Prawo i podatki

Dlaczego compliance jest potrzebny przedsiębiorcom?

© Shutterstock

Dzięki efektywnemu wdrożeniu systemu compliance przedsiębiorcy mogą uniknąć lub istotnie ograniczyć wiele ryzyk związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. 

Angielskie słowo compliance tłumaczone jest jako „zgodność, przestrzeganie, zastosowanie się”. W kontekście działalności gospodarczej określenie to rozumiane jest jako system dotyczący zasad postępowania w przedsiębiorstwie, którego celem jest zapewnienie zgodności podejmowanych działań z prawem, regulacjami wewnętrznymi oraz przyjętymi standardami postępowania. W Polsce zamiennie ze słowem compliance często stosuje się słowo „zgodność”. Dlatego w wewnętrznych dokumentach i procedurach, jak również w wypowiedziach na temat compliance, możemy spotkać określenia typu „zapewnienie zgodności” czy „zarządzanie zgodnością”. 

Wartość i znaczenie compliance najbardziej uwidacznia fakt, że dzięki efektywnemu jego wdrożeniu przedsiębiorcy mogą uniknąć lub istotnie ograniczyć wiele ryzyk, wśród których najistotniejsze są: nadużycia gospodarcze, przestępstwa finansowe, nieuczciwe działania pracowników i kadry zarządzającej, niewłaściwe prowadzenie dokumentacji firmy, nieuczciwa konkurencja i naruszenie prawa antymonopolowego, konflikt interesów, odpowiedzialność karna i karna skarbowa przedstawicieli i pracowników przedsiębiorcy, dyskryminacja i mobbing, naruszenie zasad ochrony danych, utrata danych, cyberprzestępczość oraz korupcja. Każde z wymienionych ryzyk może negatywnie wpłynąć na wyniki finansowe firmy, zwłaszcza że w przypadku niektórych naruszeń na przedsiębiorcę mogą zostać nałożone bardzo dotkliwe sankcje finansowe, np. za naruszenia z zakresu prawa konkurencji. Zapobieganie takim zdarzeniom chroni również reputację przedsiębiorcy. Warto o tym pamiętać, bowiem straty wizerunkowe często prowadzą do realnego spadku przychodów. Z powyższych względów systematycznie wzrasta znaczenie i popularność systemów compliance. Są one wdrażane nie tylko w spółkach-córkach należących do międzynarodowych grup kapitałowych. Coraz częściej rodzimi polscy przedsiębiorcy dostrzegają korzyści płynące z tego tytułu i decydują się na wprowadzenie compliance, a nawet tworzą wyspecjalizowane działy w strukturach swoich przedsiębiorstw. 

Rolą działu compliance jest w pierwszej kolejności prewencja, czyli zapobieganie zachowaniom sprzecznym z prawem lub przyjętymi regułami wewnętrznymi przedsiębiorcy. W sytuacji, gdy do naruszenia już doszło, dział powinien doprowadzić do jego wykrycia, zbadania i wyciągnięcia odpowiednich konsekwencji wobec osób odpowiedzialnych. Ostatecznie osoby odpowiedzialne za ten obszar powinny podjąć lub zainicjować podjęcie działań naprawczych, zapobiegających powstaniu takich samych lub podobnych naruszeń w przyszłości. Niektóre spośród działań w tym zakresie są realizowane (wdrażane) przez inne jednostki, np. przez audyt wewnętrzny, dział personalny, dział prawny czy przez tzw. właściciela biznesowego danego zagadnienia; dział compliance zaś inicjuje takie zadania, występuje w charakterze doradcy lub recenzenta. 

Sprawnie działający compliance opiera się na odpowiedniej organizacji w przedsiębiorstwie oraz na właściwym doborze osób odpowiedzialnych za jego przestrzeganie. Odpowiednia organizacja compliance to bardzo szerokie pojęcie. Musi ona uwzględniać zarówno ogólne reguły funkcjonowania compliance, jak i specyfikę danego przedsiębiorcy, przedmiot jego działalności, ewentualne wymagania regulatora rynku itd. Szczególnie istotne są tu właściwe: umiejscowienie działu compliance w strukturze organizacyjnej firmy (zwłaszcza jego podporządkowanie, a jeśli dotyczy to większych grup kapitałowych – odpowiednie powiązanie centralnej i lokalnych struktur compliance), uprawnienia działu compliance i obowiązki nałożone na pracowników (np. odbycia szkoleń, współpracy z tym działem), zapewnienie współdziałania ze strony innych jednostek organizacyjnych danej firmy, zapewnienie narzędzi umożliwiających pracownikom informowanie o naruszeniach, narzędzi umożliwiających działowi compliance szybką weryfikację takich zgłoszeń itd. Duże znaczenie ma również wprowadzenie niezbędnych regulacji wewnętrznych oraz audyty już istniejących procedur, zwłaszcza pod kątem oceny ich skuteczności w zapobieganiu i wykrywaniu nieprawidłowości oraz tego, czy są one elementami całościowego systemu compliance, czy też tylko pojedynczymi, fragmentarycznymi regulacjami, które nie będą w stanie zapewnić przedsiębiorcy oczekiwanej ochrony. 

 Miesięcznik „My Company Polska
PRENUMERATA

Moim zdaniem

Najczęściej czytane

Cztery sposoby na podatki

Boom na drony

Czy przenieść firmę za granicę

Kto zyska na ozusowaniu umów zleceń?

Dobre auto na niskie raty