Pierwszy biznes

Tnij koszty, lecz nie na oślep

© Rafał Szczepaniak

Pilnowanie firmowych wydatków powinno stać się nawykiem od chwili, gdy tylko nasz biznes ruszył,  a okazji do ich optymalizacji warto szukać na każdym kroku. Optymalizacji – bo koszty trzeba ciąć uważnie, żeby nie wylać dziecka z kąpielą. 

Wiele młodych przedsiębiorstw upada nie dlatego, że pomysł był zły, ale z powodu nieumiejętnego zarządzania pieniędzmi. – Czasem brakuje dosłownie kilku miesięcy, aby biznes w pełni wypalił i zaczął na siebie zarabiać – mówi Mateusz Borowiecki, prezes warszawskiej firmy doradczej OptiBuy. 

W łodzi, którą płynie początkujący przedsiębiorca, jest często za dużo dziur, przez które uciekają pieniądze. Dlatego już na starcie trzeba zapanować nad kosztami i szukać oszczędności. W pierwszym rzędzie w tych obszarach biznesu, które nie stanowią jego fundamentów i nie decydują o jego rozwoju. Jednak nie chodzi o proste czy ślepe cięcie kosztów, tylko o ich optymalizację. Redukcja wydatków nie powinna być bowiem celem samym w sobie, tylko efektem usprawnień w funkcjonowaniu firmy. – Ciąć można jedynie tam, gdzie nie wiąże się to z obniżeniem efektywności – przestrzega Borowiecki. 

Analiza wydatków

Dlatego, zanim zaczniemy szukać oszczędności, przyjrzyjmy się dokładnie naszym wydatkom. Krzysztof Czwartkiewicz, właściciel firmy doradczej KW Grupa z Niepołomic, zaleca młodym przedsiębiorcom stworzenie, np. w Excelu, katalogu planowanych i realizowanych kosztów ponoszonych w danym dniu, tygodniu i miesiącu. – Prowadzenie tego typu ewidencji umożliwia późniejszą analizę struktury wydatków i rozpoczęcie sensownego procesu optymalizacji. W małej firmie jest to kwestia kilkunastu minut dziennie, dzięki którym jej funkcjonowanie będzie tańsze – mówi Czwartkiewicz. 

Następnym krokiem powinna być analiza tego, które koszty wiążą się z rozwojem naszego biznesu i wpływają na powodzenie na rynku naszej oferty, a które powodują jedynie, że zmniejsza się nasza płynność finansowa i jesteśmy mniej konkurencyjni. Przykładem tych drugich wydatków może być czynsz za wynajem zbyt dużego, jak na nasze potrzeby, biura. Częstym błędem jest też wynajem niedużych, ale drogich powierzchni w prestiżowych lokalizacjach, które młodym firmom nie przynoszą adekwatnych korzyści. 

– Ważne, by zachować elastyczność. Na początek biurem może być pokój w naszym mieszkaniu. Oszczędzimy na czynszu i mediach. Kiedy zdobędziemy stałych klientów, przybędzie nam pracowników, możemy przenieść się do biura coworkingowego. Gdy zleceń i personelu mamy więcej, możemy wynająć w nim więcej biurek, a jeśli jest przestój to mniej – tłumaczy Borowiecki, zaznaczając, że w takim miejscu w pakiecie otrzymuje się zwykle wsparcie IT, zaplecze techniczne i kuchnię, lepsza jest też możliwość współpracy z innymi wynajmującymi biurka firmami. 

Jeśli chcemy mieć jednak własne biuro, powinniśmy postawić na sprzęt, który pochłania jak najmniej prądu. – Same energooszczędne żarówki mogą zmniejszyć rachunki za prąd o kilkaset złotych. Na dłuższą metę taki wydatek przynosi oszczędności wyższe niż różnica, jaka zostałaby nam w portfelu po zakupie zwykłych, tanich żarówek – mówi Borowiecki. Według niego, wyposażając biuro w urządzenia, powinniśmy się zastanowić, czy od razu musimy mieć te o najwyższych parametrach. Nie ma też potrzeby mieć na własność drogich programów i systemów komputerowych. Lepiej wykupić licencję na kilka miesięcy, a czasem w ogóle przestawić się na usługi świadczone w ramach abonamentu (jak np. helpdesk dla naszych klientów). 

Pakiety i grupy zakupowe

Czwartkiewicz wskazuje na kolejne obszary, które od początku warto optymalizować pod względem kosztów, takie jak usługi telekomunikacyjne, bankowe czy ubezpieczeniowe. 

Po pierwsze, warto korzystać z możliwości łączenia usług w pakiety. – Wystarczy, że mamy dwa firmowe samochody, a już możemy negocjować pakiet z ubezpieczycielem. Jeśli dodatkowo ubezpieczamy biuro, magazyn czy zakładowy sprzęt, też powinniśmy robić to u jednego usługodawcy. W ten sposób można zaoszczędzić na kosztach ubezpieczenia nawet kilkadziesiąt procent – mówi Czwartkiewicz. Oszczędności można uzyskać także, kupując paliwo na stacjach tylko jednego koncernu. – Umożliwiają to programy flotowe, dzięki którym płatności odbywają się bezgotówkowo z dodatkowym rabatem. 

Jak pokazują badania, gros kosztów ponoszonych przez firmy dotyczy nabywania przez nie materiałów i usług. Potrafią sięgnąć nawet 70 proc. wszystkich wydatków przedsiębiorstwa. Dlatego dobrze jest także poszukać odpowiedniej dla siebie grupy zakupowej – rozwiązania interesującego szczególnie dla mniejszych firm, które, robiąc wspólnie zakupy, mają większą siłę przetargową w negocjowaniu cen usług i produktów, a na dodatek pozbywają się uciążliwej obsługi transakcji. Grupy zakupowe działają najczęściej w takich obszarach, jak przesyłki kurierskie, paliwa, energia, materiały biurowe, środki czystości, telefonia stacjonarna, usługi medyczne, ubezpieczenia itp. W zależności od rodzaju i częstotliwości dokonywanych zakupów można zaoszczędzić od 7 do nawet 30 proc. dotychczasowych wydatków. Nim jednak przystąpimy do takiej grupy, zasięgnijmy języka, czy dobrze funkcjonuje. Zdarzają się bowiem problemy z koordynacją działań czy wypracowaniem korzystnych dla wszystkich warunków zamówienia. 

Należy też stale monitorować koszty związane z zamówieniami i szukać tańszych dostawców. Ale przed związaniem się z nowym partnerem przeanalizujmy tego konsekwencje. Na przykład restauracje, które stawiają w walce o klienta na swoją jakość i niezawodność, wolą kupować u zaufanego kontrahenta, nawet drożej, byle nie ryzykować współpracy z kimś tanim i przypadkowym. 

Tańsze delegacje

Podobnie jak inne małe firmy, wiele startujących biznesów od razu musi uwzględnić w swoich wydatkach podróże służbowe. Jak pokazują badania, 55 proc. polskich przedsiębiorców z sektora MSP twierdzi, że ich pracownicy wyjeżdżają w takie podróże nie rzadziej niż dwa, trzy razy w miesiącu, najczęściej na jeden lub dwa dni. I oczywiście każdy chciałby tu obniżać koszty. Lecz trzeba to robić z głową. Bo możemy np. kazać pracownikowi jechać w delegację nocą, aby zaoszczędzić na noclegu, albo wynająć mu łóżko w tanim pokoju wieloosobowym, ale ryzykujemy, że będzie zbyt zmęczony, by nazajutrz dobrze negocjować umowę z naszym kontrahentem. 

– Wyjazd samochodem można czasem zastąpić tańszym połączeniem autobusowym, a kolejną delegację rozmową wideo przez internet czy telekonferencją. Oczywiście warto, aby pierwsze spotkanie odbywało się jednak twarzą w twarz – mówi Borowiecki i przestrzega, by sięgając po nowe technologie, unikać darmowych rozwiązań, bo te bywają często zawodne i niezbyt nadają się do prowadzenia bez zakłóceń rozmów, od których wiele zależy. – Skoro już zaoszczędziliśmy kilkaset złotych na jednym wyjeździe, warto wydać kilkadziesiąt na miesięczny abonament i korzystać z profesjonalnego programu do wideokonferencji. Nie tylko zyskamy dobrą jakość połączenia, ale również dodatkowe funkcje, jak np. wysyłanie i prezentowanie dokumentów czy współdzielenie ekranu. 

Kiedy nasza firma nieco się rozrośnie, nad podróżami służbowymi trudniej będzie zapanować. Wtedy dobrze będzie wdrożyć specjalną politykę: obowiązujące wszystkich zasady kupowania biletów na środki transportu, rezerwacji hoteli, rozliczania posiłków w restauracjach, przejazdów taksówką czy kosztów benzyny. 

Tam, gdzie podróże są częste, warto też sięgnąć po systemy IT pomagające nimi zarządzać. Dostarczają one na bieżąco informacji o możliwych tańszych rezerwacjach i zniżkach, gromadzą też dane pozwalające analizować wydatki na delegacje, aby szukać oszczędności i egzekwować realizację firmowej polityki. 

Outsourcing

Ważną rolę w optymalizacji kosztów może też odegrać outsourcing. Borowiecki uważa, że nie należy utrzymywać wewnątrz przedsiębiorstwa niczego, co nie jest niezbędne do jego funkcjonowania – tak jest po prostu taniej, a czasem bezpieczniej. Bo, jak przypomina Włodzimierz Sosnowski z łódzkiej firmy doradczej Most Consulting, jeśli młody przedsiębiorca sam weźmie się np. za kwestie związane z księgowością i rozliczeniami podatkowymi, to, niestety, istnieje duże ryzyko, że popełni błąd, a to może wiązać się z kosztowną karą i poważnymi kłopotami. Sosnowski przestrzega, że dla 200–300 zł, które zapłacimy firmie zewnętrznej, nie opłaca się ryzykować. – Poza tym dobry księgowy będzie nam podpowiadał, gdzie szukać nowych źródeł oszczędności – dodaje. 

W przypadku outsourcingu też trzeba zachować zdrowy rozsądek. Zbyt tanie usługi tego typu (w stosunku do średniej rynkowej) wróżą kłopoty. W przypadku niesprawdzonej, nieposiadającej odpowiednich certyfikatów firmy sprzątającej czy ochroniarskiej może się pojawić zagrożenie dla bezpieczeństwa naszych danych, trzeba też weryfikować wiarygodność i historię biznesową tych, którzy oferują np. outsourcing IT czy finansowy. 

Zaangażowani współpracownicy

Eksperci nie polecają oszczędzania na wynagrodzeniach – zwłaszcza że mamy dziś rynek pracownika. Dlatego, jeśli np. wartościowy członek naszego zespołu prosi o podwyżkę, to czasem lepiej pójść mu nieco na rękę, niż pozwolić mu stracić serce do pracy (co odbije się na naszych wynikach) albo odejść. Na rekrutację i wdrożenie nowej osoby stracimy dużo więcej czasu i pieniędzy. 

Zatrudniając, warto proponować kandydatom np. umowy zlecenia. Są tańsze z punktu widzenia pracodawcy, a jeśli ktoś się nie sprawdzi, łatwiej z niego zrezygnować. Lecz i tu lepiej rozważyć wszystkie za i przeciw, bo brak etatu może nie być atrakcyjny dla kogoś, na kim nam bardzo zależy, a ma możliwość interesującej pracy gdzie indziej. 

Trzeba też regularnie rozmawiać z pracownikami i zachęcać ich do zgłaszania własnych pomysłów, które mogą przynieść firmie oszczędności. Czasem drobne, ale sumujące się w spore kwoty. To może dotyczyć tropienia zbędnych wydatków, ale także usprawniania biznesowych procesów: eliminowania niepotrzebnych, nieprzynoszących zysku i uderzających w efektywność czynności, procedur i związanych z nimi kosztów. Bardzo się potrafi opłacić np. skracanie cykli produkcyjnych czy zdobywania klientów. 

– Oczywiście pracowników, którzy zauważą nieproduktywny proces i usprawnią jego działanie tak, że przyniesie nam to oszczędności, należy wynagrodzić. To będzie motywować ich i kolejne osoby do podobnych zachowań, a my tylko na tym zyskamy – zachęca Sosnowski. 

Miesięcznik „My Company Polska
PRENUMERATA

Moim zdaniem

Najczęściej czytane

Czy przenieść firmę za granicę

Cztery sposoby na podatki

Boom na drony

Kto zyska na ozusowaniu umów zleceń?

Dobre auto na niskie raty