Prawo i podatki

Jak skutecznie przeciwdziałać problemowi przekraczania terminów obsługi spraw?

Fot. MCP

Rzecz o tym, dlaczego łatanie dziur nie podnosi efektywności procesów biznesowych.

Przeciekanie dachu to problem, z którym właściciel budynku może sobie w stosunkowo prosty sposób poradzić. Ważna jest jednak umiejętność rozpoznania i naprawienia powstałych usterek, choć samo zlokalizowanie przecieku może okazać się niewystarczające. W takiej sytuacji natychmiast pojawia się wątpliwość, jaką metodę wybrać, aby naprawić nieszczelność i z jakich narzędzi i rozwiązań skorzystać. 

Przeciekanie dachu jest podobne do sytuacji, które spotykamy w procesach biznesowych. Wystarczy się rozejrzeć: bezcelowe spotkania, wielowątkowość zadań i procesów, brak spójności, podwójne wprowadzenie tych samych danych, nieodnalezione informacje. W efekcie: przekroczone terminy spraw. To tylko krople zbierające się w wiadrze o nazwie „marnotrawstwo”.

Rozwiązaniem nierzadko może być konieczność przeprowadzenia remontu generalnego. Warto wówczas wykonać kompleksową analizę problemu, podejmując decyzję o centralizacji informacji w postaci elektronicznych archiwów, dla których wsadem będą zdigitalizowane dokumenty papierowe mające wpływ na obsługę przyszłych spraw.

Jeśli nie jesteśmy specjalistami dekarstwa, wybór metody uszczelnienia pokrycia dachowego warto skonsultować z fachowcem. Doradzi on, w jaki sposób organizować informacje, rejestrując wszystkie zdarzenia, skanując korespondencję, grupując sprawy i przydzielając potokom danych ścisłe terminy wykonania. Standaryzacja procesów i dystrybucja dokumentów w ramach zespołów, projektów czy departamentów pozwala tworzyć wartościową informację, przy jednoczesnym zachowaniu terminów wykonania.

Jeśli doskwiera nam coraz większy zalew nieustrukturyzowanych informacji i danych, co przekłada się na przekraczanie kolejnych terminów, postawmy pierwszy krok na drodze do poprawy standardu pracy. Wszyscy ponosimy koszty nieoptymalnych procesów, niezależnie od sumy kropel zebranych w wiadrze, które z dnia na dzień zapełnia się coraz szybciej. Upewnijmy się zatem, co jest lepsze: łatanie dziur czy wykonanie nowego pokrycia.


Autor jest Ekspertem ds. Zarządzania Informacją www.rhenus-data.pl

 Miesięcznik „My Company Polska
PRENUMERATA

Moim zdaniem

Najczęściej czytane

Cztery sposoby na podatki

Boom na drony

Czy przenieść firmę za granicę

Kto zyska na ozusowaniu umów zleceń?

Dobre auto na niskie raty