Pomóż sobie i przetrwaj

1. Musisz oszczędzać. I nie tylko na ludziach 

Pierwsze, co przychodzi do głowy przedsiębiorcy ratującemu się przed skutkami kryzysu to szukanie oszczędności. Najłatwiej poczynić je tam, gdzie w grę wchodzą koszty prowadzenia biznesu – które zresztą zawsze warto monitorować. Przejrzyjcie więc swoje wydatki na czynsz, media, płace, zakupy materiałów, transport, usługi zewnętrzne itp. Sprawdźcie, które z tych kosztów możecie zmniejszyć (renegocjując np. czynsz z wynajmującym). Nieco większe przedsiębiorstwa powinny też szybko rozważyć możliwości outsourcowania zadań niezwiązanych z ich podstawową działalnością, dotychczas realizowanych we własnym zakresie (jak księgowość czy IT). 

Najczęściej pracodawcy szukają oszczędności w wydatkach osobowych: obniżają pensje, zwalniają pracowników, odbierają im różne profity. Jednak powinni to robić ostrożnie, uwzględniając m.in. długoterminową perspektywę. Tak, by skutkiem ich działań nie było pozbycie się kluczowych specjalistów, co utrudni im walkę o przetrwanie, nie wspominając już o walce o zyski. Zanim przedsiębiorca zdecyduje się kogoś zwolnić, powinien też przeanalizować, czy ma to sens ze względu na warunki otrzymania pomocy finansowej od państwa bądź z banku.

Największym kosztem firm są jednak nie pracownicy, ale opłaty za zakup materiałów i usług. Potrafią sięgnąć nawet 70 proc. wszystkich wydatków. Co więcej, właśnie tu często marnuje się pieniądze. W tropieniu przecieków warto poprosić o pomoc pracowników. Tak jak to zrobił pewien portal zamieszczający teksty w języku angielskim. Pisane są przez Polaków, a przed publikacją sprawdza je native speaker. Dotychczas robił to pewien polecony szefom portalu Amerykanin. Jednak jeden z autorów tekstów znalazł w kraju równie znakomitą, ale o połowę tańszą korektorkę – Brytyjkę.

Należy przy tym uważać, by nie „przechytrzyć”. Bywa np., że właśnie lepiej zastąpić jakieś tańsze rozwiązanie droższym, ale mniej awaryjnym czy też pochłaniającym mniej czasu i wysiłku. Koniec końców oszczędności potrafią być wtedy duże i to bez utraty jakości, zyskamy też na konkurencyjności. 

Obecny kryzys to także dobra okazja, by zerwać z „przekleństwem budżetowania”. Bo bezmyślnie akceptowane wydatki związane z funkcjonowaniem różnych części biznesu to tylko wierzchołek góry lodowej. Najgorszy jest sztywny i szeroko rozpowszechniony w firmach tzw. budżet kontraktowy. Jego szkodliwość polega głównie na tym, że nie można go „ruszyć”, mimo potrzeb wynikających z dynamicznie zmieniającej się sytuacji. Zamiast tego warto przejść na prognozowanie przychodów i wydatków. Taka prognoza wyznacza jedynie kurs, który można zawsze skorygować, gdy pojawią się nieprzewidziane okoliczności. 

2. Siła w grupie

Oprócz tropienia zbędnych wydatków, dobrze jest także rozważyć przystąpienie do którejś z grup zakupowych. Jest to rozwiązanie szczególnie korzystne dla mniejszych przedsiębiorstw, gdyż razem mają większą siłę przetargową w negocjacjach z dostawcami. Badania pokazują, że w zależności od rodzaju produktu oraz wielkości i częstotliwości realizowanych zakupów, w grę wchodzą oszczędności od kilku do nawet 30 proc. Najczęstsze obszary działań grup zakupowych to energia, paliwa, przesyłki kurierskie, gaz ziemny, butle LPG, materiały biurowe, środki czystości, telefonia, usługi medyczne, ubezpieczenia i różnego rodzaju materiały jednorazowe. 

Przedsiębiorstwa mogą się także zrzeszyć w grupę sprzedażową – najłatwiej wtedy, gdy obracają jednorodnymi towarami. Pozwala to ominąć pośredników i przejąć pobierane przez nich marże lub zyskać lepszą pozycję przetargową w stosunku do odbiorców, np. wielkich sieci handlowych. Można też wspólnie pokrywać koszty dystrybucji czy marketingu.

3. Przeglądaj portfel odbiorców i należności

Warto przeanalizować swoich odbiorców pod kątem branż, w jakich działają i związanego z nimi ryzyka. Nie wszyscy będą bowiem prowadzić w najbliższych miesiącach równie intensywną działalność czy osiągać przychody pozwalające im regulować należności w terminie. Może lepiej będzie zwiększyć liczbę kontrahentów, sprzedając każdemu z nich mniej, ale również przy mniejszym ryzyku? Dobrze także ustalić z nimi wyjątkowe zasady współpracy na czas kryzysu, np. dotyczące terminów dostaw czy płatności. Jak zauważa Jerzy Dąbrowski, prezes Bibby Financial Services, możemy w tych rozmowach uzależnić kolejne dostawy od zapłaty za poprzednie – w całości lub w części. 

Przy okazji przejrzyjmy należności i zróbmy wszystko, aby spływały na czas, zanim przemienią się w przeterminowane, trudne do ściągnięcia długi. Jeżeli nie jesteśmy w stanie sami się z tym uporać, sięgnijmy po wsparcie windykatora, który pobiera prowizję dopiero od faktycznie odzyskanej kwoty (success fee). Można też skorzystać ze stosunkowo taniego rozwiązania (5–8 proc. wartości ściąganego długu), jakim jest platforma internetowa PayHelp. Tu jednak płacimy z góry, niezależnie od efektów windykacji. Na platformę tę można zgłaszać faktury przeterminowane nawet tylko o jeden dzień i warte nie więcej niż 50 tys. zł każda. 

Udanie się do sądu, by odzyskać należności, to ostateczność, gdyż zwykle prowadzi do trwałego popsucia relacji z danym klientem. 

4. Zaprzyjaźnij się z wywiadownią

Trudno w to uwierzyć, ale większość rodzimych firm nie miało dotąd zwyczaju sprawdzać swoich partnerów biznesowych w wywiadowniach gospodarczych. Jednak obecna sytuacja, która potrafi się zmieniać z tygodnia na tydzień, to wystarczający powód, by jak najszybciej zacząć korzystać z ich usług. Informacje z wywiadowni pozwolą ocenić, jaki może być dalszy rozwój wypadków w przypadku konkretnej firmy i zawczasu postarać się obniżyć związane z nią ryzyko.

5. Dywersyfikuj, by zachować płynność 

Po pierwsze, chodzi o dywersyfikację źródeł surowców czy komponentów niezbędnych do produkcji lub świadczenia usług. Uzależnienie się od jednego tylko dostawcy to zawsze błąd, a teraz doszły jeszcze dodatkowe zagrożenia, jak choćby problem z docieraniem zamówionych produktów na czas. Rozproszenie takich źródeł pozwoli znacznie obniżyć ryzyko utraty ciągłości działalności, wzmocni też pozycję negocjacyjną przedsiębiorstwa w stosunku do dostawców. 

Z kolei przeglądając portfel tych ostatnich, nie zaszkodzi zapytać ich również o kredyt kupiecki (czyli wydłużenie terminu płatności). – To ważne, by rozmawiać z nimi o trudnościach. Dostawcy często rozumieją kryzysowe uwarunkowania, jednak żaden przedsiębiorca nie wydłuży terminu płatności, jeśli nie zostanie o to poproszony – podkreśla Dąbrowski. 

Po drugie, zdecydowanie warto też postawić na dywersyfikację źródeł zewnętrznego finansowania. Ujmując rzecz krótko – sięgajmy nie tylko po kredyt, nawet jeśli banki wprowadzają teraz antykryzysowe rozwiązania. Są także inne źródła finansowania niezbędnych inwestycji czy po prostu płynności, jak choćby leasing, ubezpieczenia transakcji albo faktoring (lub mikrofaktoring). Ten ostatni, wciąż niedostatecznie spopularyzowany wśród mniejszych firm, nie wymaga płacenia rat, a jednocześnie uwalnia pieniądze „zamrożone” w fakturach.

6. Nie panikuj, jeśli bank wypowie ci umowę

Wypowiedzenie umowy kredytu to skomplikowany i często przedłużający się proces. Przede wszystkim natychmiast sprawdź, czy umowa z bankiem dopuszcza możliwość naprawienia przez kredytobiorcę zaistniałego naruszenia w określonym czasie (zazwyczaj kontrakty zawierają takie klauzule). Jeśli umowa coś takiego przewiduje, zniknie podstawa do jej wypowiedzenia. Warto na tym etapie podjąć negocjacje z bankiem dotyczące dostosowania warunków umowy – jak choćby harmonogram spłaty zadłużenia – do zmienionych warunków prowadzenia biznesu. Pamiętajmy również, że ewentualne odrzucenie przez bank wniosku kredytobiorcy o restrukturyzację zadłużenia wymaga przekazania mu szczegółowych wyjaśnień dotyczących przyczyn tej decyzji. 

Jednak nie warto czekać do ostatniej chwili z kontaktem z bankiem. Lepiej stale monitorować, jak wypełniamy swoje zobowiązania (nie tylko pieniężne) zawarte w umowie kredytowej i w razie kłopotów jak najszybciej z nim porozmawiać. Banki też wiedzą, że czeka je trudny okres w najbliższym czasie i są bardziej skłonne do rozwiązywania naszych problemów tak, abyśmy byli w stanie spłacić w końcu swój dług. 

7. Sprawdź rozwiązania antykryzysowe 

O rozwiązaniach antykryzysowych szerzej piszemy w innych artykułach. Tu zaznaczymy tylko, że chodzi m.in. o ulgi lub zwolnienia, dopłaty do wynagrodzeń pracowników, zawieszenie spłat rat kredytów jak i o nisko oprocentowane pożyczki na pokrycie bieżących kosztów prowadzenia działalności, czyli podatków, składek, kosztów wynajmu lokalu itp. Jeśli nie zmniejszymy stanu zatrudnienia, taką tanią pożyczkę można będzie nawet umorzyć.