Rachunek bankowy w kraju kontrahenta

Czasy niemal swobodnego poruszania się po systemach bankowych należą już do przeszłości. Instytucje finansowe są dziś na froncie walki z przestępczością zorganizowaną, praniem brudnych pieniędzy czy terroryzmem. Rykoszetem dostają uczciwi przedsiębiorcy, którzy np. chcą jedynie otworzyć zagraniczne konto. Trzeba się z tym pogodzić i przygotować na biurokratyczny maraton. Nie będzie łatwo, ale przy odrobinie zaangażowania, a czasem pomocy wyspecjalizowanych kancelarii prawnych, powinno się udać. 

Procedury, procedury...

Posiadanie konta w zagranicznym banku, oczywiście na rynku, na którym prowadzi się swoje interesy, ma niezaprzeczalne zalety. Dzięki temu nieraz taniej i szybciej wykonuje się przelewy do miejscowych kontrahentów (przestają być walutowe i zagraniczne), zyskuje się na wiarygodności w ich oczach, no i zaczyna się budować historię rachunku, co może być przydatne. Lokalne konto jest też wygodne przy bardziej złożonych wzajemnych rozliczeniach. 

Pozostaje jeszcze kwestia przelewania pieniędzy pomiędzy polskim a zagranicznym kontem i ich przewalutowywania. Czasem można to zrobić taniej, jeśli oba rachunki założono w instytucjach mających wspólnego właściciela, a zawsze taniej – gdy skorzystamy po drodze z e-kantoru. 

Jak jednak wspomnieliśmy, założenie konta operacyjnego firmy w obcym kraju najeżone jest wieloma trudnościami. Przedsiębiorca powinien np. wykazać, że ma z tym krajem związek. Umieć wiarygodnie udowodnić, że takie konto jest mu naprawdę potrzebne, bo prowadzi na miejscu interesy, ma już kooperantów. W praktyce nie da się więc otworzyć rachunku za granicą od ręki, a co więcej, aby bank nabrał pewności, że wszystko będzie legalne, trzeba będzie porządnie przygotować się do osobistej wizyty w danym oddziale. 

Jak wyjaśnia Piotr Gałązka, dyrektor przedstawicielstwa Związku Banków Polskich w Brukseli, banki przestrzegają dyrektywy Common Reporting Standard (wymiana informacji podatkowych obowiązująca w Polsce od września 2017 r.) oraz przepisów AML (Anti-Money Laundering), które mają przeciwdziałać praniu pieniędzy. Można to w sumie sprowadzić do hasła „znaj swojego klienta”. Ponadto każdy kraj ma własne regulacje mające uszczelnić system, a banki – swoje wewnętrzne regulaminy. – Państwa i praworządni obywatele oczekują, że będą one przeciwdziałać przestępczości czy choćby pośredniemu wspieraniu podejrzanych interesów. Nakłada się więc na banki ogromną odpowiedzialność, lecz żeby móc takie sytuacje wyłapywać, muszą być one ciągle czujne – mówi dyrektor Gałązka. 

A Robert Nogacki, radca prawny z Kancelarii Prawnej Skarbiec, dodaje: – Bank jest zobligowany przede wszystkim do ustalenia, kto jest beneficjentem rzeczywistym spółki, dla której rachunek jest zakładany. Weryfikacji tej dokonuje już na etapie złożenia wniosku. Osoba upoważniona do otwarcia rachunku musi podać, jakie osoby fizyczne stoją za sterami przedsiębiorstwa. Nie wystarczy wskazanie, że na końcu struktury organizacyjnej stoi firma X. Warto o tym pamiętać, zwłaszcza przy rozwiązaniach holdingowych. 

Formularze aplikacyjne zawierają więc rubryki wymagające ujawnienia, kto jest członkiem zarządu, wspólnikiem, a także ostatecznym beneficjentem, ponieważ nie zawsze jest to tożsame. Podanie nieprawdy lub próba jej zatajenia to prosta droga do odmowy otwarcia rachunku. – Warto szczegółowo rozeznać się w wymaganiach formalnych. Brak jednego z dokumentów może skutkować odmową założenia konta. Nawet jeśli będziemy mogli go dosłać, to do złożenia ostatecznego podpisu konieczna okaże się ponowna wizyta w banku – przestrzega mecenas Nogacki. 

Generalnie zwykle trzeba mieć przy sobie paszport (nawet w krajach UE), wszystkie dokumenty firmowe i te kluczowe dotyczące rzeczywistego beneficjenta, wyciąg z głównego rachunku bankowego przedsiębiorstwa w Polsce, dokumenty poświadczające tzw. good standing (że nie zalega ono ze zobowiązaniami publicznymi) oraz tłumaczenia przysięgłe tam, gdzie to konieczne. Często wymagana jest też opinia bankowa i tzw. apostille (poświadczenie urzędowe dokumentów). 

Możemy być pewni, że bank zapyta o źródło pochodzenia pieniędzy naszej firmy, jej rezydencję podatkową i inne jej konta poza macierzystym krajem. Zainteresują go też informacje czysto biznesowe. O ile lista naszych dotychczasowych kontrahentów nie będzie trudna do przedstawienia, podobnie jak wyciągi z krajowego konta, to już podanie planowanych obrotów na kolejny rok może nie być takie łatwe. 

Niemniej trzeba będzie wyjaśnić wizję i sens podejmowanej aktywności oraz chęci „zadomowienia się” w innym kraju, a także np. przejścia z obsługi zdalnej miejscowych kontrahentów na bezpośrednią. Opis zaś naszej działalności będzie musiał być dużo bardziej szczegółowy niż tytuł w klasyfikacji EKD. 

Choć już od niemal dwóch dekad mamy XXI w., „namacalność” wciąż jest w cenie. Wszystkie wspomniane procedury, jeśli nie w całości, to przynajmniej częściowo, a zwłaszcza na etapie finalnym, będą musiały być zrealizowane w oddziale zagranicznego banku. Jego przedstawiciele zawsze będą dążyli do tego, by spotkać nas osobiście. Zresztą, jak zapewniają eksperci, procedury i formularze wszędzie w 90 proc. wyglądają tak samo, bez różnicy, czy chodzi o konto firmowe w kraju unijnym, czy poza UE. 

Pola minowe i alternatywa

Co ciekawe, banki dużo bardziej lubią, gdy trafia do nich klient z tzw. starej ekonomii. Wówczas łatwiej sprawdzić jego profil gospodarczy (umowy, dostawy towarów itp.). Pod górkę mają zaś biznesy zdalne i online, oferujące np. hosting przestrzeni na serwerze czy obsługę informatyczną. 

Przeszkodą na drodze do otwarcia rachunku mogą być także nasze kontakty gospodarcze z partnerem z rynku będącego na tzw. liście państw podejrzanych biznesowo. Mogą to być kraje Trzeciego Świata czy zaliczane do rajów podatkowych. Jeśli więc sprowadzamy odzież z Bangladeszu czy meble ratanowe z Laosu, lepiej już na wstępie poinformować, że prowadzimy interesy z kimś z tego regionu. Zwłaszcza wtedy dobrze jest przygotować się do spotkania z urzędnikiem, korzystając ze wsparcia prawnika biegłego w międzynarodowej bankowości. 

Wiele zależy bowiem od dociekliwości pracowników banku i jego działu compliance (nadzoruje, czy wszystkie zasady prawne i standardy przyjęte przez daną instytucję są przestrzegane). Specjaliści znają te niuanse i z doświadczenia wiedzą, jak np. korespondować z danym dyrektorem, by coś zaakceptował. A pamiętajmy, że żaden bank nie ma obowiązku wyjaśniać, czemu odmówił otwarcia rachunku. Nawet jeśli klient chciałby wiedzieć, co zrobił nie tak. 

Wydawałoby się, że założenie rachunku w placówce należącej do tej samej grupy kapitałowej, która obsługuje nas w Polsce, będzie łatwiejsze. Teoretycznie powinniśmy być już tam znani. I tak, i nie. Owszem, możliwe, że prościej będzie potwierdzić naszą wiarygodność albo część dokumentów przesłać kanałem bankowym, niemniej wciąż pozostaje czynnik ludzki. No i nie przeskoczymy faktu, że na lokalnym rynku mogą obowiązywać specyficzne ustalenia dotyczące przezorności lub unikania pewnych obszarów geograficznych. Czyli zazwyczaj to dobry punkt wyjścia, ale nie gwarancja sukcesu. Każdy sprawdza potencjalnego klienta po swojemu. Eksperci nie pozostawiają więc złudzeń: chcąc mieć firmowe konto w zagranicznym banku, trzeba przygotować się na jeden czy nawet dwa miesiące procedowania. 

Ci, którzy wolą zaoszczędzić czas i energię, mogą skorzystać z usług sektora fintech, czyli kantoru internetowego, zakładając w nim swoje konto i „podczepiając” do niego rachunki biznesowych partnerów oraz własny, firmowy, w kraju. 

Zdaniem Piotra Konarskiego, szefa działu doradców ds. rynków finansowych w Rkantor.com (który należy do Raiffeisen Polbank), najważniejsze atuty takiego rozwiązania to niskie opłaty, łatwość korzystania i dostępność walut. 

Weźmy kwestię przewalutowania kwoty w złotych, aby pieniądze trafiły na nasze konto operacyjne w e-kantorze lub w banku w innym kraju. W polskim banku od zagranicznych przelewów walutowych naliczana jest zazwyczaj prowizja uzależniona od wysokości sumy, jaka wchodzi w grę, sięgająca nawet 300 zł. – U nas, w zależności od waluty, a udostępniamy ich 19, podczas gdy banki przeważnie tylko pięć podstawowych, opłata waha się od 1 euro do maksymalnie 15 zł – zachwala Konarski. 

Co prawda, korzystając z internetowego kantoru, nie będziemy budować pozytywnej historii swojego firmowego rachunku na danym rynku. Nie dostaniemy też w pakiecie kilku innych, skierowanych do biznesu, usług (oferowanych nieraz przez zagraniczne banki przedsiębiorcom), które mogłyby się okazać przydatne. Lecz podstawowy cel, czyli sprawne rozliczenie się z kontrahentami, zostanie osiągnięty. Do tego bez opłat za prowadzenie konta i z możliwością działania natychmiast po zarejestrowaniu się na danej platformie. 

Obywatelstwo do kontroli

Może się to wydać zaskakujące, ale posiadanie podwójnego obywatelstwa bądź wspólnika z innego kraju jest różnie odbierane. Czasami może się okazać korzystne, ale niekiedy wręcz przeciwnie. Pomoże w przypadku polskiego przedsiębiorcy mającego też obywatelstwo niemieckie i chcącego otworzyć rachunek w banku za Odrą. Jednak gdy ma on też obywatelstwo amerykańskie lub jego wspólnikiem jest Amerykanin, nie uda się założyć konta np. w Szwajcarii czy Liechtensteinie. To konsekwencje afery sprzed kilku lat, gdy okazało się, że obywatele USA masowo ukrywają swoje majątki przed fiskusem, i to właśnie pod Alpami. Od tej pory oba kraje, słynące z dochowywania tajemnicy bankowej, wolą unikać kłopotów. 

Kwestia paszportów dotyczy poza tym nie tylko rzeczywistych beneficjentów i osób zarządzających daną firmą, ale też jej ewentualnych pracowników na miejscu. Bardzo często, i to nie tylko w tzw. rajach podatkowych, wymagane jest, aby przynajmniej jeden z dyrektorów zagranicznego oddziału miał lokalne obywatelstwo. 

Koszty w Europie

W krajach zachodnich oferta kont bankowych jest zwykle bardzo bogata. Np. w Niemczech 1,3 tys. banków ma propozycje dostosowane do najrozmaitszych potrzeb,  w tym liczne promocje  dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dla firm typu GmbH (odpowiednik naszych sp. z o.o.) można znaleźć konta bezpłatne, jednak najczęściej należy się przygotować na wydatki rzędu kilku, a nawet kilkunastu euro miesięcznie. Internetowy przelew krajowy kosztuje zazwyczaj od 0 do ok. 20 eurocentów (w granicach 1 zł), a przez telefon 1–3 euro (ok. 4–12 zł). W przypadku jednooso­bowych działalności i wolnych zawodów warunki są praktycznie takie same. 

W Wielkiej Brytanii podstawowe konto dla spółek LTD (z o.o.) przez pierwszy rok jest darmowe, a potem płaci się miesięcznie np. 5 funtów (Metro Bank i Barclay’s), 5,5 funta (HSBC), 7,5 funta (Santander), czyli ok. 24–36 zł. Koszty przelewów krajowych online to 20–50 pensów (ok. 1–2,50 zł). Opłaty w przypadku rachunków dla specjalistów i firm jednoosobowych są zbliżone. W Barclay’s jest to np. 6 funtów miesięcznie (ok. 29 zł) za rachunek, a za przelew – 65 pensów (ok. 3 zł). 

W Czechach podsta­wowa opłata miesięczna za rachunek niewielkiej firmy to np. 159 koron (ok. 26,5 zł) w największym tamtejszym banku Česká Spořitelna, 140 koron (ok. 23 zł) w ramach jednej  z propozycji Raiffeisen Bank czy 599 koron  (ok. 100 zł) w UniCredit. Krajowe przelewy internetowe kosztują  od 0 do 30 koron  (ok. 5 zł), przy czym banki często stosują miesięczne pakiety darmowych przelewów w ramach opłaty za rachunek. Co ciekawe, przelewy  na Słowację nieraz kosztują tyle samo,  co do Czech. 

Kontrahenci w Niemczech, a konto w kraju i za granicą

Załóżmy, że co miesiąc płacimy swoim kontrahentom w Niemczech łącznie 1 mln zł i za każdym razem wykonujemy w związku z tym 10 przelewów na ich rachunki (zmieniając walutę). Ile nas to będzie kosztować w sytuacjach, gdy: 1. używamy tylko konta w Polsce (przekazując z niego pieniądze na ich rachunki), 2. korzystamy z pośrednictwa konta operacyjnego w banku w Niemczech, 3. przelewamy pieniądze za pomocą kantoru internetowego. W obu ostatnich sytuacjach 1 mln zł najpierw przesyłamy jednorazowo z konta w Polsce na „rachunek pośredniczący”. Uwzględniamy także koszty prowadzenia konta na miejscu, nie tylko samych przelewów:

Łączny koszt 10 przelewów z konta w Polsce bezpośrednio na rachunki kontrahentów w Niemczech: 1120–4425 zł

Łączny koszt 10 przelewów na rachunki kontrahentów w Niemczech za pośrednictwem konta operacyjnego w miejscowym banku: 1292–2805 zł

Łączny koszt 10 przelewów na rachunki kontrahentów w Niemczech za pośrednictwem kantoru internetowego: 1042–2200 zł