Efektywne zarządzanie czasem - polecane praktyki

Wielu ekspertów ds. zarządzania czasem radzi, aby każdego dnia wykonywać nie więcej niż 6 zadan. Taka liczba jest podobno optymalna. Ale to dopiero pierwsza porada. 

Sprawdź: Najdroższa kawa świata

Zacznij od tego, aby nie zastanawiać się nad tym, kiedy wykonasz dane zadanie. Na początku określ tylko ilość czasu, jaką faktycznie poświęcasz na każde z nich. Dzięki tej bardzo ważnej decyzji będziesz pewien, że sprostasz sześciu wybranym obowiązkom w ciągu dnia. Jeżeli jedna lub dwie sprawy są zbyt czasochłonne jak na jeden dzień, zdecyduj, ile czasu poświęcasz na nią właśnie tego dnia. Zajmiesz się dużymi projektami w odpowiednich odcinkach czasu. 

Efektywnie zarządzanie czasem - ćwiczenie do wykonania

Stwórz listę zadań, a następnie obok każdego z nich zanotuj, ile czasu poświęcisz jutro na jego wykonanie. Twój wykaz może wyglądać następująco:

1. Przygotowanie oferty dla klienta - 0,5 godz.
2. Wysłanie umowy pocztą - 1,5 godz.
3. Spotkania zgodnie z terminarzem - 0,5 godz.
4. Telekonferencja z Kamilą - 1 godz.
5. Opracowanie planu marketingowego na bieżący miesiąc - 1 godz.
6. Opracowanie listu pro-sprzedażowego do działu reklamy bezpośredniej - 2 godz.

Zobacz: Ile zarabia Dude Perfect

Zsumuj wszystkie godziny przeznaczone na swoje zadania. Powinno wyjść ok. 6 godz., choć w tym wypadku wyszło 6,5 godz. Dobrze by było, gdyby sześć najistotniejszych kwestii zajmowało ok. 6 godz. Dlaczego? To proste. W ciągu dnia na pewno zdarzą się sytuacje, kiedy trzeba będzie działać od razu i zarzucić podjęty plan. Jeżeli zarezerwowałeś na to zapasowy czas, nawet gdy coś wytrąci cię z rytmu, masz zabezpieczenie czasowe – możesz kontynuować pracę według harmonogramu. 

Najważniejsze jest to, by trzymać się ustalonego planu bez względu na okoliczności. Właśnie tego rodzaju postępowanie możemy określić efektywnym zarządzaniem czasem.