Zarządzanie

Jak zorganizować firmowy event

fot. Adobe Stock

Urodziny firmy, otwarcie nowej siedziby, osiągnięcie biznesowego sukcesu… Każdy powód do świętowania jest dobry. Gorzej z możliwościami zorganizowania firmowej imprezy. Podpowiadamy, jak to zrobić samodzielnie. A także kiedy lepiej zadzwonić po specjalistów.

Wielu początkujących przedsiębiorców zapomina, że firmowy event to nie rodzinne imieniny czy impreza wśród znajomych. Tu nie można iść na żywioł. Inni od razu oddają organizację wyspecjalizowanym firmom, słono za to rzecz jasna płacąc. A przecież można to zrobić samemu, ale wciąż profesjonalnie. Grunt to pamiętać, że biznesowy event ma swój cel. Jeśli więc organizujemy imprezę promującą np. nasz nowy produkt lub usługę, pamiętajmy, że wydane pieniądze powinny skutkować dotarciem do grupy docelowej czy zacieśnieniem współpracy z dotychczasowymi klientami.  

Kto się tym zajmie

– Każdy przedsiębiorca powinien dzielić się sukcesami z pracownikami, a event jest doskonałą do tego okazją – mówi Paweł Haberka, CEO wrocławskiej agencji eventowej PowerEvents, która zajmuje się profesjonalną organizacją imprez firmowych. Jego zdaniem nie zawsze trzeba zatrudniać specjalistów, sporo eventów można zorganizować na własną rękę. Dotyczy to zarówno dużych, jak i niewielkich firm. – Nawet dysponując niewielkimi środkami, firma może sama opracować i wyprodukować event – wtóruje mu Tomasz Lewandowski, ekspert w dziedzinie organizacji eventów i komunikacji public relations. Warunek? Przygotowania do organizacji takiego wydarzenia należy rozpocząć dużo wcześniej, zwykle kilka miesięcy, szczególnie, gdy w naszym przedsiębiorstwie do tej pory nie było odpowiedzialnych za to osób. – Przygotowanie eventu to zajęcie pracochłonne i absorbujące. Osoby, które do niego wyznaczamy powinny mieć do tego określone predyspozycje, choćby przebojowość, sumienność czy umiejętność negocjacji cen z podwykonawcami – mówi Tomasz Lewandowski. Jeśli uda nam się znaleźć w naszym zespole takie osoby, praca nad samym eventem nie będzie dla nich uciążliwym, dodatkowym obowiązkiem, ale ciekawym i nowym zawodowym doświadczeniem, które może przydać się w przyszłości. 

Ile osób oddelegować do takiego zadania? Paweł Haberka radzi, aby powołany zespół nie był większy niż pięć osób: – W każdym teamie musi być lider i główny menedżer, posiadający całkowitą wiedzę. Do współpracy powinni być zaproszeni chętni pracownicy. Jeżeli jeszcze mają jakieś doświadczenie, to z pewnością ułatwi to wszystkim pracę. Zadania powinny być podzielone na duże i te drobne, wręcz detale. Najlepiej kiedy osoba ma podobne charakterem zadania i tematy np. osoba zajmująca się cateringiem, odpowiada też za barmanów, ławy, stoły, namioty...  – wcześniej tłumaczy Paweł Haberka. 

Pełna wersja artykułu jest dostępna dla subskrybentów. Aby uzyskać dostęp do artykułu należy się zarejestrować/zalogować a potem zakupić subskrypcje. Zobacz Cennik treści i serwisów płatnych.

Miesięcznik „My Company Polska
PRENUMERATA

Moim zdaniem

Najczęściej czytane

Czy przenieść firmę za granicę

Cztery sposoby na podatki

Boom na drony

Kto zyska na ozusowaniu umów zleceń?

Dobre auto na niskie raty