Finanse

Księgowa z internetu

Internetowe systemy finansowo-księgowe wciąż są traktowane przez przedsiębiorców z rezerwą, mimo że są to rozwiązania dojrzałe i dostępne na rynku od lat. Mają nieocenione zalety i poradzi sobie z nimi każdy. Chociaż, gdy biznes się rozrasta i komplikuje,  tradycyjna księgowa będzie jednak lepsza. 

Sceptycyzm związany z tego rodzaju systemami dotyczy samej formy księgowości, czyli tego, że jest online – mówi Zofia Ciopcińska, prezes Finance Solutions, spółki specjalizującej się m.in. w obsłudze księgowo-podatkowej. Przedsiębiorcy obawiają się np. samodzielności i związanej z tym odpowiedzialności, gdyby popełnili jakiś formalny błąd. Jeśli nie czują się w takich sprawach kompetentni, a przy tym uważają, że programy internetowe nie zapewnią im wystarczającego wsparcia, wolą zawierzyć księgowej. Poza tym dla wielu z nich najważniejsza jest wysokość podatków i innych zobowiązań do zapłacenia oraz związane z tym terminy. Mało kto zadaje sobie trud przeglądania i „wgryzania się” w różne zestawienia i rejestry dotyczące podliczeń kosztów i przychodów, które dodatkowo oferują systemy internetowe. Nawet pomimo to, że przesyłane są one co miesiąc, aby przedsiębiorca miał pełniejszą kontrolę nad swą firmą i np. wykorzystywał informacje finansowe do lepszego zarządzania klientami, dostawcami, swoim zadłużeniem czy podatkami. 

Finance Solutions od 6 lat oferuje rozwiązania online, ale nie cieszą się one wielkim powodzeniem. Firma współpracowała m.in. z młodymi ludźmi, zakładającymi swój pierwszy biznes, dla których początkowo prowadziła rozliczenia dwutorowo: zachęcała ich do wystawiania faktur sprzedaży w darmowym programie ERP Faktury24, i to była ta część w pełni online. Pozostałe dokumenty trzeba było skanować, tworzyć z nich folder i przesyłać go w bezpiecznym połączeniu do jej biura rachunkowego. Ta próba trwała kwartał, żeby przedsiębiorcy mogli się przekonać do systemu internetowego, ale ostatecznie wybrali wersję tradycyjną. – Podejrzewam, że wykonywanie skanów ich przerosło – mówi Ciopcińska.  

Optymalizacja z automatu

Programy online nie tylko ułatwiają prowadzenie dokumentacji i dostarczają przydatne dane, ale także są „czujne”, co pomaga optymalizować daniny składane fiskusowi. Można dzięki temu uzyskać oszczędności i uniknąć kosztownych błędów. Anita Gołębiewska, dyrektor operacyjna internetowego biura rachunkowego SuperKsiegowa.pl, wspomina pewnego przedsiębiorcę, niezadowolonego z obsługi prowadzonej przez dotychczasową księgową, który był w trakcie szukania kogoś, kto ją zastąpi. Ponieważ zbliżał się czas miesięcznego rozliczenia podatków, zrobił je przez serwis online. – Na wstępie przeprowadziliśmy analizę jego wyników finansowych i okazało się, że od dwóch lat prawie dwukrotnie przepłaca, jeśli chodzi o część podatku od dochodu, ponieważ jego księgowa nie zasugerowała mu zmiany formy opodatkowania z progresywnej na liniową – opowiada Gołębiewska. Jego firma osiągała dochód sporo przekraczający 90 tys. zł rocznie, i tym samym wskakiwała na wyższy próg podatkowy. Przy progresywnym opodatkowaniu płaci się 18 proc. od dochodu do ok. 86 tys. zł, a od wszystkiego, co powyżej – 32 proc. Dlatego, gdy taka nadwyżka pojawia się regularnie, zazwyczaj warto przejść na podatek liniowy z jedną, 19-procentową stawką (o ile komuś nie zależy na ulgach). Nasz przedsiębiorca w ciągu tylko jednego roku przepłacił aż 70 tys. zł. – Internetowe systemy finansowo-księgowe mają wbudowane mechanizmy, które wyłapują takie sytuacje i automatycznie sugerują zmianę formy opodatkowania – tłumaczy Gołębiewska. 

Kolejny przykład, tym razem dotyczący kontroli limitu zwolnienia podmiotowego z VAT (w przypadku niektórych firm, kiedy wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150 tys. zł, są one zwalniane z VAT). Księgowa obsługująca jednego z przedsiębiorców raz, pod koniec danego miesiąca, otrzymywała zbiorczo jego faktury, nie monitorując ich „po drodze”, w ciągu minionych tygodni. Nie miała dostępu do programu MS Excel zainstalowanego na komputerze klienta, w którym wystawiał on dokumenty, i nikt nie zauważył na czas, że limit został przekroczony. – W rezultacie przedsiębiorca musiał zapłacić podatek VAT od jednej z faktur, który wyniósł 17 tys. zł – mówi Gołębiewska. Tymczasem system internetowy na bieżąco kontrolowałby sytuację i nie dopuścił do takiego błędu. Dobre programy finansowo-księgowe online są wręcz tak skrojone, by niekompetentnego czy niepewnego siebie przedsiębiorcę wesprzeć, nie wspominając już o rzeczy tak banalnej, jak rozwiązania kontrolne pozwalające wykryć pomyłkę i poprawić ją przed wysłaniem deklaracji podatkowej. – Dostawca systemu ma też zazwyczaj w ofercie pomoc w postaci konsultacji, a nawet obsługi kontroli skarbowej – zapewnia Anita Gołębiewska. 

Bezpieczeństwo danych 

Jednak przedsiębiorcy mogą też mieć inny powód do niepokoju: czy moje dane są u internetowego usługodawcy bezpieczne? – Jako operator systemu SzybkaFaktura.pl stosujemy procedury bezpieczeństwa wykorzystywane w bankowości elektronicznej – mówi Urszula Rodziewicz, kierująca biurem obsługi klienta w Cloud Planet, firmie oferującej wystawianie faktur, prowadzenie magazynu oraz księgi przychodów i rozchodów. – Każde logowanie na konto u nas jest szyfrowane certyfikatem SSL, a nasze serwery zlokalizowane są w jednym z najnowocześniejszych centrów danych w Polsce, w którym zapewniamy monitoring przez 24 godz. na dobę – dodaje. 

Aby nie zamartwiać się powierzeniem sieci ważnych danych, przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy dany system finansowo-księgowy stosuje podobne zabezpieczenia, czy jego rozwiązania mają takie certyfikaty, jak np. ISO 27001. Warto się także upewnić, czy automatycznie robi on kopie zapasowe (backup). – To gwarantuje, że żadne dane nie zostaną utracone – tłumaczy Rodziewicz. 

Poza tym wybierać należy tych, którzy biorą odpowiedzialność za ewentualne błędy własnych pracowników i mają związane z tym ubezpieczenie OC (zwykle dotyczy to połączenia systemu automatycznego ze wsparciem „przypisanej” księgowej). Jeżeli nie ma takiej informacji na stronie www firmy oferującej dany program, trzeba z nią to wyjaśnić. 

Niestety, jeśli chodzi o programy darmowe, wina za błędy spoczywa wyłącznie na barkach tego, kto z nich korzysta. 

Pełne wsparcie kosztuje

Firmy oferujące księgowość online podkreślają, że ich systemy dostosowane są do poziomu wiedzy użytkownika, korzystającego np. z bankowości elektronicznej. Jak zapewnia Anita Gołębiewska, są one testowane, aby były bardziej intuicyjne i szybsze w obsłudze niż standardowe programy księgowe. Dzięki temu np. rozliczenie księgowości dla firmy z 10 dokumentami zajmuje nie więcej niż 15 min. Poza tym rozwiązania te są często dostępne także na urządzeniach mobilnych, a pracownicy usługodawcy odpowiadają na pytania użytkowników, oferując różnorodne drogi kontaktu (chat, telefon, media społecznościowe). 

Niestety, w praktyce nie zawsze jest tak różowo. Przede wszystkim indywidualne wsparcie i branie na siebie odpowiedzialności oferowane są najczęściej tylko po opłaceniu przez klienta najdroższego pakietu, w ramach miesięcznego abonamentu. Pakiet ten to zresztą nic innego jak dodanie usług normalnego biura rachunkowego. Mamy dostęp z komputera (a często także ze smartfona) do narzędzi systemu i do dokumentów, jednak to  usługodawca realizuje wtedy wszelkie procesy księgowe, czyli wprowadza wydatki, generuje deklaracje itd. Przedsiębiorca musi jedynie udostępnić przez internet faktury sprzedaży, a dokumenty kosztowe przesyła w wersji drukowanej do księgowej lub zamieszcza na swoim koncie skany w formacie pdf. Oczywiście, wyłącznie jego sprawą jest to, co wprowadzi na konto i jak zakwalifikuje dany koszt. Usługodawcy odpowiadają za stosowanie się do bieżących przepisów i stworzenie prawidłowych algorytmów wyliczania podatków. – Przedsiębiorca otrzymuje informację z wynikami za dany miesiąc i na tej podstawie dokonuje opłat do właściwych instytucji – tłumaczy Magdalena Rojewska z iFirma.pl, serwisu pozwalającego m.in. na samodzielnie prowadzenie księgi przychodów i rozchodów czy dokumentacji w zakresie kosztów i podatku VAT. 

Rozwiązanie dla najmniejszych

Zdaniem przedsiębiorców internetowe systemy finansowo-księgowe sprawdzają się głównie w przypadku osób samozatrudnionych, prowadzących samodzielną działalność gospodarczą albo w małych firmach z prostym modelem biznesowym. Marcin Fiedziukiewicz, dyrektor operacyjny w firmie Mustache Warsaw, prowadzącej platformę online, na której projektanci i rękodzielnicy wystawiają na sprzedaż swoje wyroby, tłumaczy, że do jego firmy, która zawiera wiele transakcji dziennie, i to zarówno z wystawcami, jak i z kupującymi, taki system nie pasuje. Jego zdaniem internetowe systemy są opracowywane z myślą o przeciętnym kliencie i nie są tak elastyczne jak stacjonarne biura, które po zrozumieniu specyfiki biznesu mogą później wychodzić z inicjatywą i do skutku szukać wyjaśnień niektórych złożonych transakcji. 

– Księgowość internetowa jest świetnym rozwiązaniem dla początkujących przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników i nie operują wieloma fakturami – mówi Łukasz Tomczak, współzałożyciel firmy kurierskiej Let’s Deliver, który zresztą sam korzystał z programów internetowych, kiedy jeszcze prowadził działalność jednoosobową. Później musiał to zmienić: – Gdy otwiera się spółkę z o.o., wraz z inwestorem korzystającym np. z funduszy unijnych, okazuje się, że wymagana jest pełna księgowość. Do tego w grę wchodzi wiele skomplikowanych rozliczeń – wyjaśnia. 

A Anita Gołębiewska z SuperKsiegowa.pl zaleca przestawienie się na biuro rachunkowe już w przypadku firm zatrudniających ok. 10 osób, ponieważ nagromadzenie obowiązków – szczególnie rozliczanie wynagrodzeń – nie sprzyja skupieniu się na rozwoju biznesu. 

Niemniej większe przedsiębiorstwa korzystają z wybranych usług. Np. klientami Fakturownia.pl, oferującej eksport danych do popularnych systemów księgowych, są zarówno ci, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółki z o.o. czy akcyjne. – Wielu klientów wystawia z naszą pomocą wszystkie faktury przychodowe i kosztowe i jednym kliknięciem na koniec miesiąca eksportuje komplet danych do swojego systemu – mówi Marcin Stefaniak, współtwórca Fakturownia.pl. 

 


Musisz mieć u siebie KPiR

Serwisy internetowe nie przewidują  specjalnych zakładek z elektroniczną książką przychodów i rozchodów (KPiR). Przepisy nakazują zresztą, aby przedsiębiorca trzymał ją wydrukowaną w swojej siedzibie. Niemniej programy online oferują zbiorczy eksport dokumentów do pliku czy plików pdf, które można wydrukować. 

 


Zofia Ciopcińska, prezes Finance Solutions

Przedsiębiorca, decydując się na korzystanie z internetowego systemu finansowo-księgowego, powinien m.in. wykazywać się systematycznością we wprowadzaniu danych. Tutaj nie ma opcji, że klient bardzo późno w miesiącu stawi się u księgowej, a ta będzie potem miała kilka dni na wprowadzenie dokumentów do systemu. 

 Miesięcznik „My Company Polska
PRENUMERATA

Moim zdaniem

Najczęściej czytane

Cztery sposoby na podatki

Boom na drony

Czy przenieść firmę za granicę

Kto zyska na ozusowaniu umów zleceń?

Dobre auto na niskie raty