Branża spotkań na krawędzi. Apel do partnerów biznesowych
"My, przedsiębiorcy z branży komunikacji marketingowej i branży MICE, zatrudniający dziś setki tysięcy osób, z niepokojem obserwujemy rozprzestrzenianie się koronawirusa w Polsce i Europie. Wirus SARS-CoV-2 infekuje nie tylko kolejnych członków naszej społeczności, ale także gospodarkę i nasze relacje biznesowe, dzięki którym świadczymy usługi Wam, naszym klientom, Waszym konsumentom i tworzymy wiele miejsc pracy.
Przedsiębiorcy i spółki z kolejnych branż z dnia na dzień odnotowują spadek zamówień, sprzedaży a przerywane łańcuchy dostaw zamrażają produkcję dóbr i usług. Eksperci przewidują mniejszą dynamikę wzrostu PKB w 2020 roku. Indeksy giełdowe świecą się od kilku tygodni na czerwono w całej Europie. Zanikający popyt przekłada się na kłopoty z płynnością finansową, problemy w regulowaniu zobowiązań i przewidywane redukcje zatrudnienia. Gospodarka to system naczyń połączonych, gdzie kłopoty jednej branży bardzo szybko skutkują pogorszeniem kondycji innych. Wpływa to negatywnie na całą gospodarkę i rynek pracy. Utrata pracy i środków do życia przez członków naszej społeczności i ich rodziny wpłynie także negatywnie na bezpieczeństwo nas wszystkich. Teraz wrogiem nie jest wyłącznie recesja i kryzys gospodarczy, jakie świat zna od początku kapitalizmu, ale wirus, który przy destabilizacji najmniejszych gospodarstw domowych zagrozi zdrowiu i życiu nas wszystkich.
Szczególnie niebezpiecznym czynnikiem jest przedłużający się stan niepewności i fakt, że jest zbyt wcześnie, by całościowo móc ocenić wpływ epidemii na gospodarkę i jej poszczególne sektory.
Z niepokojem obserwujemy, jak wiele firm rozważa lub ustala z dostawcami realokowanie budżetów reklamowych, szkoleniowych, konferencyjnych, targowych, produkcyjnych i innych. Co znacznie gorsze, duża część rozważa całkowitą rezygnację z zaplanowanych projektów i kampanii, w ramach zabezpieczenia środków finansowych w obliczu zmniejszającego się popytu. Sytuacja całej branży jest dramatyczna. Docierają do nas głosy o zwolnieniach pracowników oraz nerwowym rozwiązywaniu umów z dotychczasowymi partnerami biznesowymi. Branża została wystawiona na poważny cios, spowodowany przede wszystkim masową rezygnacją firm z zaplanowanych eventów, kongresów, spotkań i innych działań. Anulowanie “z dnia na dzień” wszystkich projektów o charakterze wydarzeń i wyjazdów na okres najbliższych sześciu miesięcy powoduje bardzo wysokie ryzyko niewypłacalności i zaprzestania prowadzenia działalności w trybie natychmiastowym. Podkreślamy, że takie działania nie tylko nie ograniczają ryzyk związanych z obecną sytuacją, ale wręcz skutkują rozprzestrzenianiem się kryzysu gospodarczego. W obecnej sytuacji absolutnym priorytetem jest troska o zachowanie płynności finansowej partnerów gospodarczych, do czasu zakończenia zapaści rynkowej.
W związku z powyższym, 6 marca powołaliśmy branżowy sztab kryzysowy przy współpracy:
Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR
Klubu Agencji Eventowych SAR
Stowarzyszenia Branży Eventowej
Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel
Meeting Professionals International Poland Chapter
SITE Poland - Society for Incentive Travel Excellence – Chapter Poland
Polska Izba Przemysłu Targowego
Zadaniem branżowego sztabu kryzysowego jest informowanie na bieżąco o istotnych dla sektora faktach oraz reprezentowanie naszych środowisk – dostawców, agencji i klientów, we wspólnej sprawie. Pierwszym krokiem było przygotowanie oraz publikacja stanowiska w imieniu przedstawicieli branży. Dokument dostępny na: https://kae.com.pl/aktualnosci,stanowisko-przedstawicieli-branzy-mice,79.html Kolejny krok to przedstawienie sytuacji w Senacie oraz przedstawicielom rządu i instytucji państwowych. Nasze stanowisko spotkało się ze zrozumieniem i z pozytywną reakcją ze strony władz publicznych.
Wierzymy, że legislacyjna wersja specustawy dla gospodarki, której założenia zaprezentował w dniu 18.03.2020 r. Prezydent i Premier RP, zapewni pakiet działań osłonowych dla podmiotów gospodarczych, co pozwoli utrzymać nasze relacje biznesowe i ochronić miejsca pracy przed ich trwałą likwidacją.
Założenia ustawy antykoronawirusowej będziemy chcieli z Państwem omówić, by wypracować wytyczne i konkretne rozwiązania jak zarządzać łańcuchem dostawców w obszarze marketingu i MICE. W tym celu zwrócimy się do przedstawicieli i organizacji zrzeszających klientów oraz reklamodawców z osobnym zaproszeniem na spotkanie online.
Równolegle już dziś apelujemy o zawarcie Paktu Społecznego #TUgether, który w tym trudnym okresie pozwoli zredukować i tak już duże poczucie niepewności oraz da szanse na utrzymanie poziomu zatrudnienia.
NINIEJSZYM APELUJEMY O:
1. Aktywne włączanie swoich partnerów biznesowych, kontrahentów, dostawców w wewn. sztaby kryzysowe i grupy robocze pracujące nad rozwiązaniami dla sprzedaży, marketingu, zakupów i innych sektorów dotkniętych kryzysem. Poszukiwanie wspólnie z dostawcami alternatywnych rozwiązań dla sprzedaży i komunikacji z konsumentami w dobie pandemii i w okresie tuż po jej ustaniu.
2. Rozliczanie zrealizowanych już projektów w 2020 roku w trybie natychmiastowym.
3. Urealnienie terminów płatności pozwalających na zachowanie płynności finansowej – do nie dłuższych niż 30 dni, które dziś średnio wahają się pomiędzy 60 a 90 dni.
4. Pokrycie uzasadnionych kosztów anulacji projektów wraz z wynagrodzeniem agencji, dostawcy (proporcjonalnym do stopnia zaawansowania prac). Jako branża nie jesteśmy w stanie w sposób całkowicie bezkosztowy anulować projektów ze względu na zaciągnięte już zobowiązania (dotyczy to dostawców, podwykonawców, hoteli, transportu grupowego / lotniczego etc.) oraz poniesione koszty naszej pracy (zespoły ludzi).
5. Sprawne i bez zbędnej zwłoki rozliczanie anulowanych lub częściowo zrealizowanych już projektów.
6. Rozliczenie projektów przesuniętych na późniejszy termin w postaci transz osłonowych dla dostawców, przeznaczonych w okresie kryzysowej sytuacji na rzecz utrzymania zasobów i pracowników po stronie partnera w celu realizacji zleceń w odroczonym terminie.
7. Zaliczkowanie, już w tym momencie projektów zaplanowanych, zarówno przez firmy jak i instytucje publiczne, na trzeci kwartał 2020.
8. W przypadku firm, które nie stosują zaliczkowania – ustalenie nowych zasad finansowania projektów, wydarzeń, z gwarancją zaliczkowania.
9. Przeznaczenie stałego miesięcznego budżetu w okresie tej kryzysowej sytuacji na rzecz utrzymania po stronie partnera jego zasobów i zespołów w stanie gotowości do realizacji zleceń po zakończeniu tego trudnego czasu. W przeciwnym wypadku nie będziemy w stanie ochronić naszych pracowników i zagwarantować sprawnej, wysokiej jakości współpracy w przyszłości.
10. Utrzymanie możliwych projektów i przeniesienie ich na inny termin bez konieczności powtórnych procesów konkursowych / przetargowych. Możliwe jest zagwarantowanie osobnymi ustaleniami i umowami zakresu prac oraz kosztów przesuniętych zleceń. Stanowi to także ochronę dla klientów w postaci zachowania ciągłości dostaw usług marketingowych i MICE oraz utrzymania ich cen po ustaniu pandemii. Umożliwia również szybkie przywrócenie komunikacji z konsumentem i odbudowanie dynamiki sprzedaży.
11. Utrzymanie wyników zakończonych przetargów – bez ich anulacji - także w przypadku przeniesienia projektu nawet do roku czasu. Stanowi to także ochronę dla klientów w postaci zachowania ciągłości dostaw usług marketingowych i MICE i utrzymania ich cen po ustaniu pandemii. Umożliwia także szybkie przywrócenie komunikacji z konsumentem i odbudowanie dynamiki sprzedaży.
12. Podejmowanie w postaci umów, aneksów, listów intencyjnych, promes wzajemnych zobowiązań i gwarancji w zakresie realizacji przedmiotu umowy bez pogarszania warunków wcześniej ustalonych – na czas po ustaniu pandemii i okoliczności uniemożliwiających działanie stron.
13. Podejmowanie nowych zobowiązań biznesowych, przy pełnej świadomości i wzajemnej odpowiedzialności dot. koronawirusa i recesji gospodarczej.
14. Elastyczne i partnerskie podejście do regulowania wzajemnych zobowiązań (np. płatności w ratach, rozliczenia etapami), aby firmy mogły odzyskać płynność finansową oraz stabilność.
RÓWNOLEGLE JAKO WASI PARTNERZY,
DOSTAWCY I KONTRAHENCI, ZOBOWIĄZUJEMY SIĘ DO:
1. Aktywnej pomocy i włączania się w wewnętrzne sztaby kryzysowe i grupy robocze naszych klientów, pracujące nad rozwiązaniami dla sprzedaży, marketingu, zakupów i innych. Prowadzenia rozmów i ustaleń z naszymi klientami w poszukiwaniu alternatywnych rozwiązań dla sprzedaży i komunikacji z konsumentami w dobie pandemii i w okresie tuż po jej ustaniu.
2. Wyczerpującego uzasadniania kosztów anulacji projektów, zawierającego wynagrodzenie proporcjonalne do stopnia zaawansowania prac.
3. Sprawnego i bez zbędnej zwłoki rozliczania anulowanych lub częściowo zrealizowanych już projektów.
4. Podejmowania w postaci umów, aneksów, listów intencyjnych, promes, wzajemnych zobowiązań i gwarancji w zakresie realizacji przedmiotu umowy po ustaniu pandemii i okoliczności uniemożliwiających działanie stron.
5. Podejmowania wszelkich możliwych działań i wykorzystanie wszystkich możliwych narzędzi wynikających z oczekiwanej specustawy dla gospodarki i gwarancji Państwa – np. wnioskowanie o wsparcie finansowe instytucji państwowych, wnioskowanie o odroczone płatności kredytów, uruchamianie linii kredytowych, podejmowanie ewentualnych ulg dot. CIT i ZUS.
6. Korzystania z narzędzi zgodnych z Prawem Pracy, zmniejszających obciążenia pracodawcy, przy równoczesnym zachowaniu podstawowych praw pracownika, jak np. do bezpłatnej opieki zdrowotnej.
7. Opracowywania wspólnie z pracownikami i proponowania rozwiązań "pomostowych" na czas wychodzenia z kryzysu.
8. Elastycznego podchodzenia do obowiązków jako osoby zatrudnionej i jako dostawcy, w tym gotowość do świadczenia pracy w innym wymiarze, miejscu, sposobie czy w innym charakterze.
9. Utrzymania możliwych projektów i przeniesienie ich na inny termin bez konieczności powtórnych procesów konkursowych / przetargowych. Możliwe jest zagwarantowanie osobnymi ustaleniami i umowami zakresu oraz kosztów przesuniętych zleceń. Stanowi to także ochronę dla klientów w postaci zachowania ciągłości dostaw usług marketingowych i MICE i utrzymania ich cen po ustaniu pandemii. Umożliwia także szybkie przywrócenie komunikacji z konsumentem i odbudowanie dynamiki sprzedaży.
10. Utrzymania wyników zakończonych przetargów – bez ich anulacji - także w przypadku przeniesienia wydarzenia nawet do roku czasu. Stanowi to także ochronę dla klientów w postaci zachowania ciągłości dostaw usług marketingowych i MICE i utrzymania ich cen po ustaniu pandemii. Umożliwia także szybkie przywrócenie komunikacji z konsumentem i odbudowanie dynamiki sprzedaży.
11. Podejmowania nowych zobowiązań biznesowych przy pełnej świadomości i wzajemnej odpowiedzialności dot. koronawirusa i recesji gospodarczej.
12. Elastycznego i partnerskiego podejścia do regulowania wzajemnych zobowiązań (np.: płatności w ratach, rozliczenia etapami), aby firmy mogły odzyskać płynność finansową oraz stabilność.
Obecny kryzys z pewnością kiedyś się skończy. To jak z niego wyjdziemy w dużej mierze zależy od narzędzi pomocowych, zaproponowanych Państwo, ale również od wspólnych ustaleń między partnerami oraz działań podejmowanych „tu i teraz”.
Wierzymy w otwartą, szczerą i partnerską dyskusję, która przyczyni się do tego, że wszyscy odnajdziemy się w nowej, pokryzysowej rzeczywistości.
W poczuciu współodpowiedzialności za polską gospodarkę, utrzymanie wzrostu PKB, utrzymanie miejsc pracy – w poczuciu odpowiedzialności za bezpieczeństwo zdrowia i życia nas wszystkich, apelujemy o podjęcie działań zmierzających do wdrożenia postulatów zawartych w niniejszym dokumencie.
Dziś nasze, indywidualne bezpieczeństwo zależy od bezpieczeństwa wszystkich.
Możemy okazać sobie solidarność w walce z wirusem i kryzysem gospodarczym. To my tworzymy biznes. To my musimy go chronić.
Kumulacja negatywnych skutków koronawirusa, pogłębiona dodatkowymi obciążeniami, może mieć katastrofalny wpływ na życie, gospodarkę, stabilność państwa i służb. Siła tego wpływu będzie zależeć od bezpieczeństwa ludzi i firm, dzięki którym będą mogli przetrwać.
Mamy nadzieję, że nasze stanowisko spotka się z Państwa zrozumieniem i dzięki zachowaniu partnerskich relacji, w poczuciu wspólnej odpowiedzialności uda nam się razem przezwyciężyć zaistniałą sytuację.
Niniejszy apel jest stanowiskiem:
Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR
Klubu Agencji Eventowych SAR
Klubu Producentów Reklamowych SAR
Polskiego Klubu Brandingu SAR
Klubu Mediowego SAR
Klubu Ad Tech SAR
Klubu Dyrektorów Finansowych SAR
Klubu Strategów SAR
Stowarzyszenia Branży Eventowej SBE
Polskiej Izby Firm Szkoleniowych
Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce
Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel SOIT
Meeting Professionals International Poland Chapter MPI
SITE Poland - Society for Incentive Travel Excellence – Chapter Poland
Polska Izba Przemysłu Targowego
Zrzeszenie Agentów IATA w Polsce