Cyfryzacja biznesu

Bardziej analogowi niż cyfrowi

Fot. Shutterstock

Mniejsi gracze mogą mnóstwo zyskać na cyfryzacji: większą efektywność, niższe koszty, łatwiejszy dostęp do nowych rynków. Co więcej – mogą dzięki niej stawać w szranki z gigantami. Niestety, rodzime mikro i małe przedsiębiorstwa wloką się pod względem digitalizacji w ogonie Europy, ryzykując, że pędzący do przodu świat przejedzie po nich jak walec. 

To, że cyfrowa rewolucja nadal będzie przyspieszać, nie budzi wątpliwości. Jej wpływ na ekonomię też rośnie w zawrotnym tempie. Udział e-gospodarki w PKB Polski szacowany był w 2016 r. przez firmę Deloitte na 5 proc. (więcej niż udział rolnictwa czy górnictwa), a w 2020 r. będzie to już 9,5 proc. Ogółem chodzi o tempo cyfryzacji, zajmujemy wysokie, 6. miejsce w Europie. 

Lecz jeśli wejrzeć w szczegóły, wygląda to mniej różowo. Jak wynika z „Raportu o sytuacji mikro i małych firm w roku 2017”, przygotowanego przez Bank Pekao SA, najmniejsze polskie biznesy za bardzo dobrodziejstw cyfryzacji nie doceniają. Np. tylko 19 proc. deklaruje, że korzysta z chmury obliczeniowej do przechowywania danych lub obsługi oprogramowania dla wsparcia procesów biznesowych. Jeszcze mniej, bo 15 proc., zbiera i aktualizuje informacje o klientach, wykorzystując technologie cyfrowe, aby zwiększyć swoją sprzedaż. Jedynie  25 proc. handluje online swymi usługami lub produktami, przy czym ledwie 14 proc. deklaruje, że sięga przy tym po aplikacje mobilne (tymczasem już w 2014 r. aż 85 proc. konsumentów chciało robić zakupy za pomocą smartfona, co pokazało badanie IBM). 

Wykorzystanie przez mikro i małe przedsiębiorstwa nowych technologii do poprawy zarządzania biznesem i integrowania związanych z tym procesów wygląda już bardziej przyzwoicie – dotyczy 37 proc. zapytanych firm (choć to też nie za wiele). 

Pozornie znacznie lepiej ma się cyfryzacja zaprzężona do celów marketingowych: już 60 proc. „maluchów” reklamuje się w internecie. Jednak większość (79 proc.) ogranicza się do działań prowadzonych na swojej stronie www, czyli stawia na rozwiązanie konwencjonalne i coraz mniej skuteczne (jeśli traktowane jest jako jedyny kanał dotarcia do odbiorcy). Tylko 41 proc. ma swój profil w mediach społecznościowych, a 36 proc. stosuje pozycjonowanie w wyszukiwarkach (tzw. SEO). 

Naprawdę dobrze najmniejsze przedsiębiorstwa wypadają jedynie pod względem korzystania z usług bankowości elektronicznej (co, przy jej zaawansowaniu w kraju, nie dziwi) – tu wskaźnik wynosi aż 90 proc. Na przeciwległym biegunie leży sprzedaż na rynkach zagranicznych za pośrednictwem e-commerce – deklaruje ją 5 proc. (sic!) zapytanych. 

Brak dojrzałości

Tymczasem cyfryzacja przenika wszystkie gałęzie gospodarki i firmy te nie mają wyboru, muszą się na nią bardziej otworzyć, jeśli chcą rosnąć czy być konkurencyjne. Ich rywale, korzystając z rozwiązań IT, mogą zmniejszyć koszty działalności, a za to zwiększyć efektywność i przychody: działać oszczędniej, lepiej współpracować z klientami i kontrahentami, sprawniej opracowywać nowe produkty, łatwiej poszerzać rynki zbytu itp. – Według badania przeprowadzonego przez Salesforce firmy, które wdrażają u siebie systemy informatyczne, są w stanie podnieść zadowolenie klienta o 28 proc., a swoje przychody o 20 proc. – zauważa Jerzy Grzesiak, starszy konsultant w zespole ds. sektora publicznego, innowacji i zachęt inwestycyjnych w Deloitte. 

Generalnie przedsiębiorstwa na całym świecie z takimi wdrożeniami się nie ociągają: jak podaje Grand View Research, globalny rynek oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi w ciągu najbliższych sześciu lat osiągnie wartość 23,4 mld dol., rosnąc średnio o 18,4 proc. rocznie. Na dodatek w ostatniej dekadzie także w naszym kraju przybyło firm określanych jako „dojrzałe cyfrowo”, które do digitalizacji mają podejście całościowe obejmujące wszystkie ich procesy biznesowe (a nie tylko niektóre) – w ramach przemyślanej strategii. Tu już nie chodzi jedynie o wdrożenie systemu CRM czy założenie interaktywnej strony na Facebooku. Z analizy SAP wynika, że dojrzałe cyfrowo są zwłaszcza te firmy, które mają cztery cechy: wprowadzają zmiany obejmujące całość ich organizacji, priorytetowo traktują doświadczenia klientów ze swoją marką, inwestują w talenty i zapewniają fundusze na innowacje. 

Ich przeciwieństwem są biznesy „analogowe”, które co najwyżej korzystają z poczty elektronicznej. Bardzo dużo jest ich wśród mikrofirm – ok. jednej czwartej. Ale nawet gorzej wypada ogół MSP. – Wciąż ok. 30 proc. z nich nie korzysta z nowych technologii właściwie w żadnym zakresie – mówi główna ekonomistka Konfederacji Lewiatan, dr Małgorzata Starczewska-Krzysztoszek. – Przedsiębiorstwa te nie mają własnej strony internetowej, nie komunikują się ze swoimi klientami czy dostawcami poprzez internet i nie korzystają w tych celach z e-poczty, portali społecznościowych czy chmury. Z badań wynika tymczasem, że firmy, które nawet na małą skalę stosują nowe technologie informacyjno-komunikacyjne dla usprawnienia swojego działania, zdecydowanie szybciej się rozwijają. 

„Analogowi”, co pokazało przed dwoma laty badanie zlecone przez Konfederację Lewiatan, są również biznesowo zachowawczy. Jeśli np. wprowadzają nowy produkt czy usługę, nie towarzyszy temu zastanawianie się nad ewentualną zmianą sposobu komunikowania się z rynkiem. To samo badanie wykazało też, że „cyfrowi” są dużo bardziej nastawieni na wzrost, a przez to – także bardziej innowacyjni. 

Można również wskazać w Polsce branże, które cyfryzacji opierają się bardziej niż inne. Wśród MSP są to choćby przedsiębiorstwa budowlane czy świadczące drobne usługi, np. hydrauliczne (a więc głównie biznes mikro i mały). Jerzy Grzesiak jest tu jednak optymistą: – Ten obszar także zostanie szybko zdigitalizowany, poprzez dostarczycieli platform – mówi. Platformy internetowe czy mobilne (np. pomagające kontaktować się z klientami za pomocą wygodnych dla nich kanałów czy zarządzać innymi procesami biznesowymi), pozwalają bowiem wykorzystywać nowoczesne rozwiązania bez konieczności inwestowania we własne IT i odpowiedni personel. Wystarczy wykupić dużo mniej kosztowny abonament. Innymi słowy, podaż (platform i ofert typu SaaS, czyli oprogramowania jako usługi) powinna popchnąć do góry popyt na cyfryzację najmniejszych. I chyba jest to jakiś promyczek nadziei, ale i tak ich deklaracje, dotyczące planowanych nakładów inwestycyjnych na nowe technologie w najbliższych 12 miesiącach, wyglądają smutno. Wspomniany raport Banku Pekao podaje, że plany takie ma tylko 17 proc. mikro i małych firm, z czego większość przeznaczy na to najwyżej 10 tys. zł. Autorzy raportu podkreślają, że świadczy to o luce kompetencyjnej i braku świadomości, do jakiego stopnia technologie potrafią być użyteczne. 

E-handlowa probówka

Wyniki te wróżą również źle polskim mikro i małym firmom, jeśli chodzi o rywalizację – globalną, ale i krajową czy lokalną. Weźmy handel i związane z nim działania marketingowo-sprzedażowe. Wśród najważniejszych napędów cyfrowej transformacji wymienia się zdobywanie i angażowanie adresatów konkretnych marek. Ci zaś coraz bardziej się przyzwyczajają do wygody i szybkości drogi online, a także do wielokanałowości kontaktów z daną firmą i jej produktami. – Zapewnienie klientowi pozytywnego doświadczenia ze swoją marką w różnych kanałach sprzedaży stało się fundamentem sukcesu biznesowego – przestrzega Przemysław Szuder, członek zarządu w firmie Microsoft. 

I jednocześnie właśnie w e-handlu cyfryzacja wyjątkowo zwiększa szanse MSP na realne konkurowanie, choćby z gigantami. – Nawet mała firma jest w stanie obsłużyć klienta na poziomie ogólnokrajowym, jeśli wykorzystuje technologię cyfrową – podsumowuje Szuder. A Jerzy Grzesiak dodaje: – Dane eBay pokazują, że wzrost wartości handlu międzynarodowego wykorzystującego tę platformę w ostatnich kilku latach wyniósł ponad 62 proc., podczas gdy tradycyjna  wymiana handlowa, np. w Unii Europejskiej, wzrosła zaledwie o 9 proc. – zauważa i przypomina, że wejście Amazona na niemiecki rynek wywróciło go do góry nogami (przychody amerykańskiego koncernu stanowią już 30 proc. tamtejszego rynku e-commerce). 

Podobnie może być w Polsce – Amazon ma się u nas pojawić w pełnej krasie w tym roku – przy czym konsekwencje mogą być u nas znacznie gorsze niż za Odrą. Tam cyfryzacja mikro i małych firm poszła dużo dalej, ogarniając coraz więcej obszarów ich biznesu. Sięgnijmy znów po raport Banku Pekao, cytujący w tym przypadku dane Eurostatu: np. odsetek najmniejszych przedsiębiorstw korzystających w Niemczech z zaawansowanych usług chmury obliczeniowej sięgał w 2016 r. 7 proc., a u nas było ich 3 proc. Liczba tych, które prowadziły e-handel, wynosiła 26 proc., a w Polsce 10 proc. 

Potrzebna edukacja i rozwiązania prawne

Największą barierą we wprowadzaniu rozwiązań cyfrowych w mikro i małych przedsiębiorstwach jest wspomniany już niedostatek kompetencji cyfrowych i spowodowany tym brak otwartości na digitalizację. Firmy po prostu nie wiedzą o dostępnych narzędziach, nie wiedzą też, jak z nich korzystać, nie mają świadomości, jak łatwe i tanie może być ich stosowanie (o narzędziach tych piszemy sporo w artykule „Od przybytku głowa nie boli”). – Konieczne jest stworzenie jeszcze większej liczby specjalnych programów, które służyłyby pomocą sektorowi MSP – podkreśla dr Jerzy Kalinowski, doradca zarządu KPMG, i radzi: – W Polsce istnieje potrzeba organizowania wydarzeń, na których mikro, małe i średnie firmy usłyszałyby, w jaki sposób mogą efektywnie korzystać z rozwiązań cyfrowych. Warto również promować tych rodzimych przedsiębiorców, którzy, wykorzystując nowoczesne rozwiązania cyfrowe, rozwijają się dynamicznie, bardzo często wchodząc też na rynki zagraniczne. 

Cyfryzacja

Na razie na wzrost kompetencji cyfrowych wpływa przede wszystkim coraz większy udział technologii w codziennym życiu, który siłą rzeczy przekłada się na rozwiązania biznesowe. Także konkurencja powoduje, że część firm wprowadza u siebie innowacje. W Polsce głównym motorem zmian są zwłaszcza duże przedsiębiorstwa, najwięcej wydające na inwestycje w nowe technologie, które, z jednej strony, stają się jeszcze większym wyzwaniem, jako rywale, a z drugiej – wymuszają na swych mniejszych kontrahentach przechodzenie na rozwiązania kompatybilne z ich biznesem. Natomiast wskutek postawy małych graczy wciąż daleko nam do europejskiej czołówki. Oprócz ich edukowania i uświadamiania dużo dobrego może zrobić zmiana otoczenia dla biznesu – tak jak niegdyś w przypadku podaży nowoczesnych usług bankowych, a dziś – coraz większej liczby rozmaitych platform cyfrowych. – W ciągu pierwszego roku 92 proc. naszych klientów rozbudowuje system rozwiązań cyfrowych o kolejne usługi, choć początkowo nie mieli tego w planie – mówi Łukasz Wróbel, szef rozwoju biznesu i wiceprezes spółki Webcon oferującej platformę do automatyzacji procesów biznesowych. – Z czasem rozwiązania te nie stanowią już tylko usprawnienia procesów wewnętrznych, lecz stają się osią innowacji i tworzenia przewagi konkurencyjnej – dodaje. 

Osobną kwestią jest rola państwa i UE, jako tych, którzy tworzą prawno-technologiczne otoczenie firm, wspierając cyfrową gospodarkę. Samo tylko wprowadzenie tak wymagającej regulacji, jak RODO, powinno otworzyć na bardziej zaawansowaną cyfryzację ogromną rzeszę MSP. 


Korzyści, jakie przynosi cyfryzacja małym i średnim firmom

1. Oszczędność czasu – np. dzięki przechowywaniu i edytowaniu dokumentów w chmurze i współdzieleniu zasobów. Efektywniejsze systemy obiegu informacji, skrócone procesy biznesowe. 

2. Wzrost produktywności – nie zwiększając zasobów, a czasem nawet je zmniejszając, można wykonać więcej zadań, przyspieszyć ich realizację. 

3. Eliminacja opóźnień wynikających z braku płynnego przepływu informacji i ograniczenie błędów operacyjnych. 

4. Lepsza koncentracja na rzeczach najważniejszych dla biznesu, jak wzrost jakości, szukanie nowych kierunków rozwoju. 

5. Poprawa komunikacji zewnętrznej (np. relacje z klientami) i między pracownikami (np. wsparcie zdalnej pracy zespołowej). 

6. Łatwiejszy i szybszy dostęp do danych, bez względu na miejsce, eliminacja takich uciążliwości, jak fizyczne archiwizowanie dokumentów czy wożenie przez handlowców materiałów wspomagających sprzedaż; przy stosowaniu backupu – ograniczenie ryzyka związanego z utratą danych. 

7. Łatwiejsze i tańsze zarządzanie danymi. 

8. Lepsze zarządzanie i administrowanie pracą – sprzyjające optymalizacji procesów biznesowych (np. kolejkowanie zleceń, przewidywanie wąskich gardeł). 

9. Możliwość dzielenia się informacjami z klientami – dzięki przechowywaniu ich w chmurze. 

10. Wzrost bezpieczeństwa danych – kontrola dostępu do nich, „wersjonowanie” dokumentów, backupy, monitorowanie działań w obrębie systemów i dokumentów. 

11. Redukcja kosztów. 


Jakub Fulara, dyrektor Biura Funduszy Unii Europejskiej, Bank Pekao SA

Digitalizacja jest w tej chwili jednym z największych wyzwań stojących przed polskimi mikro i małymi firmami. Wynika to z dynamicznej „rewolucji cyfrowej” w świecie oraz z konieczności nadrobienia dystansu do innych krajów europejskich. Klientami firm są głównie konsumenci, którzy w bardzo szybkim tempie „przenoszą się” do świata wirtualnego. Widać to doskonale w bankowości, gdzie klienci „odwiedzają bank” w bankowości mobilnej  ok. 180 razy rocznie, w porównaniu do średnio dwóch wizyt w oddziale. Z raportu Banku Pekao o sytuacji mikro i małych firm w 2017 r. wynika, że polskie firmy powszechnie korzystają z bankowości elektronicznej, w tym mobilnej. Ta sama rewolucja czeka przedsiębiorców, którzy powinni w jak największym stopniu wykorzystywać kanały elektroniczne do sprzedaży i promocji swoich produktów i usług. Co prawda 60 proc. reklamuje się w internecie, ale niewiele ma np. profil w mediach społecznościowych. 25 proc. firm prowadzi w jakiś sposób sprzedaż w internecie, ale najczęściej przez tradycyjny e-mail. Zaledwie 6 proc. eksportuje z wykorzystaniem internetu. Technologie cyfrowe w mikro i małych firmach nie są jeszcze w Polsce wykorzystaną szansą na rozwój i ekspansję zagraniczną. 


Prof. Katarzyna Śledziewska, dyrektor zarządzająca DELab UW

Pod względem wykorzystania technologii cyfrowych polskie firmy znajdują się daleko poza europejską czołówką: Polska zajmuje ostatnie miejsce w UE w rankingu DESI w kategorii „digitalizacja przedsiębiorstw”. Problem niskiego ucyfrowienia dotyczy w szczególności małych i średnich przedsiębiorstw. Kluczowe znaczenie ma tutaj niska świadomość właścicieli firm na temat szans i zagrożeń, jakie niesie ze sobą postępująca cyfryzacja, zwłaszcza w obszarze wymiany handlowej. W warunkach wprowadzanego przez UE Jednolitego Rynku Cyfrowego naszym firmom może grozić utrata tradycyjnych rynków zbytu. 

Stąd też coraz większego znaczenia nabiera umiejętność zarządzania cyfrową transformacją w firmie – e-leadership. E-lider to osoba, która łączy kompetencje cyfrowe, biznesowe i zarządcze, swobodnie porusza się w cyfrowym świecie i docenia znaczenie cyfrowych technologii w rozwoju biznesu, potrafi przyciągać i zatrzymywać w firmie pracowników o zaawansowanych kompetencjach cyfrowych oraz kierować pracą zespołów, w których coraz większą rolę będzie odgrywać sztuczna inteligencja. Priorytetem dla Polski powinno stać się budowanie zaawansowanych kompetencji kadry zarządczej w obszarze e-leadership. 


7 prostych zastosowań  technologii w małym biznesie

1. Obsługa klientów przez internet z wykorzystaniem e-poczty. 

2. Posiadanie profilu w mediach społecznościowych. 

3. Aktywny firmowy serwis internetowy. 

4. Serwis online dostosowany do urządzeń mobilnych. 

5. Posługiwanie się e-fakturami. 

6. Zarządzanie zasobami. 

7. Wykorzystywanie rozwiązań z chmury do przesyłania i przetwarzania danych. 

Źródło: Konfederacja Lewiatan

 

Moim zdaniem

Najczęściej czytane

Boom na drony

Cztery sposoby na podatki

Kto zyska na ozusowaniu umów zleceń?

Dobre auto na niskie raty

Zamiast dziel i rządź - mnóż i zarządzaj!