych pozwalające zarządzać systemem rezerwacji np. kortów tenisowych czy boisk do squasha i badmintona. Pozwala odciążyć recepcję, a klientom łatwiej jest zarezerwować termin, w którym chcieliby poświęcić się danej aktywności sportowej.

Cena zależy od liczby rezerwacji i waha się od 299 do 1099 zł.