Prawo i podatki

Nowe technologie IT w usługach księgowych

Fot. Shutterstock

Nowoczesne technologie mają istotny wpływ na sposób prowadzenia księgowości i nasze biuro rachunkowe. Ale to nieprawda, że zapomnieliśmy o ludziach. 

Trzeba przyznać, że ustawa o rachunkowości sprzyja stosowaniu nowych technologii w księgowości. Jej przepisy wskazują bowiem jedynie ogólne zasady „prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera” i ochrony danych, dzięki czemu nie ograniczają wprowadzania nowoczesnych rozwiązań. 

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości przedsiębiorstwo powinno posiadać dokumentację opisującą przyjętą politykę w tym zakresie. Prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera, przedsiębiorstwo powinno dysponować opisem „zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych” oraz systemu przetwarzania danych i ich ochrony. 

Jak widać, nie są to wygórowane warunki do tego, aby stosować nowoczesne systemy informatyczne przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Co więcej, art. 13 ust. 2 ustawy o rachunkowości uznaje „zbiory danych, bazy danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania”, co pozwala m.in. na wykorzystanie chmury obliczeniowej (cloud computing), o czym więcej za chwilę. 

Warto podkreślić również, że ustawa o rachunkowości w art. 71 ust. 2 zaleca taki sposób ochrony danych, do którego najlepiej nadają się nowoczesne systemy informatyczne z możliwością szybkiego mirroringu, tworzenia kopii zbiorów danych i ich bezpiecznego przechowywania. 

Dane w czasie rzeczywistym

Obecnie najpopularniejsze systemy ERP (Enterprise Resource Planning) z powodzeniem zastępują starsze systemy informatyczne i ułatwiają wywiązywanie się z nowych obowiązków, np. w zakresie sporządzania i przesyłania plików kontrolnych JPK. Systemy informatyczne pomagają również chronić dane osobowe zgodnie z wymogami RODO. 

Systemy te przetwarzają duże ilości danych i dostarczają niezbędnych informacji do podejmowania decyzji przez kadrę zarządzającą. Obecnie możliwe jest także udostępnianie ich przez internet (cloud computing), a nie tylko instalowanie na własnych serwerach. Takie rozwiązanie jest wygodne dla rozproszonych firm, które nie chcą inwestować we własną infrastrukturę informatyczną. Dzięki temu można mieć dostęp do najnowszych wersji oprogramowania z dowolnego urządzenia i w dowolnym miejscu. Takie rozwiązania zapewne niedługo będą dostępne na każdą kieszeń. 

Nowoczesne systemy informatyczne pozwalają integrować dane z różnych programów, np. magazynowych, bankowości internetowej lub programów przeznaczonych do fakturowania. Klienci dostarczają je do naszego biura rachunkowego, a naszym zadaniem jest ich właściwa integracja, w celu prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz terminowego sporządzenia raportów i deklaracji. To spore wyzwanie, aby bezbłędnie i sprawnie zrobić to w przypadku 40 różnych systemów i 20 różnych banków. 

Znaczną część raportów przygotowujemy i drogą e-mailową przekazujemy klientom w formacie arkusza kalkulacyjnego, co niestety sprzyja powstawaniu wielu wersji zapisanych na komputerach w naszym biurze rachunkowym, u klienta i jego pracowników. Dlatego też obecnie postawiliśmy sobie zadanie dostarczania tych danych online w czasie rzeczywistym. 

W tym celu będziemy wdrażać nowoczesny system ERP oraz e-obieg dokumentów, wprowadzać program do automatycznego rozpoznawania faktur i predekretacji dokumentów, a także rozwiązania BI (business intelligence) – do udostępniania, przeglądania danych i controllingu przez przeglądarkę internetową. Mamy nadzieję stosować najnowocześniejsze dostępne rozwiązania informatyczne przy prowadzeniu ksiąg i świadczeniu usług kadrowo-płacowych. 

Człowiek jest najważniejszy

Nawet najlepszy system informatyczny nie zastąpi jednak pracownika. Bez wykształconych i doświadczonych księgowych nie moglibyśmy uzyskać wysokiej jakości usług. O naszej rzetelności niech świadczy fakt, że niektórzy klienci są z nami nieprzerwanie od ponad 10 lat. 

W naszych biurach w Warszawie i Katowicach zatrudniamy zespoły księgowych, zarówno samodzielnych, jak i dopiero stawiających pierwsze kroki w buchalterii. Mają oni szansę obsługiwać klientów zagranicznych i rozwijać znajomość angielskiego i niemieckiego. Wspólnie z doradcami podatkowymi i audytorami od kilkunastu lat zapewniamy klientom obsługę w zakresie prowadzenia ksiąg i spraw kadrowo-płacowych, doradztwa podatkowego i badania sprawozdań finansowych. 

 

Miesięcznik „My Company Polska
PRENUMERATA

Moim zdaniem

Najczęściej czytane

Czy przenieść firmę za granicę

Cztery sposoby na podatki

Boom na drony

Kto zyska na ozusowaniu umów zleceń?

Dobre auto na niskie raty