Prawo i podatki

JPK powinien stać się impulsem do unowocześnienia procesu rozliczeń VAT w firmie

© Shutterstock

Jesteśmy mniej więcej na półmetku wdrożenia elektronicznego raportowania do organów podatkowych danych o prowadzonych rozliczeniach VAT – w sierpniu pierwsze dane wysłały duże przedsiębiorstwa, a w lutym zmierzą się z tym obowiązkiem małe i średnie przedsiębiorstwa. 

Mówimy o półmetku wdrożenia po stronie podatników, niestety nie po stronie organów – pomimo wysłania danych, organy podatkowe nie wróciły do podatników z żadną informacją. W szczególności nie wskazano, na ile te rozliczenia były nieprawidłowe (skądinąd nie ma podstaw do twierdzenia, że są prawidłowe z tego tylko powodu, że dane przeszły przez bramkę) bądź wymagają dodatkowych wyjaśnień. Piszę „niestety”, gdyż istnieje – moim zdaniem – uzasadniona obawa, że gdy ćwiczenie takie zostanie wykonane przez władze skarbowe w stosunku do przesłanych danych, pytań, wątpliwości, a może i korekt do zrobienia będzie wiele. Tym więcej, im więcej okresów sprawozdawczych minie, od kiedy zaistnieje obowiązek sprawozdawczy. 

E-raportowanie – chwilowe tornado czy nowa rzeczywistość?

Wierzę jednak, że nawet w takim przypadku, po wytężonej pracy służb finansowo-księgowych, przy zareagowaniu na wątpliwości czy też nieprawidłowości wynikające z automatycznej analizy wymaganych danych, proces raportowania „uspokoi się”, a podatnicy wyeliminują identyfikowalne przez narzędzia analityczne kwestie. Czy zatem JPK, w zakresie danych raportowanych cyklicznie, to tylko krótkotrwałe, choć być może dotkliwe, tornado? Wydaje mi się, że nie, a obowiązek ten, także z uwagi na swoją powszechność, jest przełomem pomiędzy tradycyjną kontrolą a kontrolą w cyfrowej rzeczywistości. Spójrzmy na inne planowane lub wdrażane rozwiązania: elektroniczny rejestr faktur, elektroniczne paragony, e-faktury i ich obowiązkowe zastosowanie dla instytucji publicznych, limit płatności gotówkowych z perspektywy podatkowej, pozostałe struktury JPK czy też nowo zapowiadane. Możemy te obowiązki zestawić z rozszerzaną odpowiedzialnością solidarną, nowymi sankcjami finansowymi oraz karnymi i przyłożyć to do coraz bardziej konkurencyjnych warunków rynkowych, szybkości rozwoju, zaangażowania technologii czy też rozproszenia geograficznego i organizacyjnego. Okaże się, że nasze rozliczenia podatkowe, w szczególności w zakresie VAT, staną się wielkim wyzwaniem dla biznesu. 

Nowoczesny proces VAT jako odpowiedź na zmiany

Czy możemy zarządzić tym procesem i przygotować się na nowe podejście? Uważam, że tak, a rozwiązanie tkwi w zmianie podejścia do rozliczeń VAT w firmie. Odpowiedzią jest ich standaryzacja i automatyzacja. Standaryzacja oznacza zbudowanie modelu (mapy procesu rozliczeń i podatkowej mapy transakcji), który będzie na tyle elastyczny, aby dostosowywać się do naszego biznesu i jego zmian. Jednocześnie model będzie dotyczył różnych aspektów działania przedsiębiorstwa, wszędzie gdzie określone decyzje i działania będą rodziły skutki podatkowe. W ten sposób cały proces nie będzie się zaczynał dopiero u księgowego i kończył na złożeniu deklaracji podatkowej, ale w wymaganym zakresie będzie wyznaczał standardy postępowania dla innych działów, np. handlowego, logistycznego czy zakupowego, wyznaczając im odpowiednie role. 

Aby zapewnić automatyzację, w procesie trzeba będzie wykorzystywać narzędzia IT, w których zaszyte są właściwe dla danego biznesu punkty kontrolne oraz metody uzgodnień. Gdy w wyniku ich pracy ustalone zostaną niezgodności bądź nowe zdarzenia, merytoryczny ekspert będzie musiał ustalić ich przyczyny, właściwą kwalifikację, a nowe zdarzenia zdefiniować tak, aby włączyć je jako zasady zaszyte w systemie. Jednak by było to możliwe, niezwykle ważne jest, aby dobrze zrozumieć swój biznes i jego konsekwencje podatkowe. W przeciwnym wypadku albo nie będziemy mogli właściwie zweryfikować wyników analiz i wyszukać ryzyk, albo nie będziemy mogli tworzyć zasad, a tym samym ręcznie zaczniemy łatać system i zaprzepaścimy możliwość jego automatyzacji. 

Pójść za ciosem

Wdrożenie nowoczesnego procesu rozliczeń VAT nie jest proste i wymaga zarówno większego zaangażowania na etapie wdrożenia, jak i zmiany podejścia w trakcie jego prowadzenia. Dodatkowo zakłada wykorzystanie nowych systemów i rozwiązań informatycznych. Jest to projekt kompleksowy, na styku pracy księgowego, specjalisty od podatków, informatyka i analityka. Każdy, kto wdrożył raportowanie JPK, analizując przy tym pod kątem księgowo-podatkowym także proces rozliczeń VAT, źródła danych i ich pochodzenie, a nie potraktował tego ćwiczenia tylko jako „wgrania” dodatkowej aktualizacji systemu, mógł się przekonać, o jaką kompleksowość na różnych obszarach chodzi. 

Jest to dobry moment, aby pójść za ciosem i wykorzystać czas wdrażania jako punkt wyjścia do unowocześnienia procesu rozliczeń VAT. Państwo idzie naprzód, jeśli chodzi o podejście i narzędzia wykorzystywane w kontroli. Pytanie, czy podatnicy nie pozostaną w tyle. 

 

 Miesięcznik „My Company Polska
PRENUMERATA

Moim zdaniem

Najczęściej czytane

Cztery sposoby na podatki

Boom na drony

Czy przenieść firmę za granicę

Kto zyska na ozusowaniu umów zleceń?

Dobre auto na niskie raty