Nadciąga PPK dla średnich firm. Nie powtórz błędów dużych!

Od lipca br. proces wdrażania Pracowniczych Planów Kapitałowych rozpoczęło ok. 4 tys. podmiotów zatrudniających (stan na koniec 2018 r.) co najmniej 250 pracowników. To duże firmy dysponujące najczęściej olbrzymimi zasobami finansowymi i posiadające dobre wsparcie prawno-podatkowe. Mimo to borykały się z pewnymi problemami.

Jak wynika z raportu firmy KPMG, w sierpniu br. zaledwie 19 proc. dużych firm było w pełni gotowa na wdrożenie PPK (mimo że ostatni etap całego procesu musi się zakończyć 12 listopada!). Z drugiej strony 70 proc. pozostałych przedsiębiorstw zadeklarowało, że jest na zaawansowanym etapie wprowadzania planów. Eksperci zwracają jednak uwagę, że podobna opieszałość dla średnich przedsiębiorstw może oznaczać poważne, negatywne konsekwencje. 

 – Firmy z pewnością powinny się dobrze przygotować. I przede wszystkim nie zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę. Jeśli możemy coś zacząć wcześniej, to zróbmy to – apeluje Marcin Wojewódka, radca prawny, Instytut Emerytalny, ekspert Pracodawcy RP.

Bo o ile proces wdrażania PPK w pierwszym etapie obejmował tylko kilka tysięcy dużych podmiotów, o tyle od stycznia będzie to już kilkanaście tysięcy firm. A instytucji zajmujących się tworzeniem planów jest zaledwie 20!

Zacznij prace już teraz

Zdaniem ekspertów potencjalnym problemem przy wdrażaniu PPK w średnich firmach będą terminy. Oficjalnie proces poszukiwania partnera finansowego powinien rozpocząć się od stycznia 2020 r., a zapisanie swoich pracowników powinno nastąpić nie później niż do 11 maja 2020 r.

Mimo że sam proces wdrażania PPK nie jest zbyt skomplikowany, to bez odpowiedniego przygotowania może być czasochłonny. Pierwszym wyzwaniem jest dostosowanie systemów kadrowo-płacowych. – Nie wiemy, jakie stawki za dostosowanie systemów kadrowo-płacowych zawinszują sobie dostawcy oprogramowania, ale pracodawcy powinni być przygotowani na takie wydatki. Nie ma potrzeby zmian organizacyjnych czy zatrudniania nowych pracowników do obsługi PPK, ale z pewnością kadry będą miały więcej pracy – dodaje Marcin Wojewódka.

Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej przeanalizować oficjalny portal PPK (www.mojeppk.pl), na którym nie tylko widnieją informacje o samym programie (oraz odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania), ale także oferta 20 funduszy tworzących programy. 

– Pomimo  że PPK jest produktem wystandaryzowanym, instytucje finansowe starają się między sobą konkurować. Przy wyborze oferty warto zwrócić uwagę przede wszystkim na wynagrodzenie pobierane przez instytucję za zarządzanie PPK, ale także na usługi dodatkowe oferowane zarówno na rzecz pracodawców, jak i uczestników PPK – mówi Anna Skuza, radca prawny, Lider Praktyki Prawa Pracy, Deloitte Legal.

Ekspertka wymienia m.in. możliwości komunikacji z instytucją finansową (w tym przez sieć placówek terenowych) czy wsparcie w postaci infolinii dla pracodawcy lub pracowników. – Dodatkowe zachęty dotyczą czasami także innych produktów finansowych oferowanych przez daną instytucję czy instytucje z nią powiązane (np. rabaty na inne produkty itp.) – komentuje. W dokładnej analizie propozycji instytucji finansowej pomagają zewnętrzni doradcy oferujący różnego rodzaju „audyty”. Atrakcyjność dodatkowych propozycji funduszy-twórców PPK niejednokrotnie wpływała na decyzje dużych podmiotów – warto, by również średnie przedsiębiorstwa poszły ich śladem.

Przedsiębiorcy powinni także pamiętać, że do procesu wyboru PPK powinni być włączeni pracownicy. W dużych firmach bardzo często działają organizacje związkowe, natomiast w przypadku średnich konieczny będzie wybór reprezentantów. – Jeśli w firmie nie funkcjonuje stała reprezentacja pracowników, konieczne będzie przeprowadzenie w firmie wyborów. Pamiętać przy tym należy, że zapisowi do PPK podlegają nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ale także na innych podstawach prawnych, np. zleceniobiorcy – wyjaśnia Anna Skuza.

Informuj, ale nie zniechęcaj

Jak pokazują badania KPMG, mimo że firmy nie są zobowiązane do prowadzenia kampanii informacyjnych dotyczących PPK wśród pracowników, to w wielu przypadkach tak się działo. 

Przedsiębiorstwa korzystały m.in. z materiałów Polskiego Funduszu Rozwoju, czyli instytucji wyznaczonej do wdrażania programu. – Prowadzona jest kampania informacyjna i zostały przygotowane materiały zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Stanowi to pozytywny wyróżnik reformy PPK – komentuje Adam Kraszewski, managing associate, radca prawny z kancelarii Gessel.

Trzeba jednak pamiętać, że za zniechęcanie pracowników do PPK grozi bardzo duża kara – nawet do 1,5 proc. rocznego funduszu wynagrodzeń! Kampania powinna być bezstronna, ale można w niej przedstawić konsekwencje (zarówno pod kątem oszczędności na emeryturę, jak i wpływu na miesięczną pensję) wejścia do PPK przez pracowników. Chociaż badania pokazują, że i tak większość pracowników wie, że ich pensja po wprowadzeniu programu zmaleje.

Czy można zaoferować pracownikowi rezygnację z PPK w zamian za podwyżkę? Zgodnie z prawem – nie. Jeśli po wdrożeniu PPK pracownicy będą jednak chcieli podwyżek wynagrodzenia (wyrównanie ubytku w pensji), wówczas przyznanie podwyżki nie może być powiązane z uczestnictwem w PPK. –  Mogłoby to być uznane za kryterium dyskryminacyjne – zaznacza Anna Skuza.

Problemy na horyzoncie

Przedsiębiorcy powinni także pamiętać, że PPK jest dość nowym, „nieprzetestowanym” systemem. Po pierwsze, nieznana jest skuteczność zarządzania aktywami przez fundusze uprawnione do tworzenia planów kapitałowych. Po drugie, w ustawie wciąż są luki, które wymagają dointerpretowania. – Główny obszar ryzyka widzimy w zakresie korekt. Kwestia korygowania błędnie dokonanych wpłat nie została zaadresowana w ustawie – tłumaczy Adam Kraszewski.

Średni przedsiębiorcy mają także jeszcze czas na utworzenie Pracowniczego Programu Emerytalnego, który po spełnieniu odpowiednich warunków (minimalna składka do PPE to 3,5 proc. pensji; przystąpienie do programu minimum 25 proc. pracowników) zastąpi konieczność tworzenia PPK. Czasu na ten proces jest jednak bardzo mało (pierwsze składki trzeba opłacić w grudniu 2019 r.), a koszty PPE są zazwyczaj wyższe niż te związane z PPK. Z drugiej strony PPE jest bardziej „elastyczny”, a pracownikom nie obniży się pensja.

Szykuj się na umowy

Podpisywanie umów z instytucjami finansowymi rozpocznie się od stycznia 2020 r. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że jest możliwość negocjowania umów o zarządzanie, chociaż w przypadku średnich firm będzie ona dość ograniczona. Dotychczasowe doświadczenia pokazują, że firmy tworzące PPK mają różne podejście do elastyczności.

Po podpisaniu umowy o zarządzanie PPK niezbędne będzie też podpisanie umowy o prowadzenie PPK. Będzie ona jedna i obejmie wszystkich pracowników, a jak zauważa Anna Skuza, pracownicy będą dopisywani i „usuwani” z PPK wyłącznie w drodze modyfikacji załącznika do niej. 

– Pracodawcy zatrudniający powyżej 50 osób odprowadzą pierwsze składki najpóźniej od wynagrodzenia za maj 2020 r. Zapisanie pracowników do PPK wcześniej będzie skutkować wcześniejszym obowiązkiem opłacania i odprowadzania składek – tłumaczy ekspertka Anna Skuza.

Doświadczenia dużych

Kluczowa pod kątem przygotowania się do PPK jest m.in. informacja o tym, jak wielu pracowników przystąpi do programu. Oficjalnie takich informacji w chwili pisania tego artykułu jeszcze nie ma. Początkowo strona rządowa prognozowała poziom partycypacji na poziomie 75 proc. 

We wrześniu Paweł Borys, prezes PFR, wspominał w rozmowach z dziennikarzami, że 50-procentowa partycypacja będzie uznana za sukces. Na początku października oficjalnie poinformowano, że w pierwszych ośmiu firmach, które już wykonały przelewy do PPK, poziom partycypacji wyniósł średnio 62 proc.

Tymczasem, jak wynika z badań KPMG, prawie połowa przedstawicieli dużych firm uważa, że poziom partycypacji nie będzie wyższy niż 50 proc. Ponadto aż 92 proc. dużych firm chce wprowadzić program w wersji minimalnej, czyli bez dodatkowej składki.

Duże firmy podczas przygotowań do wdrażania programu najbardziej obawiały się organizacyjnych wyzwań związanych z PPK. Na drugim miejscu najczęściej pojawiała się obawa przed kwestiami prawnymi. Najistotniejszym elementem uruchamiania programu było dostosowanie systemów IT, a także pozyskanie wsparcia od instytucji finansowej i zapewnienie właściwych zasobów do wdrożenia programu w samej firmie. 

Pierwszym kryterium, które decydowało o wyborze instytucji finansowej, było doświadczenie w zarządzaniu funduszami oraz jej efektywność (w kontekście historycznych wyników inwestowania). Wysokość opłat za zarządzanie i m.in. oferowane narzędzia IT wspierające PPK znalazły się na kolejnych miejscach.

Więcej informacji o badaniu na stronie www.mycompanypolska.pl

---

Marcin Wojewódka, radca prawny, Instytut Emerytalny, ekspert Pracodawcy RP

Na co zwrócić uwagę przy wyborze podmiotu finansowego?

Kryteria wyboru instytucji zarządzającej PPK są zdefiniowane w ustawie. Należy się przede wszystkim nimi kierować, wybierając daną instytucję finansową. Są to w skrócie: koszty, wyniki, doświadczenie oraz tzw. najlepiej pojęty interes uczestników, który można różnie rozumieć. Natomiast w praktyce mają również znaczenie takie kwestie, jak znajomość marki, dostępność oferty i funkcjonalności dla pracowników, reputacja zarządzających, a także oferta w zakresie administracji i komunikacji PPK.

Anna Skuza, radca prawny, Lider Praktyki Prawa Pracy, Deloitte Legal

O PPK raczej nie zapomnisz

Największe firmy przetarły już pierwsze szlaki przy wdrażaniu PPK i na ich podstawie wypracowywana była pierwsza praktyka dotycząca funkcjonowania PPK. Należy jednak pamiętać, że wdrożenie PPK to dopiero początek przygody z tym produktem. Równie istotne będą dalsze obowiązki związane z bieżącym administrowaniem programem. W tej chwili trudno jednak jeszcze przewidzieć, z jakimi kosztami dla pracodawców będzie rzeczywiście wiązało się uczestnictwo pracowników w PPK. Brak jeszcze bowiem danych pozwalających rzetelnie ocenić odsetek pracowników zainteresowanych oszczędzaniem w tym programie. Niewątpliwie jednak, bazując na doświadczeniach największych pracodawców, firmy średnie powinny już zacząć myśleć i przygotowywać się do wdrożenia PPK.

-

Jak opłacać PPK? Pracodawca będzie musiał przelewać pieniądze na PPK w terminie do 15. dnia kolejnego miesiąca. Przykładowo, jeśli firma X wypłaca wynagrodzenie do końca października, to składki za listopad trzeba zapłacić do 15 grudnia. Z kolei jeśli wynagrodzenie za październik wpływa do 10  listopada, wtedy składki na PPK trzeba przelać do 15 stycznia 2020 r. – Należy jednak pamiętać, że składki na PPK potrącane będą od całości wynagrodzenia pracownika. Limit stosowany do składek na ubezpieczenie emerytalne (emerytury z pierwszego filaru) nie dotyczy PPK – komentuje przedstawicielka Deloitte.