Nowe Technologie

Tanie drukowanie

Zakup drukarek to niewielki wydatek w porównaniu z kosztami ich eksploatacji, które potrafią pożreć nawet 15 proc. przychodów firmy. Są jednak sposoby, by je ograniczyć: zużywać mniej tuszu, tonerów, papieru, ściąć koszty serwisu. Oczywiście, wszystko z głową, by nie ucierpiała efektywność.

Nie każdy zdaje sobie sprawę, jak dużo pieniędzy potrafi pochłonąć drukowanie dokumentów. I nie chodzi tylko o papier, ale przede wszystkim – o drogie materiały eksploatacyjne. Producenci drukarek zazwyczaj sprzedają je tanio, za to zarabiają na tuszach i tonerach. W rezultacie koszty druku i obiegu dokumentów mogą sięgnąć od 5 do 15 proc. przychodów firmy. Co ciekawe, ogromna większość przedsiębiorstw nawet nie monitoruje tych wydatków. Uzmysłowienie ich sobie to pierwszy krok, by je zoptymalizować. – Cena zakupu sprzętu drukującego to często najwyżej 15 proc. całkowitych kosztów związanych z jego eksploatacją – zwraca uwagę Łukasz Rumowski, dyrektor rozwoju produktu w spółce Arcus.

Zaczynamy od kontroli

Aby zobaczyć, co można tu zmienić, warto sprawdzić, kto i co drukuje. Są do tego narzędzia, ale w niewielkiej firmie wystarczy zwykła kontrola zużycia papieru, tuszu i tonerów. – Na tym etapie trzeba odpowiedzieć na takie pytania, jak: ile osób będzie korzystać z urządzeń drukujących, jaki rodzaj dokumentów będzie drukowany, czy istnieje potrzeba druku w kolorze lub czy wykorzystywane będą również inne funkcje, np. skanowanie, kopiowanie, faksowanie – wylicza Katarzyna Idzkiewicz, menedżer ds. marketingu w Brother Polska.

W niedużym przedsiębiorstwie do przeprowadzenia takiej analizy wystarczy zdrowy rozsądek, np. osoby zarządzającej pracą biura. Większe mogą zlecić audyt. Łukasz Rumowski podkreśla, że najczęstszy rezultat kontroli to decyzja o zmniejszeniu liczby urządzeń. Zamiast wielu starych, często atramentowych i kosztownych w eksploatacji drukarek różnych firm, stawiane są większe, jednego producenta. Już samo ograniczenie ilości sprzętu i różnorodności materiałów eksploatacyjnych daje oszczędności: można dostać zniżkę przy większych, jednorodnych zakupach, spadają też koszty serwisowania. Do tego uwalnia się przestrzeń w biurze. Nie tylko ta zajmowana przez drukarki, ale też np. przez zapasowe tonery.

Precyzyjne dostosowanie

Kolejne rozwiązania, pozwalające ściąć koszty, to na przykład druk dwustronny, do zaakceptowania w wielu sytuacjach, czy wydruk w trybie ekonomicznym. Choć i tu należy dokładnie wszystko sprawdzić. – Działy księgowości czy finansów potrzebują np. czytelnych, czarno-białych wydruków, czasami w rozmiarze A3, żeby wydrukować arkusze finansowe. Z kolei pracownicy działu sprzedaży muszą mieć szybką, kolorową drukarkę A4, aby przed spotkaniem wydrukować prezentację dla klienta – opisuje Rumowski.

Dodatkowym sposobem na optymalizację wydatków jest zastosowanie oprogramowania wspierającego obieg dokumentów. W małych przedsiębiorstwach rozwiązanie to raczej się nie sprawdzi, ze względu na jego koszty, ale i tak warto, co się da, przenieść do komputerów lub skorzystać z darmowych programów dostępnych np. w sieci. W średnich firmach może to nie wystarczyć, ale płatne oprogramowanie zwykle generuje takie oszczędności, że zwraca się z nawiązką. Część dokumentów jest wtedy przenoszona do intranetu, system nadzoruje, kto i ile drukuje, i nadaje użytkownikom stosowne uprawnienia.

Można też sięgnąć po outsourcing – wynająć drukarkę, nie interesując się jej serwisem. Płacimy jedynie od wydrukowanej strony, korzystając z zaproponowanych przez dostawcę rozwiązań. Outsourcing warto jednak rozważyć jedynie wtedy, gdy potrzebne są drogie, profesjonalne urządzenia, z których korzystać będzie przynajmniej kilkunastu pracowników.

 Miesięcznik „My Company Polska
PRENUMERATA

Moim zdaniem

Najczęściej czytane

Cztery sposoby na podatki

Boom na drony

Czy przenieść firmę za granicę

Kto zyska na ozusowaniu umów zleceń?

Dobre auto na niskie raty