Zarządzanie

4 problemy, które rozwiązuje efektywne zarządzanie dokumentami

Dynamiczny rozwój technologii spowodował, że jako społeczeństwo wytwarzamy coraz więcej danych. W roku 2015 ilość wygenerowanych danych była porównywalna z 10 milionami dysków Blu-Ray, które poukładane jeden na drugim mogłyby być tak wysokie, jak Wieża Eiffla. 

Pomimo rozwoju technologii, wiele firm nadal opiera się na przestarzałych metodach zarządzania informacjami. Nowoczesne metody wykorzystują m.in. przechowywanie cyfrowych kopii dokumentów w chmurach oraz systemy zarządzania procesami biznesowymi. Technologia pomaga uniknąć wielu problemów, z którymi mają do czynienia firmy nadal wykorzystujące przestarzałe lub źle ustrukturyzowane systemy zarządzania dokumentami. 

Podstawowe problemy, z jakimi mają do czynienia firmy to:

  1. Problem ze znalezieniem właściwych dokumentów

Pracownicy tracą bardzo dużo czasu na szukaniu potrzebnych im w danym momencie dokumentów. Jest to wyraźny sygnał, że obecny w firmie system zarządzania jest przestarzały lub nie spełnia swoich funkcji. Wiele firm nadal opiera się na przechowywaniu danych w segregatorach.

Ten sam pracownik, który spędza godziny na przeszukiwaniu dokumentów, mógłby w tym samym czasie skupić się na innych strategicznych zadaniach. Firmy, takie jak Pika, pomagają w zoptymalizowaniu tych działań i procesów pod profil danego przedsiębiorstwa, aby osiągnąć wyższą efektywność. 

  1. Praca na złych wersjach plików

Niejednokrotnie zdarza się, że traci się dużo czasu przez brak zgodności wersji danego dokumentu. Wynika z tego wiele problemów. Pracownicy nie są pewni czy pracują na właściwym dokumencie. Trzeba wracać do dokumentu, ponieważ nagle okazało się, że istnieje inna wersja z danymi, które nie zostały uwzględnione. Ktoś wysłał złą kopię do klienta.

Takich problemów można uniknąć przy zastosowaniu systemu obiegu dokumentów. Pokazuje on, kiedy plik został zmieniony i przez kogo. Można również przyznawać współpracownikom dostępy, a problem z aktualnością dokumentu pozostanie tylko przykrym wspomnieniem. 

  1. Spadek wydajności

Głównym problemem złego zarządzania dokumentami jest wpływ na produktywność zespołu. W momencie, gdy większość pracowników traci czas na szukaniu dokumentów, inne zadania są zaniedbywane lub wykonywane z dużym opóźnieniem. Prowadzi to do poważnej utraty cennego czasu, a nawet pieniędzy. Firma traci na wydajności i efektywności. 

  1. Niezadowolenie pracowników

Oprócz problemów z produktywnością, w pewnym momencie pojawia się również niezadowolenie i presja związana z pracą. Złe zarządzanie dokumentami ma bezpośredni wpływ na złą komunikację między pracownikami, zły przepływ informacji oraz liczne nieporozumienia.

Poleganie na cyfrowych wersjach dokumentów obniża koszty i zwiększa produktywność. Przekłada się również na lepszą atmosferę pracy i komunikację. W ten sposób pracując nad wewnętrznymi problemami, firmy mogą zwiększyć swoją przewagę konkurencyjną i wydajność. 

 Miesięcznik „My Company Polska
PRENUMERATA

Moim zdaniem

Najczęściej czytane

Cztery sposoby na podatki

Boom na drony

Czy przenieść firmę za granicę

Kto zyska na ozusowaniu umów zleceń?

Dobre auto na niskie raty