Nowe Technologie

Przerzuć dokumenty do „chmury”

Adobe Stock

Elektroniczny obieg dokumentów może być szansą na uwolnienie pracowników od obowiązku żmudnego dbania o dokumentację.  Jeśli tylko nie popełnimy poważnych błędów...

Duży wzrost kosztów pracy połączony z coraz niższym bezrobociem staje się zmorą wielu polskich przedsiębiorstw. Szczególnie ten drugi czynnik poważnie uderza w plany firm. Pokazuje to m.in. badanie zrealizowane przez ZPP razem z firmą Maison & Partners.  50 proc. przedsiębiorców z sektora MSP jako jedną z głównych barier w rozwoju biznesu uznaje koszty pracy. To szczególny problem dla mikrofirm – jako przeszkodę wskazuje to 57 proc. z nich. 

– Większość badanych przedsiębiorców jako główny powód niezatrudniania większej liczby pracowników wymienia brak środków finansowych – mają oni silne poczucie, że pracownik „zbyt dużo kosztuje” i firmy nie stać na poniesienie tych kosztów – piszą eksperci ZPP.

Rozwiązań tej sytuacji jest kilka – poszukiwanie tańszych pracowników, ograniczenie skali działalności lub automatyzacja procesów. Jeśli chodzi o to ostatnie, w zależności od profilu firmy, można przebierać w szeregu możliwości. Wśród nich jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD).

– Skuteczne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w dłuższej perspektywie to nie tylko oszczędność czasu pracowników, ale i redukcja kosztów urządzeń i materiałów biurowych koniecznych do tradycyjnego tworzenia, powielania i archiwizacji dokumentów papierowych – zwraca uwagę Hubert Klekowicz, partner w firmie doradczej Crido.

O co chodzi w EOD

W wielkim uproszczeniu elektroniczny obieg dokumentów to przejście sfery związanej z zarządzaniem dokumentami w firmie z trybu offline na online. Czyli  – koniec z papierem. 

– Pozwala on zautomatyzować czasochłonne procesy związane z udostępnianiem i przechowywaniem dokumentów (zamówień, faktur lub zapytań ofertowych czy dokumentów urzędowych), ujednolicić procedury przekazywania korespondencji, zadbać o integralność danych, uniknąć sytuacji, w której dokument zostaje zgubiony lub trafia w niewłaściwe ręce – wylicza Tomasz Nazaruk, CEO w Ricoh Polska.

Pełna wersja artykułu jest dostępna dla subskrybentów. Aby uzyskać dostęp do artykułu należy się zarejestrować/zalogować a potem zakupić subskrypcje. Zobacz Cennik treści i serwisów płatnych.

Miesięcznik „My Company Polska
PRENUMERATA

Moim zdaniem

Najczęściej czytane

Czy przenieść firmę za granicę

Cztery sposoby na podatki

Boom na drony

Kto zyska na ozusowaniu umów zleceń?

Dobre auto na niskie raty